ניהול פרוייקטים

כללי

תוכנת ביג בוס לניהול העסק כוללת מודול ניהול פרויקטים אינטואיטיבי שנועד לייעל את אופן ניהול הפרויקטים שלכם.
הכלי החזק הזה מאפשר לעקוב בקלות אחר כל ההיבטים של הפרויקטים בעסק שלכם, בין אם מדובר בפרויקט אחד או בניהול מספר פרויקטים בו זמנית.

מודול זה מאפשר להגדיר פרויקטים עבורם נרצה לבצע מעקב.
המודול מאפשר בנוסף:

• לתעד מסמכים שונים המשוייכים לפרויקט
• לנהל שלבים עבור הפרוייקט וכן ביצוע תיעוד אשר ספציפי לשלב זה בפרוייקט, תוך ציון מועד תחית השלב, סיום השלב (אם זה הסתיים) וסטטוס נוכחי של השלב
• מעקב שעות עבודה של העובדים עבור הפרויקט
• עיון בכל מסמכי הכנסה ומסמכי הוצאה אשר קשורים לפרויקט

 לשאלות והערות עבור תוסף פרוייקטים ניתן לפנות למייל [email protected]  

למה להפעיל את תוסף ניהול הפרויקטים של ביג בוס?

ניהול פרויקטים יעיל הוא המפתח לצמיחת העסק שלכם.

עם ביג בוס, אתם מקבלים שליטה מלאה בכל היבטי הפרויקטים – חוסכים זמן, ממזערים טעויות ומגבירים את הרווחיות.

הפעילו את תוסף ניהול הפרויקטים עוד היום ותיהנו מ:

• אינטגרציה חלקה של נתוני הפרויקטים לניהול הכללי של העסק.
• עלייה בפרודוקטיביות באמצעות כלים נוחים למעקב וניהול.
• מעקב פיננסי טוב יותר עם ניהול מובנה להכנסות והוצאות.

תנו לעסק שלכם את היתרון שהוא זקוק לו, ונהלו את הפרויקטים שלכם עם ביג בוס בצורה חכמה ומדויקת.

הפעלת תוסף פרויקטים

גש למסך פרופיל משתמש על ידי לחיצה על שם המשתמש בפינה העליונה השמאלית או באמצעות לחצן "הפעל מנוי" או באמצעות לחצן "שדרג מנוי"

במסך פרופיל המשתמש, לחץ על כרטיס פרויקטים כדי להפעילו. המפסק יהפוך לירוק.

הערות חשובות:
– הפעלת תוסף פרויקטים כרוכה בתוספת עלות למנוי הקיים.
– המחיר המופיע בכרטסת אינו כולל מע"מ.

עיון ברשימת הפרויקטים הקיימים

גש לתפריט "פרויקטים".
בחר באפשרות "רשימת פרויקטים".
במסך זה תוצג רשימת הפרויקטים המנוהלים במערכת.

השורה אשר מכילה את הלב הכחול, מציינ שזה הפרוייקט אשר ישוייך כברירת מחדל למסמך במידה ופרויקט לא שוייך ללקוח עבורו מפיקים את המסמך

הקמה/עיון של פרויקט

– להקמת פרויקט חדש, לחץ על כפתור "חדש" בצד שמאל למעלה.
– לעיון או עדכון של פרויקט קיים, לחץ פעמיים על הפרויקט המבוקש.

להלן מסך פרטי הפרויקט:

מסך הפרויקטים בעל מספר לשוניות:
– פרטי הפרויקט
– תיעוד
– שלבים
– מעקב שעות
– הכנסות
– הוצאות

להלן נרחיב על הלשוניות השונות במסך.

לשונית פרטי פרויקט

לשונית זו מאפשרת לעדכן את הפרטים הכלליים של הפרוייקט.
להלן רשימת הנתונים אשר לשונית זו מאפשרת לעדכן:

• שם הפרויקט
• קוד הפרויקט (אם קיים)
• הלקוח אשר משוייך לפרויקט
  • לא חובה לשייך , במידה ולא שוייך יצויין לא שוייך אך יהיה ניתן לעדכן פרטי קשר
• הספק אשר משוייך לפרויקט – לא חובה
  • לא חובה לשייך , במידה ולא שוייך יצויין לא שוייך אך יהיה ניתן לעדכן פרטי קשר
• האם הפרויקט הינו ברירת מחדל
  • פרויקט ברירת מחדל הינו הפרויקט אשר נבחר כברירת מחדל בעת הפקת מסמך עבור לקוחות \ ספקים אשר עבורם לא שוייך פרויקט
  • יכול להיות פרויקט ברירת מחדל אחד בלבד במערכת
• הערות שונות על הפרויקט

לשונית תיעוד

לשונית זו משמשת לצורך צירוף מסמכים (תיעוד) לפרויקט תוך מתן אפשרות לעדכון איש קשר, סכום , מיקום ונערות עבור תיעוד זה.

לידיעתך – אין מגבלה על כמות התיעודים אשר ניתן לשייך לפרויקט

המסך בלשונית זו מתחלק ל-2:

• החלק העליון אשר באמצעותו ניתן לצרף תיעוד נוסף לפרויקט
• החלק התחתון אשר מציין רשימה של תיעודים אשר שוייכו לפרוייקט
  לידיעתך:
  ניתן להוריד את הקובץ המצורף ע"י לחיצה על שם הקובץ
  ניתן למחוק תיעוד ע"י לחיצה על ה-X שיופיע מצד שמאל בעת מיקום העכבר על השורת התיעוד למחיקה

לשונית שלבים

לשונית זו משמשת לניהול ומעקב אחר השלבים בפרויקט

המערכת מאפשרת לעקוב אחר השלבים בפרויקט תוך מתן אפשרות ציון סטטוס לשלב

אשימת סטטוסים לשלבים בפרויקט:

• עתידי – טרם החל הטיפול בלב
• בעבודה – הטיפול בלשב החל אך טרם הסתיים
• סגור – הטיפול בשלב הסתיים

הקמה / עיון של שלב

– להקמת שלב חדש לפרויקט, לחץ על כפתור "חדש" בצד שמאל למעלה.
– לעיון או עדכון של שלב קיים בפרויקט, לחץ פעמיים על השלב המבוקש.

לידיעתך:
– ניתן גם כאן לצרף מסמכים עבור השלב.
– אין הגבלה על כמות המסמכים אשר ניתן לשייך לשלב

להלן מסך שלב בפרויקט

לשונית מעקב שעות

לשונית זו משמשת למעקב אחר שעות עבודה של העובדים על פרוייקט זה

הוספה/עיון של שעות עבודה

– להוספת שעות עבודה לפרויקט, לחץ על כפתור "חדש" בצד שמאל למעלה.
– לעיון או עדכון של רישום , לחץ פעמיים על שורה המבוקשת.

להלן מסך לעדכון שעות עבודה:

לשונית הכנסות

לשונית זו משמשת לעיון מסמכי ההכנסה אשר שוייכו לפרויקט

לידיעתך:
– ניתן ליצור מסמך הכנסה חדש ע"י לחיצה על לחצן חדש
– המערכת תעדכן אוטומטית את הלקוח אשר שוייל לפרויקט וכן תשייך את המסמך החדש אוטומטית לפרויקט הנוכחי

עיון מסמך הכנסה

ניתן לעיין במסמך ההכנסה ע"י לחיצה כפולה על השורה הרצוייה.
ראה אזור של שיוך פרויקט במסמך (מסומן באדום)

לידיעתך: ניתן לשנות את הפרויקט אשר שויך המסמך גם לאחר ההפקה

לשונית הוצאות

לשונית זו משמשת לעיון מסמכי ההוצאה אשר שוייכו לפרויקט

לידיעתך: במסכי רכש ניתן לשייך מספר פרוייקטים למסמך בודד ולכן כאן התווספה עמודה סכום משוייך

עיון מסמך הוצאה

ניתן לעיין במסמך הוצאה ע"י לחיצה כפולה על השורה הרצוייה.
במקרה זה כל שורה במסמך משוייכת לפרויקט שונה (מסומן באדום)

לידיעתך: ניתן לשנות את הפרויקט אשר שויכה השורה במסמך גם לאחר ההפקה