חשבוניות דיגיטליות לעומת פיזיות – זה הזמן להתקדם!

מצד אחד, עומדת בפניכם האופציה לרכוש תוכנה בעזרתה תוכלו להנפיק חשבוניות דיגיטליות ולספק אותן ללקוחות שלכם באופן מיידי, מתי שתרצו, בצורה מהירה, נוחה ופשוטה. מצד שני, יש לכם אפשרות להשתמש בשיטה הישנה של פנקס חשבוניות ידניות. אנחנו בביג בוס יודעים מה אתם צריכים ויודעים איך להציע לכם את זה בצורה הטובה ביותר.

אחד השינויים המהותיים שעברו על בתי עסק ובעלי מקצוע בעשורים האחרונים, מאז החל עידן האינטרנט, הוא היכולת לספק מסמכים ללקוחות בצורה ישירה דרך המייל או דרך הודעות SMS, בין אם זה לוואטסאפ ובין אם זה למערכת ההודעות של מכשיר הסלולר. שינוי זה נוצר בזכות שימוש בתוכנות ואמצעים שונים המאפשרים זאת בצורה נוחה וזמינה, מכל מקום ובכל זמן.

הרבה מאוד בעלי עסקים ומקצוע, גדולים וקטנים, מתלבטים בשאלה האם לעבור ולהשתמש באופציות של חשבוניות דיגיטליות ולהפסיק להשתמש בפנקס חשבוניות פיזיות, כפי שנהגו לעשות עד היום. צריך לומר, גם עסקים ובעלי מקצוע מאוד קטנים, בוחרים היום להשתמש בחשבוניות דיגיטליות, לא רק בשביל לספק ללקוח שירות נוח יותר אלא גם בשביל לייצר תהליכי עבודה נוחים, מהירים ומסודרים.

5 היתרונות של חשבוניות דיגיטליות

בשביל להבין מה היתרונות של חשבוניות דיגיטליות, צריך להבין תחילה במה מדובר וכיצד הן יכולות לשרת בעלי עסקים, בעלי מקצוע וכמובן את הלקוחות שלהם.

חשבונית דיגיטלית היא חשבונית שניתן להנפיק דרך המחשב ולשלוח אותה דרך התוכנה או דרך המייל איתו עובדים, ישירות אל הלקוח, בין אם זה בדואר אלקטרוני, SMS, וואטסאפ, וכמובן אפשר גם להדפיס ולהביא לו את זה ידנית. הכל מתבצע דרך המחשב.

יתרון 1 – נוחות

המטרה של כל בעל עסק או בעל מקצוע הוא לייצר תהליך עבודה יעיל, מהיר ונוח. שימוש בתוכנה שמייצרת חשבוניות דיגיטליות מאפשרת לבצע תהליך עבודה הרבה יותר נוח, הרבה יותר פשוט ומהיר – וככה עושים סדר בעסק, במיוחד בתחילת הדרך של העסק שלכם. במקום לשבת עם הפנקס ולמלא את הפרטים באופן ידני, אפשר לעשות את זה דרך המחשב.

לא רק שהתהליך מתבצע בצורה נוחה ויעילה יותר מול הלקוחות, הוא גם מתבצע בצורה הרבה יותר טוב מול רואי חשבון, יועצי מס או רשויות מס. במקום להעביר להם פיזית את החשבוניות, אפשר לייצר דוחות דרך התוכנה ולשלוח להם הכל בצורה מרוכזת במייל.

יתרון 2 – מניעת אי הבנות

שימוש באופציה של חשבוניות דיגיטליות מונע אי הבנות מיותרות. מבצעים רישום באופן ממוחשב, ולכן אי אפשר לטעון שהמילים או המספרים אינם ברורים. הכל כתוב ומוצג בצורה ברורה ונוחה, ללקוח או לגורמים אחרים.

יתרון 3 – יצירת בסיס נתונים

שימוש בחשבוניות דיגיטליות מאפשר לייצר בסיס נתונים מאוד נרחב, בו ניתן להשתמש לצרכים שונים. כל חשבונית וכל פעילות עסקית אחרת נשמרת במערכת, אפשר למשוך את הנתונים, אם יש דברים שצריך לברר אז ניתן לעשות את זה בצורה מהירה דרך חיפוש על פי פרמטרים שונים, ניתן לבצע השוואות, לבחון מגמות, נתונים ועוד.

יתרון 4 – החשבוניות לא תופסות מקום

כשעובדים עם חשבוניות דיגיטליות לא צריך לפנות מקום בשולחן, בארון ובכל מקום אחר. הכל נשמר במחשב. זה תופס פחות מקום, הרבה יותר מסודר, הרבה יותר נקי, בוודאי הרבה יותר ידידותי ללקוח שלא צריך גם הוא לפנות מקום בשביל החשבוניות השונות.

יתרון 5 – מכל מקום בכל זמן

לא משנה איפה בעל עסק או בעל מקצוע נמצאים, הם יכולים להשתמש בתוכנה או באפליקציה שעומדת לרשותם ולהשתמש בה בשביל להנפיק חשבוניות וכל דבר אחר. זה יכול לשרת בעלי מקצוע אם הם צריכים להנפיק חשבונית ללקוח, בין אם הם נמצאים אצלו בבית או במקום אחר. הם לא צריכים לקחת איתם את הפנקס, אלא יכולים לספק את השירות דרך מכשיר הסלולר או בטאבלט. הם יכולים גם לבדוק מה המצב של החשבוניות, הוצאות והכנסות, דרך המכשיר, בזמן שהם בחופשה והעובדים בעסק מבצעים את השירות במקום.

למה עדיף להפסיק לעבוד עם חשבוניות פיזיות?

לצד היתרונות של חשבוניות דיגיטליות, צריך גם להכיר בחסרונות של חשבוניות פיזיות:

חסרון 1 – שימוש בחשבוניות פיזיות הוא מסורבל

השימוש בחשבוניות פיזיות הוא מסורבל ומאוד לא נוח. בין אם זה בכתיבה, בין אם זה בהנפקה שלהן ובין אם זה בכך שצריך לשמור כל חשבונית וחשבונית. זה לא תמיד נוח, עבור בעלי עסקים ומקצוע ולא עבור הלקוחות או גורמים אחרים המקבלים אותן.

חסרון 2 – פתח לטעויות

השימוש בחשבונית פיזית נעשה על ידי בעל עסק או מקצוע, כשעליו לכתוב את כל הפרטים של העסקה. מספיק שפרט אחד יופיע בצורה לא נכונה וזה כבר יגרום לשרשרת טעויות. דברים שיכולים לגרום להפסד כספי ובוודאי הפסד של זמן.

חסרון 3 – לא ידידותי לסביבה

אחת הסיבות שאנשים בוחרים להשתמש בחשבוניות דיגיטליות זו העובדה שמדובר בפריט ידידותי לסביבה – מכאן גם שמה השני, חשבונית ירוקה. לא צריך להדפיס, לא מבזבזים נייר, הכל דרך המחשב. חשבוניות פיזיות מבטאות בדיוק את ההיפך.

חסרון 4 – זמינות מוגבלת 

בסופו של דבר, השימוש בחשבונית פיזית יכול להתבצע בזמינות מאוד מוגבלת, שכן אפשר לספק אותה ללקוח כשהוא נמצא במקום או בדואר. זה מגביל מאוד את היכולת להשתמש ולספק לו אותה. זאת להבדיל מחשבוניות דיגיטליות שניתן לספק ללקוח בכל מצב, בכל תנאי, מכל מקום וזמן.

איך אנחנו יכולים לעזור לכם?

בביג בוס אנחנו מציעים לכם מערכת לניהול עסק שמספקת חשבוניות דיגיטליות מכל מקום, בכל זמן, דרך מחשב, טאבלט או מכשיר סלולר. המערכת שלנו מאפשרת לכם לייצר מגוון רחב של מסמכים מסוגים שונים על פי הצורך. פנו אלינו וקבלו את כל המידע הרלוונטי בשבילכם!

שאלות ותשובות

איך אפשר להשתמש בחשבוניות שלכם מכל מקום בצורה בטוחה?

המערכת שלנו עובדת אונליין, כך שאין צורך להוריד תוכנה ולהתחבר אליה אלא אפשר להתחבר אל המערכת מכל מכשיר, בכל מקום ובכל שעה. המערכת עובדת על שרתי ענן וכך אפשר להתחבר אליה בצורה פשוטה ונוחה. המערכת מאובטחת כמובן ולא כל אחד יכול להיכנס אליה, רק מי שיש לו הרשאה.

אילו מסמכים אפשר להנפיק דרך המערכת שלכם?

המערכת של ביג בוס מסוגלת להנפיק כמעט מסמך רלוונטי, החל מחשבוניות מס, קבלות, הצעות מחיר, דוחות פנימיים, מעקבים, רשימת פריטים, מלאי, רכש ועוד. המערכת מיועדות לעסקים קטנים ובינוניים הזקוקים לסוגים שונים של מסמכים.

אם לא הצלחתי להנפיק מסמך מסוים, האם יש מי שיכול לעזור לי וכיצד?

יש לנו מערכת תמיכה שעוזרת לכל לקוח, בחינם וללא הגבלה. המערכת עובדת דרך וואטסאפ ודרך כלים אחרים. מעבר לכך, באתר שלנו אפשר למצוא כלים שונים שיעזרו עם בעיות ותקלות. אנחנו זמינים עבור הלקוחות שלנו בכל עת.

האם חשבוניות דיגיטליות קבילות באותה מידה כמו חשבוניות פיזיות?

בהחלט. אין שום הבדל בין חשבונית כזו לחשבונית אחרת. כל עוד היא עומדת בתנאים של רושת המסים, הרי שהיא קבילה.

החשבוניות שניתן להנפיק בעזרת המערכת שלנו קבילות לתיעוד, רישום, ולכל עניין עסקי, מסחרי או בירוקראטי. אנחנו עובדים צמוד עם רשות המסים והמערכת שלנו נהנית מהאישורים שלה.