אחת הדרכים הפופולאריות לשלם עבור שירותים הניתנים על ידי בעלי מקצוע ועסקים, הוא דרך שכר טרחה חודשי, מה שמוכר בשם ניהול ריטיינרים והוראות קבע. מדובר על שכר קבוע, חודשי, שהלקוח משלם לבעל מקצוע או בעל עסק, לרוב עבור שירות שהוא מקבל ממנו. בשביל שהתהליך יתנהל בצורה נכונה, יש לנהל אותו באופן מסודר. ביג בוס תוכנה לניהול עסק מציעה לכם מודול ניהול ריטיינרים.
בתי עסק ובעלי מקצוע, מקבלים סוגים שונים של תשלומים מלקוחות וספקים מולם הם עובדים. לעיתים מדובר בתשלומים חד פעמיים ולעיתים מדובר בתשלומים חודשיים קבועים, אך לא בסכום אחיד. אחת האופציות הפופולאריות לתשלום בקרב לקוחות וספקים היא ריטיינר. שכר המשולם מדי חודש לבעל מקצוע או בעל עסק, בסכום אחיד, עבור שירות או מוצר.
ניתן למצוא דוגמאות רבות למקרים בהם מתבצעים ריטיינרים, כאשר ניהול ריטיינרים והוראות קבע מהווה חלק בלתי נפרד משיטות התשלום הנפוצות. למשל, במקרה שבו בעל מקצוע מספק שירותי תחזוקה שוטפים למבנה מסוים, מוסכם מראש בינו לבין הלקוח על שכר חודשי קבוע ואחיד, המשולם באמצעות העברה בנקאית או הוראת קבע. הסכם זה מבטיח לבעל המקצוע יציבות פיננסית וזמינות ללקוח לאורך זמן.
דוגמה נוספת היא מטפל או מטפלת המעניקים שירותים בתחום מסוים, כגון טיפולים רפואיים או רגשיים, ומשכורתם משולמת מדי חודש באמצעות הוראת קבע. המודל של ניהול ריטיינרים והוראות קבע במקרים כאלה מאפשר ללקוח ליהנות משירותים רציפים ומסודרים, תוך הבטחה שהעברת התשלום תתבצע באופן אוטומטי וקבוע, ללא צורך בהתערבות ידנית.
תחומים נוספים שבהם המודל של ניהול ריטיינרים והוראות קבע נפוצה כוללים שירותי ייעוץ, עריכת דין, ראיית חשבון, ואף חברות פרסום ודיגיטל. בכל המקרים הללו, ניהול ריטיינרים והוראות קבע הוא כלי מרכזי שמאפשר לנהל את ההתקשרות באופן מקצועי, לייעל את תהליכי העבודה, ולחסוך זמן ואנרגיה הן ללקוח והן לספק השירות.
איך מתבצע ניהול ריטיינרים והוראות קבע בצורה נכונה?
בשביל לנהל ריטיינרים בצורה נכונה, ביג בוס תוכנה לניהול עסק יצרה אופציה ייחודית המאפשרת את ניהול ריטיינרים והוראות קבע של הלקוחות, כאשר המערכת מאפשרת לזהות מתי ההוראה מתבצעת והאם הכסף הועבר לבית העסק.
לשם כך, הלקוח עצמו צריך לפתוח הרשאה של הפקדה להוראת קבע בבנק, עם כל הפרטים הרלוונטיים של בית העסק, וכך מדי חודש הכסף יועבר מחשבונו אל בית העסק. ברגע שהכסף מתקבל אז אפשר להוציא חשבונית קבלה וכל מה שנדרש בשביל לאשר את ביצוע העסקה.
כמובן שזה עובד גם הפוך. כלומר, אם בית העסק צריך לבצע הוראת קבע בשביל להעביר שכר ריטיינר לספק מסוים על שירות או מוצר שהוא מקבל ממנו, אזי שהוא צריך לבצע את ההרשאה בבנק, הוא יכול לנהל את כל הוראות הקבע שהוא מבצע דרך המערכת, לדעת בדיוק באילו סכומים מדובר, למי הוא אמור להעביר אותם, באילו תאריכים העברות מתבצעות, הכל נכנס לדוחות של הוצאות. ניתן לקבל את כל המידע דרך המערכת בצורה מסודרת ונוחה.
איך יוצרים הסכם ריטיינר?
צריך להדגיש, יש הבדל משמעותי בין הסכם ריטיינר להסכם עבודה עם פרילנס. כאשר בתי עסק חותמים על הסכם עבודה עם פרילנס, מדובר לרוב בהתקשרות שמבוססת על כמות שעות מוגדרת מראש. במודל זה, מצפים מהפרילנס להשלים את כמות השעות שנקבעה בהסכם, ואם הוא עובר את המסגרת שהוגדרה, הוא יקבל תשלום נוסף על השעות העודפות, בהתאם לתעריף שסוכם.
לעומת זאת, הסכם ריטיינר מציע גישה גמישה ושונה לחלוטין, שבה ההתקשרות אינה מבוססת על מדידת שעות אלא על אספקת שירות קבוע ללקוח בתמורה לתשלום חודשי מוגדר. תשלום זה, המשולם לעיתים קרובות באמצעות הוראת קבע, אינו תלוי במספר השעות שהושקעו בפועל אלא בערך השירות הניתן. במקרים בהם נדרשות שעות נוספות מעבר למה שתומחר בהסכם, ניהול ריטיינרים והוראות קבע מאפשר להוציא חשבונית נפרדת על עבודות או שירותים נוספים שניתנו מעבר למוסכם.
בנוסף, הסכם ריטיינר יוצר מחויבות שוטפת בין הלקוח לנותן השירות, ומאפשר ללקוח ליהנות מזמינות ומענה מהיר לאורך זמן. עבור נותני השירות, מודל זה מייצר יציבות כלכלית ותזרים מזומנים צפוי, שכן התשלום על השירותים נפרס בדרך כלל על פני תקופות קבועות, כמו חודש או רבעון.
מודל הריטיינר יוצר יתרונות משמעותיים הן ללקוח והן לנותן השירות. הלקוח נהנה מזמינות שוטפת ומהתחייבות לקבלת השירותים הנדרשים ללא צורך בהתחשבנות חוזרת על שעות עבודה, ואילו נותן השירות נהנה מיציבות כלכלית ותזרים מזומנים קבוע שמאפשר לו לנהל את עסקיו בצורה מושכלת. ניהול ריטיינרים והוראות קבע, כאשר הוא מבוצע באמצעות מערכת חכמה ומותאמת, מבטיח שהתקשרות זו תהיה מסודרת, יעילה ושקופה לשני הצדדים, תוך חיסכון בזמן ובאנרגיה.
ישנם הרבה מאוד תחומים בהם בתי עסק יידרשו להסכם ריטיינר.בין אם זה איש תחזוקה, מטפלים, עורכי דין, רואי חשבון, יועצים ועוד. לכן הרבה בתי עסק שעושים מנוי למערכת של ביג בוס, משתמשים באופציה של ניהול ריטיינר והוראות קבע, מאחר והם עובדים עם יועצים, עורכי דין, רואי חשבון וגורמים אחרים המספקים להם שירות תחת הסכם ריטיינר.
לכן, רבים מהעסקים שבוחרים במערכת ביג בוס מנצלים את מודול ניהול ריטיינרים אשר מספק את האפשרות של ניהול ריטיינרים והוראות קבע, שכן המערכת מאפשרת להם לנהל בקלות וביעילות את ההתקשרויות עם יועצים, עורכי דין, רואי חשבון וגורמים נוספים המספקים להם שירותים במסגרת זו. באמצעות הכלים שהמערכת מציעה, כמו מעקב אחר תשלומים, הוצאת חשבוניות אוטומטיות וניהול חודשי מסודר של ההתחייבויות הכספיות, עסקים יכולים לחסוך זמן ולצמצם טעויות אנוש.
מעבר לכך, ביג בוס תוכנה לניהול עסק מעניקה פתרון מקיף לניהול ההוראות הקבועות, המאפשר לעסק לשמור על סדר פיננסי ולנהל תזרים מזומנים בצורה מושכלת, תוך יצירת שקיפות מול ספקי השירות. כך ניתן להימנע מעיכובים בתשלומים, לייעל את העבודה עם נותני השירות, ולבנות מערכת יחסים מקצועית שמבוססת על אמון ומחויבות הדדית.
איך מנהלים הוראות קבע בצורה נכונה?
ניהול הוראות קבע הוא דבר חשוב, מאחר וכך קיים תיעוד מסודר לכל הוראה ולכל הוצאה, יש תיעוד מתי כל הוראה מתבצעת ואפשר ללמוד איך היא משפיעה על בית העסק. אם מדובר על תשלומים המבוצעים על ידי לקוחות, הרי שניהול הוראות קבע מאפשר לדעת מתי כל הוראה אמורה להתבצע וניתן לבחון האם הכסף נכנס או לא. בכל מקרה, זה חשוב לנהל את התהליך בצורה מסודרת ונכונה, בשביל שהמידע יהיה אמין, מדויק, ויהיה ניתן להשתמש בו.
דרך מערכת ביג בוס ניתנת בנוסף לאפשרות של ניהול ריטיינרים והוראות קבע, את האפשרות לחבר את הפונקציה הזאת לפונקציות אחרות במערכת. למשל, פונקציה של ניהול מלאי, ניהול ספקים ולקוחות, ניתן לבצע הצמדות בצורה מדויקת למט"ח או למדדים אחרים, הלקוח גם יכול לקבל אופציה להירשם להוראת קבע לבית העסק בעצמו ולבצע את הפעולה באופן מיידי. הכל מתנהל בצורה מסודרת ונוחה בלי יותר מדי טרחה, הן ללקוח והן לבית העסק.
אנחנו בחברת ביג בוס, מאפשרים לכם דרך המערכת שלנו, לשלב מגוון רחב של אפשרויות ואופציות, אשר ניתן לכלול בתוכן גם את האופציה של ניהול ריטיינרים והוראות קבע. כך בכל פעולה שבית העסק צריך לעשות, תוכלו ליהנות גם מאופציה זו, אם היא אפשרית, בין אם זה בעבודה מול ספקים ובין אם זה בעבודה מול לקוחות.
העובדה שהתהליך הוא ברור, מהיר ונוח, מושכת לקוחות להשתמש בו, מה שיכול להבטיח לבית העסק ליהנות מתשלום ודאי, בתאריך קבוע, מבלי שהוא יצטרך לרדוף אחרי הלקוח. במקום שהוא יצטרך לחכות לתשלום או לדרוש מהלקוח שיבצע את התשלום, אזי שדרך הוראת הקבע, הכסף עובר אליו בתאריך קבוע, בלי דחיות ועיכובים.
מצא עוד תכנים ומשאבים שימושיים על ניהול ריטיינרים והוראות קבע בקטגוריית ניהול הריטיינרים שלנו.
סיכום
אנחנו בביג בוס, תוכנה לניהול עסק, מציעים לכם פתרון מתקדם וכוללני לניהול כל ההיבטים הפיננסיים והארגוניים של העסק שלכם. מערכת הנהלת החשבונות שלנו, אשר פותחה בטכנולוגיות המתקדמות ביותר, כוללת בין היתר גם אפשרות ייחודית של ניהול ריטיינרים והוראות קבע – כלי חשוב לעסקים שעובדים עם ספקים ונותני שירותים על בסיס התקשרות קבועה.
זו רק אחת מתוך מגוון רחב של פונקציות שהמערכת שלנו מציעה. באמצעות ביג בוס תוכנה לניהול עסק, תוכלו לייעל את תהליכי העבודה שלכם, לשפר את ניהול הזמן, לשמור על סדר פיננסי מושלם, ולהתמקד בפיתוח העסקי שלכם מבלי לדאוג לתפעול היומיומי. המערכת מתאימה לעסקים בכל הגדלים, מספקת חוויית שימוש אינטואיטיבית, ומציעה יכולות כמו ניהול חשבוניות, תשלומים, מלאי, לקוחות, והפקת דוחות מפורטים בלחיצת כפתור.
אנחנו מזמינים אתכם ליצור איתנו קשר ולקבל מידע נוסף על המערכת, על תכונותיה הייחודיות, ועל הדרך בה היא יכולה להשתלב בצרכים המיוחדים של העסק שלכם. בנוסף, נשמח לספר לכם על המסלולים השונים שאנו מציעים, כך שתוכלו לבחור את התוכנית המתאימה ביותר עבורכם – הן מבחינת היכולות והן מבחינת התמחור. הצטרפו לאלפי עסקים שכבר בחרו בנו, ותראו איך גם אתם יכולים לקחת את העסק שלכם לשלב הבא.
שאלות – תשובות
לקוח מסוים עבד עם בית העסק בשיטת הוראת קבע וההתקשרות איתו הסתיימה, כיצד עלי לנהוג בשלב זה?
כאשר התקשרות עם לקוח מסוים, שפעל בשיטת הוראת קבע, מסתיימת, התהליך לניהול הסטטוס שלו פשוט ונוח באמצעות מערכת ביג בוס. המערכת מאפשרת לשנות את הסטטוס של הלקוח מ"פעיל" ל"ללא פעיל" בלחיצת כפתור. שינוי זה מבטיח שהלקוח לא יוצג עוד ברשימות הפעילות או בתהליכי העבודה השוטפים של העסק, כך שהמידע במערכת נשאר מעודכן ומסודר.
עם זאת, כל הפרטים של הלקוח נשמרים בצורה מאובטחת במערכת, כולל היסטוריית התשלומים, ההתקשרויות הקודמות, והמסמכים הפיננסיים הקשורים אליו. שמירת המידע מאפשרת לעסק לשמור על שקיפות ועל מעקב מסודר במקרה של צורך בעתיד.
במידה והלקוח מחליט לשוב ולעבוד עם העסק, אין צורך להזין מחדש את פרטיו או לשחזר נתונים. כל שנדרש הוא לשנות את הסטטוס שלו בחזרה ל"פעיל", והמערכת תאפשר להמשיך את העבודה איתו בצורה רגילה, ממש מאותה נקודה בה הופסקה ההתקשרות.
גישה זו מבטיחה ניהול יעיל ונוח של מאגר הלקוחות, חיסכון בזמן ותפעול שוטף של העסק בצורה חכמה ומותאמת לצרכים המשתנים של הלקוחות.
האם אפשר לייצא החוצה את כל הלקוחות שעובדים איתי בשיטת הוראת קבע וכל הפרטים של ההוראות השונות?
בהחלט, מערכת ביג בוס מאפשרת לייצא בצורה פשוטה ונוחה רשימות של לקוחות, כולל לקוחות העובדים בשיטת הוראות קבע, יחד עם כל הפרטים הנוגעים להוראות אלו. המערכת מציעה מגוון רחב של אפשרויות לייצוא נתונים, כך שניתן להתאים את הרשימות בדיוק לצרכים של העסק.
ניתן לסנן ולייצא רשימות המבוססות על פרמטרים שונים, כגון סטטוס הלקוח, סוג התשלום, תדירות הוראות הקבע, סכומי החיוב, תאריכי ההוראות, ועוד. כך העסק מקבל שליטה מלאה על המידע הרלוונטי ומאפשר לעובדים ולמנהלים לעבוד בצורה ממוקדת ויעילה.
המידע המיוצא נשמר בפורמטים נגישים כמו Excel או CSV, מה שמקל על שימוש בו מחוץ למערכת. הדבר חשוב במיוחד לצרכים כמו עבודה מול גורמים חיצוניים, דוגמת רואי חשבון, יועצים פיננסיים או שותפים עסקיים. ייצוא הנתונים מאפשר לשתף מידע מעודכן ומדויק, תוך שמירה על שקיפות מקצועית ועמידה בדרישות החוק.
בנוסף, היכולת לייצא רשימות לקוחות יכולה לתמוך בתהליכי בקרה ותכנון, כמו ניתוח תזרים מזומנים, זיהוי מגמות בהוראות קבע, ותכנון אסטרטגי לעתיד. כך, המערכת לא רק עוזרת בניהול היום-יומי אלא גם תומכת בקבלת החלטות מבוססות נתונים, שמקדמות את העסק קדימה.
אילו הוראות קבע ניתן לבצע דרך המערכת?
בעיקרון, המערכת מאפשרת ניהול ריטיינרים והוראות קבע דרך הבנק ודרך כרטיס אשראי. כך הלקוח יכול להחליט איך הוא רוצה לבצע את זה. היא קולטת רישומים משתי אופציות אלו.
המערכת של ביג בוס מציעה פתרון גמיש ומקיף לניהול הוראות קבע, ומאפשרת לבתי עסק לבצע הוראות קבע במספר דרכים עיקריות: דרך הבנק ודרך כרטיס אשראי. שתי האפשרויות הללו מספקות ללקוחות ולעסק מגוון רחב של אפשרויות לתשלום נוח ומסודר.
-
הוראות קבע דרך הבנק:
המערכת מאפשרת ניהול של הוראות קבע המתבצעות ישירות דרך חשבון הבנק של הלקוח. זהו פתרון מתאים במיוחד לעסקים המחזיקים לקוחות שמעוניינים בתשלומים אוטומטיים ללא שימוש בכרטיס אשראי, למשל עבור תשלומים קבועים על שירותים חודשיים, מנויים, או תשלומים חוזרים אחרים. המערכת קולטת באופן אוטומטי את הרישומים והמידע הנוגעים להוראות הקבע הבנקאיות, כך שהעסק יכול לעקוב אחר תשלומים בצורה יעילה ומסודרת. -
הוראות קבע דרך כרטיס אשראי:
אפשרות נוספת שמציעה המערכת היא ביצוע הוראות קבע דרך כרטיסי אשראי. פתרון זה מתאים ללקוחות המעדיפים להשתמש בכרטיס האשראי שלהם לניהול התשלומים החוזרים, והוא פועל בצורה מאובטחת ומהירה. המערכת תומכת בעבודה עם חברות האשראי המובילות, ומאפשרת לבתי עסק לקלוט באופן אוטומטי את החיובים, לעקוב אחר ביצועם, ולנהל אותם בצורה שוטפת.
בנוסף לכך, המערכת של ביג בוס משלבת בין הפתרונות הללו לבין פונקציות נוספות כמו מעקב אחר חיובים, הפקת דוחות מפורטים, והתראות על הוראות שלא בוצעו. כל זאת, בממשק אינטואיטיבי המקל על ניהול התשלומים מצד העסק ומספק ללקוחות חוויית תשלום חלקה ונוחה.
יתרון משמעותי נוסף הוא הגמישות שהמערכת מעניקה ללקוחות. הם יכולים לבחור את הדרך הנוחה להם ביותר לביצוע התשלומים, בהתאם להעדפותיהם האישיות ולצרכיהם הפיננסיים. כך העסק יכול להציע שירות מותאם אישית ללקוחותיו ולשפר את שביעות רצונם.
כיצד אוכל לדעת שהוראות הקבע מתבצעות בכל עת, גם אם אינני נמצא ליד המחשב בבית העסק?
מערכת ביג בוס עובדת על שרת ענן ויש אפשרות להיכנס אליה מכל מחשב וכל מכשיר סלולר או טאבלט. כך בעלי עסקים ומקצוע יכולים להיכנס אליה בכל שעה ומכל מקום, ללא שום בעיה. הגישה אל המערכת חופשית לכל מי שיש הרשאה להיכנס אליה.
המערכת של ביג בוס תוכננה במיוחד כדי להעניק לבעלי עסקים שקט נפשי וביטחון מלא בניהול הוראות הקבע, גם כאשר הם אינם נמצאים ליד המחשב בבית העסק. המערכת מבוססת על טכנולוגיית שרת ענן מתקדמת, שמבטיחה גישה קלה ונוחה מכל מקום ובכל זמן, באמצעות מחשב, טאבלט או סמארטפון.
תכונות מרכזיות שמבטיחות מעקב רציף:
-
גישה מכל מקום:
המערכת זמינה באינטרנט, כך שניתן להתחבר אליה מכל מכשיר בעל חיבור לרשת. בין אם אתם בבית, במשרד או אפילו בחופשה, תוכלו לבדוק את סטטוס הוראות הקבע, לצפות בתשלומים שבוצעו, ולעקוב אחרי הוראות שלא הושלמו. -
ממשק ידידותי למובייל:
המערכת מותאמת לעבודה על מכשירים ניידים, מה שמאפשר גישה מלאה לתכונות שלה גם דרך הסמארטפון. כך ניתן לנהל ולעקוב אחרי הוראות הקבע בכל זמן, אפילו תוך כדי תנועה. -
התראות ועדכונים בזמן אמת:
כדי להבטיח שאתם מעודכנים בכל רגע, המערכת יכולה לשלוח התראות ודיווחים בזמן אמת על ביצוע תשלומים, כישלון בתהליך, או בעיות הדורשות טיפול. ניתן לקבל את ההתראות הללו דרך המייל או האפליקציה, כך שתוכלו להגיב מיידית במידת הצורך. -
ניהול הרשאות וגישה מאובטחת:
המערכת מאפשרת להעניק גישה למשתמשים מורשים נוספים, כמו מנהלים או רואי חשבון, בהתאם לצורך. כך ניתן לוודא שגם כאשר אינכם זמינים, אחרים יוכלו לעקוב ולנהל את התהליכים השוטפים של הוראות הקבע. -
דוחות מפורטים ומעקב היסטורי:
המערכת שומרת את כל ההיסטוריה של הוראות הקבע והתשלומים שבוצעו. ניתן להפיק דוחות מפורטים שמספקים סקירה מלאה על התנהלות העסק, ולעקוב אחר מגמות ותזרימי מזומנים, מבלי להיות תלויים בנוכחות פיזית בבית העסק.
השורה התחתונה:
עם המערכת של ביג בוס, אתם יכולים להיות רגועים ובטוחים שהתשלומים מתבצעים כראוי בכל עת, ללא תלות במיקומכם או בזמינותכם. כל שעליכם לעשות הוא להיכנס למערכת מכל מכשיר, לעיין במידע הנגיש והמעודכן, ולקבל את השליטה המלאה בניהול הוראות הקבע של העסק שלכם.
