שליחה חוזרת של חשבונית מס ללקוח

שליחה מתוך המסמך, צעד אחר צעד

1. מוצאים את המסמך
בתפריט הצד: "שיווק ומכירות", "מסמכי הכנסה", ואז הרשימה של סוג המסמך, למשל "חשבוניות מס". בשדה החיפוש שמעל הרשימה אפשר להקליד שם חברה, איש קשר או מספר מסמך. כדי לראות רק מסמכים שעוד לא נסגרו, למשל חשבוניות שמחכות לתשלום, מסמנים "פתוחים בלבד".

2. פותחים את המסמך
לוחצים על השורה שלו ברשימה. הכפתורים נמצאים בתחתית המסמך: "שכפול מסמך", "שליחת מסמך", "הורד מסמך", "הדפס מסמך" ועוד, לפי סוג המסמך. גם מסמך שהופק לפני רגע שולחים באותה דרך.

3. לוחצים "שליחת מסמך"
נפתח התפריט "אפשרויות שליחה" עם שתי אפשרויות: "שליחה במייל" ו"שליחה ב-WhatsApp".

"אפשרויות שליחה" בחשבונית מס שהופקה: שליחה במייל או שליחה ב-WhatsApp.

4. בוחרים ערוץ ושולחים
בוחרים את הדרך שנוחה ללקוח, וממשיכים לפי מה שמופיע במסך. מה נכנס למייל ומי מקבל ממנו העתק, מוסבר במדריך שליחת מסמך ללקוח: מייל, וואטסאפ, הדפסה ושליחה מרובה. לשליחה בוואטסאפ יש מדריך נפרד: שליחת חשבונית מס בווצאפ ללקוח.

שליחה במייל מהרשימה, בלי לפתוח את המסמך

ברשימת המסמכים פותחים את תפריט השורה של המסמך. בחשבונית מס, למשל, יש תחת "פעילות לביצוע" את "שכפול", "הורדה", "שליחה במייל", "הדפסה" ו"ביטול". מהתפריט הזה השליחה היא במייל בלבד. כדי לשלוח בוואטסאפ, פותחים את המסמך ולוחצים "שליחת מסמך".

תפריט השורה של חשבונית מס: "שליחה במייל" תחת "פעילות לביצוע".

לא רק חשבונית מס

אותה דרך עובדת גם בסוגי מסמכים אחרים. בהצעת מחיר שהופקה, למשל, הכפתור "שליחת מסמך" פותח את אותו תפריט "אפשרויות שליחה", ובתפריט השורה שלה ברשימה יש "שליחה במייל". גם בקבלה ובחשבונית מס קבלה שהופקו, הכפתור "שליחת מסמך" נמצא באותו מקום, בתחתית המסמך.

יש כמה מסמכים לשלוח בבת אחת? ברשימה יש מצב "בחירה מרובה". איך שולחים איתו, מוסבר בחלק על שליחה מרובה במדריך השליחה שלמעלה.

לפני ששולחים שוב

• בודקים שזה המסמך הנכון – בשורה ברשימה מופיעים התאריך, סוג המסמך ומספרו, שם החברה, הסכום והסכום הפתוח. החיפוש לפי מספר מסמך הוא הדרך המהירה למצוא אותו.
• חשבונית עם טעות לא שולחים שוב – חשבונית מס שהופקה היא לקריאה בלבד. מה עושים במקרה כזה: ביטול מסמך: מה נוצר, מה נעול ומה קורה לקישורים.
• תזכורת על חשבונית פתוחה – אם שולחים שוב חשבונית כדי להזכיר ללקוח לשלם, בודקים קודם בעמודה "סכום פתוח" כמה עוד לא שולם, ומזכירים לו את הסכום הזה.
• שולחים בערוץ שהלקוח קורא – יש לקוחות שעונים למייל, ויש כאלה שרואים רק הודעות וואטסאפ. כדאי לשים לב איפה כל לקוח מגיב, ולשלוח לשם.

מה עוד תוכנה להפקת חשבוניות מס כמו ביג בוס עושה, מההפקה ועד השליחה ללקוח, מרוכז בעמוד נפרד. כל מדריכי המכירות נמצאים בעמוד ניהול מכירות בביג בוס.