ניהול ריטיינרים והוראות קבע

אחת הדרכים הפופולאריות לשלם עבור שירותים הניתנים על ידי בעלי מקצוע ועסקים, הוא דרך שכר טרחה חודשי, מה שמוכר בשם ניהול ריטיינרים והוראות קבע. מדובר על שכר קבוע, חודשי, שהלקוח משלם לבעל מקצוע או בעל עסק, לרוב עבור שירות שהוא מקבל ממנו. בשביל שהתהליך יתנהל בצורה נכונה, יש לנהל אותו באופן מסודר. ביג בוס תוכנה לניהול עסק מציעה לכם מודול ניהול ריטיינרים (תוסף בתשלום).

בתי עסק ובעלי מקצוע, מקבלים סוגים שונים של תשלומים מלקוחות וספקים מולם הם עובדים. לעיתים מדובר בתשלומים חד פעמיים ולעיתים מדובר בתשלומים חודשיים קבועים, אך לא בסכום אחיד. אחת האופציות הפופולאריות לתשלום בקרב לקוחות וספקים היא ריטיינר. שכר המשולם מדי חודש לבעל מקצוע או בעל עסק, בסכום אחיד, עבור שירות או מוצר.

ניתן למצוא דוגמאות רבות למקרים בהם מתבצעים ריטיינרים, כאשר ניהול ריטיינרים והוראות קבע מהווה חלק בלתי נפרד משיטות התשלום הנפוצות. למשל, במקרה שבו בעל מקצוע מספק שירותי תחזוקה שוטפים למבנה מסוים, מוסכם מראש בינו לבין הלקוח על שכר חודשי קבוע ואחיד, המשולם באמצעות העברה בנקאית או הוראת קבע. הסכם זה מבטיח לבעל המקצוע יציבות פיננסית וזמינות ללקוח לאורך זמן.

דוגמה נוספת היא מטפל או מטפלת המעניקים שירותים בתחום מסוים, כגון טיפולים רפואיים או רגשיים, ומשכורתם משולמת מדי חודש באמצעות הוראת קבע. המודל של ניהול ריטיינרים והוראות קבע במקרים כאלה מאפשר ללקוח ליהנות משירותים רציפים ומסודרים, תוך הבטחה שהעברת התשלום תתבצע באופן אוטומטי וקבוע, ללא צורך בהתערבות ידנית.

תחומים נוספים שבהם המודל של ניהול ריטיינרים והוראות קבע נפוצה כוללים שירותי ייעוץ, עריכת דין, ראיית חשבון, ואף חברות פרסום ודיגיטל. בכל המקרים הללו, ניהול ריטיינרים והוראות קבע הוא כלי מרכזי שמאפשר לנהל את ההתקשרות באופן מקצועי, לייעל את תהליכי העבודה, ולחסוך זמן ואנרגיה הן ללקוח והן לספק השירות.

איך מתבצע ניהול ריטיינרים והוראות קבע בצורה נכונה?

כדאי להפריד בין שני דברים שנשמעים דומים. ריטיינר הוא ההסכם: כמה הלקוח משלם, על מה ובאיזו תדירות. הוראת קבע היא אחת הדרכים שבהן הכסף עובר בפועל, והיא מתנהלת בבנק. הלקוח חותם בבנק על הרשאה לחיוב החשבון שלו לטובת העסק, ומאותו רגע הבנק מעביר את הסכום בתאריך הקבוע. תוכנה לניהול עסק לא מקימה את ההרשאה הזו ולא מושכת את הכסף מחשבון הבנק של הלקוח.

מה שכן צריך לנהל בצד של העסק הוא את המסמכים ואת הרישום. בביג בוס תוכנה לניהול עסק עושים את זה בשני חלקים. מודול ניהול ריטיינרים (תוסף בתשלום) מפיק לכל לקוח את המסמך שלו לפי התדירות שהוגדרה: חודשית, שבועית, רבעונית, שנתית או ביום קבוע בחודש. אם יש מייל בכרטיס הלקוח, המסמך נשלח אליו אוטומטית. כשהכסף מהוראת הקבע נכנס לחשבון, מפיקים קבלה ורושמים בה את אמצעי התשלום "הוראת קבע", ואפשר לרשום גם את הבנק, הסניף ומספר החשבון.

חשוב לדעת: המערכת לא מחוברת לבנק בעניין הזה. היא לא יודעת לבד אם הוראת הקבע עברה, וגם לא מתריעה כשחיוב בבנק נכשל. את זה בודקים מול דף החשבון. מי שרוצה חיוב אוטומטי מלא בתוך המערכת יכול לחייב את הלקוח בכרטיס אשראי דרך הריטיינר, ועל זה בהמשך.

איך יוצרים הסכם ריטיינר?

צריך להדגיש, יש הבדל משמעותי בין הסכם ריטיינר להסכם עבודה עם פרילנס. כאשר בתי עסק חותמים על הסכם עבודה עם פרילנס, מדובר לרוב בהתקשרות שמבוססת על כמות שעות מוגדרת מראש. במודל זה, מצפים מהפרילנס להשלים את כמות השעות שנקבעה בהסכם, ואם הוא עובר את המסגרת שהוגדרה, הוא יקבל תשלום נוסף על השעות העודפות, בהתאם לתעריף שסוכם.

לעומת זאת, הסכם ריטיינר מציע גישה גמישה ושונה לחלוטין, שבה ההתקשרות אינה מבוססת על מדידת שעות אלא על אספקת שירות קבוע ללקוח בתמורה לתשלום חודשי מוגדר. תשלום זה, המשולם לעיתים קרובות באמצעות הוראת קבע, אינו תלוי במספר השעות שהושקעו בפועל אלא בערך השירות הניתן. במקרים בהם נדרשות שעות נוספות מעבר למה שתומחר בהסכם, מוציאים חשבונית נפרדת על העבודות או השירותים הנוספים שניתנו מעבר למוסכם.

בנוסף, הסכם ריטיינר יוצר מחויבות שוטפת בין הלקוח לנותן השירות, ומאפשר ללקוח ליהנות מזמינות ומענה מהיר לאורך זמן. עבור נותני השירות, מודל זה מייצר יציבות כלכלית ותזרים מזומנים צפוי, שכן התשלום על השירותים נפרס בדרך כלל על פני תקופות קבועות, כמו חודש או רבעון.

מודל הריטיינר יוצר יתרונות משמעותיים הן ללקוח והן לנותן השירות. הלקוח נהנה מזמינות שוטפת ומהתחייבות לקבלת השירותים הנדרשים ללא צורך בהתחשבנות חוזרת על שעות עבודה, ואילו נותן השירות נהנה מיציבות כלכלית ותזרים מזומנים קבוע שמאפשר לו לנהל את עסקיו בצורה מושכלת. ניהול ריטיינרים והוראות קבע, כאשר הוא מבוצע באמצעות מערכת חכמה ומותאמת, מבטיח שהתקשרות זו תהיה מסודרת, יעילה ושקופה לשני הצדדים, תוך חיסכון בזמן ובאנרגיה.

ישנם הרבה מאוד תחומים בהם בתי עסק יידרשו להסכם ריטיינר. בין אם זה איש תחזוקה, מטפלים, עורכי דין, רואי חשבון, יועצים ועוד. לכל אחד מהם יש כמה לקוחות קבועים, ולכל לקוח סכום, תדירות ותאריך חיוב משלו.

בשביל זה נבנה בביג בוס מודול ניהול ריטיינרים (תוסף בתשלום). לכל לקוח פותחים שירות בריטיינר ומגדירים בו את שם השירות, הסכום, תדירות החיוב, היום בחודש, מספר המחזורים (או ללא הגבלה) וסוג המסמך שיופק: חשבונית עסקה, חשבונית מס או חשבונית מס קבלה. עוסק פטור מפיק חשבונית עסקה. מאותו רגע המערכת מפיקה את המסמך בעצמה בכל מחזור, ואין צורך לזכור להוציא חשבונית בתחילת כל חודש.

רשימת השירותים בריטיינר מציגה לכל לקוח את התאריך הבא לחיוב, התדירות, הסכום והסטטוס (פעיל, מושהה או לא פעיל), ואפשר לייצא אותה לאקסל. כך רואים במקום אחד כמה הכנסה קבועה צפויה להיכנס ומתי, בלי לנהל טבלה נפרדת.

איך מנהלים הוראות קבע בצורה נכונה?

ניהול נכון של הוראות קבע מתחיל בהבנה שהן חיות בבנק. ההרשאה, הסכום, תאריך החיוב והביטול מתנהלים שם, ולכן גם הבקרה מתחילה שם: פעם בחודש עוברים על דף החשבון ומסמנים אילו הוראות קבע נכנסו ואילו לא. הוראה שחזרה, למשל כי הלקוח ביטל אותה או כי לא היה כיסוי, לא תופיע בשום מקום אחר, ולכן כדאי לבדוק מיד אחרי תאריך החיוב.

בצד של ביג בוס, כל תשלום שנכנס מקבל קבלה, ובה אמצעי התשלום "הוראת קבע". כך אפשר להשוות בין החשבוניות שהופקו לבין התשלומים שנרשמו, ולראות מי שילם ומי עדיין לא. מי שעובד עם מודול הריטיינרים מקבל את החשבונית של כל מחזור אוטומטית, ונשאר לו רק לרשום את הקבלה כשהכסף מגיע.

מי שרוצה שהגבייה עצמה תקרה בתוך המערכת, בלי לחכות לבנק ובלי לרשום ידנית, יכול לחייב בכרטיס אשראי דרך הריטיינר. זה עובד לעוסק מורשה שיש לו תוסף סליקה ותוסף שמירת כרטיסי אשראי (שניהם תוספים בתשלום), כשהמסמך בריטיינר מוגדר כחשבונית מס קבלה. בכל מחזור המערכת מפיקה את המסמך ומחייבת את הכרטיס השמור של הלקוח. אם החיוב נכשל, היא מנסה שוב אחרי יום, יומיים וארבעה ימים, ושולחת ללקוח מייל עם סיבת הכישלון ומועד הניסיון הבא. אם כל הניסיונות נכשלים, הריטיינר עובר לסטטוס "מושהה".

ההבדל בפועל: בהוראת קבע בנקאית הכסף מגיע מהבנק ואתם רושמים אותו. בחיוב אשראי דרך הריטיינר, המערכת גם מחייבת וגם מפיקה את המסמך. אפשר לעבוד בשתי הדרכים במקביל, לקוח אחד בהוראת קבע ולקוח אחר בכרטיס, ובשני המקרים החשבונית יוצאת בזמן.

מצא עוד תכנים ומשאבים שימושיים על ניהול ריטיינרים והוראות קבע בקטגוריית ניהול הריטיינרים שלנו.

סיכום

אנחנו בביג בוס, תוכנה לניהול עסק, מציעים לכם פתרון מתקדם וכוללני לניהול כל ההיבטים הפיננסיים והארגוניים של העסק שלכם. מערכת הנהלת החשבונות שלנו, אשר פותחה בטכנולוגיות המתקדמות ביותר, כוללת בין היתר גם מודול ניהול ריטיינרים (תוסף בתשלום), שמפיק בזמן את החשבונית של כל לקוח קבוע, לצד רישום מסודר של תשלומים שמגיעים בהוראת קבע.

זו רק אחת מתוך מגוון רחב של פונקציות שהמערכת שלנו מציעה. באמצעות ביג בוס תוכנה לניהול עסק, תוכלו לייעל את תהליכי העבודה שלכם, לשפר את ניהול הזמן, לשמור על סדר פיננסי מושלם, ולהתמקד בפיתוח העסקי שלכם מבלי לדאוג לתפעול היומיומי. המערכת מתאימה לעסקים בכל הגדלים, מספקת חוויית שימוש אינטואיטיבית, ומציעה יכולות כמו ניהול חשבוניות, תשלומים, מלאי, לקוחות, והפקת דוחות מפורטים בלחיצת כפתור.

אנחנו מזמינים אתכם ליצור איתנו קשר ולקבל מידע נוסף על המערכת, על תכונותיה הייחודיות, ועל הדרך בה היא יכולה להשתלב בצרכים המיוחדים של העסק שלכם. בנוסף, נשמח לספר לכם על המסלולים השונים שאנו מציעים, כך שתוכלו לבחור את התוכנית המתאימה ביותר עבורכם – הן מבחינת היכולות והן מבחינת התמחור. הצטרפו לאלפי עסקים שכבר בחרו בנו, ותראו איך גם אתם יכולים לקחת את העסק שלכם לשלב הבא.

שאלות – תשובות

לקוח מסוים עבד עם בית העסק בשיטת הוראת קבע וההתקשרות איתו הסתיימה, כיצד עלי לנהוג בשלב זה?

קודם כול, את הוראת הקבע עצמה מבטלים בבנק. הלקוח מבטל אותה בבנק שלו, וכדאי לוודא שזה נעשה כדי שלא ייכנס חיוב אחרי סיום ההתקשרות. המערכת לא מבטלת הוראות קבע בבנק.

בביג בוס, אם ללקוח הוגדר שירות בריטיינר, משנים את הסטטוס של השירות ל"לא פעיל" כדי שלא יופקו לו עוד מסמכים. אם רוצים רק לעצור לתקופה, יש סטטוס "מושהה" ושדה "מושהה עד". אפשר גם לסמן את הלקוח עצמו כ"לא פעיל" בכרטיס הלקוח.

כל ההיסטוריה נשמרת: המסמכים שהופקו, הקבלות והתשלומים שנרשמו. אם הלקוח חוזר, מחזירים את הסטטוס ל"פעיל" וממשיכים מאותה נקודה, בלי להקליד את הפרטים שלו מחדש.

האם אפשר לייצא החוצה את כל הלקוחות שעובדים איתי בשיטת הוראת קבע וכל הפרטים של ההוראות השונות?

אפשר לייצא לאקסל כמעט כל רשימה במערכת, כולל רשימת התקבולים ורשימת השירותים בריטיינר. בתקבולים מופיעים התשלומים שנרשמו. ברשימת הריטיינרים מופיעים לכל לקוח הסכום, התדירות, התאריך הבא לחיוב והסטטוס.

מה שלא נמצא במערכת הוא פרטי ההרשאה הבנקאית עצמה, למשל תקרת החיוב או התוקף שלה. אלה נשמרים בבנק, ואת הרשימה המלאה של הוראות הקבע הפעילות מקבלים ממנו.

את הקובץ שמייצאים נוח להעביר לרואה החשבון או להשוות מול דף הבנק, וכך קל לזהות לקוח שהופקה לו חשבונית אבל התשלום שלו לא נכנס.

אילו הוראות קבע ניתן לבצע דרך המערכת?

דרך המערכת עצמה לא מבצעים הוראת קבע בנקאית. הוראת קבע מקימים בבנק, והמערכת רושמת את התשלום שהתקבל ממנה כאמצעי תשלום בקבלה.

מה שכן אפשר לבצע דרך המערכת הוא חיוב חוזר בכרטיס אשראי, במודול הריטיינרים. הוא דורש תוסף סליקה ותוסף שמירת כרטיסי אשראי (תוספים בתשלום), ועובד כשהמסמך בריטיינר מוגדר כחשבונית מס קבלה. במקרה כזה המערכת מחייבת את הכרטיס השמור של הלקוח בכל מחזור, מפיקה את המסמך ושולחת אותו ללקוח במייל. ההשוואה בקצרה:

1. הוראת קבע בבנק:
   הלקוח חותם על הרשאה בבנק, הכסף עובר לפי לוח הזמנים של הבנק, ואתם רושמים קבלה כשהוא נכנס. מתאים ללקוח שמעדיף לא למסור פרטי כרטיס אשראי.

2. חיוב חוזר בכרטיס אשראי דרך הריטיינר:
   הלקוח מוסר פרטי כרטיס פעם אחת, והמערכת מחייבת ומפיקה חשבונית מס קבלה בכל מחזור. אם החיוב נכשל, היא מנסה שוב ומעדכנת את הלקוח במייל.

אפשר לשלב: חלק מהלקוחות משלמים בהוראת קבע וחלק בכרטיס, ובשני המקרים הריטיינר דואג שהחשבונית תצא בזמן.

כיצד אוכל לדעת שהוראות הקבע מתבצעות בכל עת, גם אם אינני נמצא ליד המחשב בבית העסק?

מערכת ביג בוס עובדת על שרת ענן ויש אפשרות להיכנס אליה מכל מחשב וכל מכשיר סלולר או טאבלט. כך בעלי עסקים ומקצוע יכולים להיכנס אליה בכל שעה ומכל מקום, ללא שום בעיה. הגישה אל המערכת חופשית לכל מי שיש הרשאה להיכנס אליה.

על הוראת קבע בנקאית המערכת לא יודעת לבד, ולכן את זה בודקים באפליקציה או באתר של הבנק. מה שכן אפשר לראות מכל מקום בביג בוס: אילו מסמכים הופקו בכל מחזור, אילו תשלומים נרשמו, ומה המצב של כל שירות בריטיינר.

מה אפשר לעשות גם כשאתם לא ליד המחשב:

1. גישה מכל מקום:
   המערכת זמינה באינטרנט, כך שניתן להתחבר אליה מכל מכשיר עם חיבור לרשת. בין אם אתם בבית, במשרד או בחופשה, אפשר לראות את המסמכים שהופקו ואת התשלומים שנרשמו, ולרשום קבלה על תשלום שנכנס.

2. עבודה מהסמארטפון:
   המערכת מותאמת לעבודה על מכשירים ניידים, כך שאפשר לבדוק את הריטיינרים ולרשום תשלומים גם תוך כדי תנועה.

3. חיוב אשראי שנכשל:
   בחיוב בכרטיס דרך הריטיינר, הלקוח מקבל מייל על כישלון החיוב עם מועד הניסיון הבא, ואם כל הניסיונות נכשלים הריטיינר עובר ל"מושהה". בהוראת קבע בנקאית אין התראה כזו, ואת החיובים שחזרו רואים בבנק.

4. ניהול הרשאות וגישה מאובטחת:
   המערכת מאפשרת לתת גישה למשתמשים מורשים נוספים, כמו מנהלים או רואי חשבון, בהתאם לצורך. כך גם כשאתם לא זמינים, מישהו אחר יכול לרשום תשלומים ולעקוב אחרי המסמכים.

5. היסטוריה מלאה:
   המערכת שומרת את כל המסמכים והתשלומים שנרשמו לכל לקוח, ואפשר לייצא את הרשימות לאקסל כדי לעקוב אחרי תזרים המזומנים לאורך זמן.

השורה התחתונה:
את הוראות הקבע עצמן בודקים בבנק. את כל מה שקורה סביבן, החשבוניות, הקבלות וההיסטוריה של כל לקוח, רואים בביג בוס מכל מכשיר. ומי שרוצה שגם החיוב עצמו יקרה במערכת, יכול לעבור עם הלקוח לחיוב חוזר בכרטיס אשראי דרך הריטיינר.