כל בעל עסק או בעל מקצוע רוצים לקבל את שכרם בסוף תהליך העבודה. הם מגישים חשבונית ללקוח ומצפים שהתשלום יועבר אליהם עד למועד שסוכם ביניהם. ללא עיכובים, ללא דחיות. בשביל שזה יקרה, צריך לבצע מעקב מדויק אחרי חשבוניות וגבייתן בהתאם. אנחנו בחברת ביג בוס מציעים לכם מערכת שתאפשר לכם לעקוב ולגבות חשבוניות מלקוחות בצורה מהירה ופשוטה.
אחת הבעיות איתה מתמודדים בעלי עסקים ומקצוע היא חוסר יכולת לעקוב אחרי חשבוניות פתוחות של לקוחות שונים. זה קורה בעיקר בקרב עסקים עם הרבה מאוד לקוחות, שהתשלום עבור השירות או המוצר איננו מתבצע באופן מיידי, ואין גורם מסוים שמטפל בכך. במקרה כזה, מאוד ייתכן שגביית הכסף תתבצע בצורה לקויה. יתכן מאוד שגם הלקוח ינצל זאת ולא ימהר לשלם עבור המוצר או השירות שקיבל.
הדרך הנכונה להתמודד עם בעיה בו היא מערכת ניהול עסק איכותית, הכוללת בתוכה גם אפשרות של גביית חשבוניות מלקוחות ומעקב אחר תהליך הגבייה. כשיש מערכת מסודרת, שיוצרת ושומרת חשבוניות, הרבה יותר קל לבצע את המעקב ולוודא שהגבייה מתבצעת.
איך המערכת עובדת וכיצד היא מאפשרת לנו לשמור על קשר עם לקוחות?
בשביל להבין איך מערכת לניהול עסק, כמו זו שאנחנו בחברת ביג בוס מציעים לכם, יכולה לעזור לכם לבצע תהליך גבייה וכמובן מעקב, צריך להסביר מה כוללת המערכת ואיך היא עובדת.
המערכת שלנו מאפשרת ללקוחות, בעלי עסקים ובעלי מקצוע, לנהל את כל הפעילות שלהם מול הלקוחות דרכה. זה אומר, בין היתר:
- פתיחת כרטיסי לקוח עם כל הנתונים עליו
- שליחת הצעות מחיר
- שליחת חשבוניות וקבלות
- שליחת הודעות דרך המערכת
- מערכת סליקת אשראי
כלומר, כל התהליך עובד בצורה ישירה דרך המערכת כאשר כל המידע אודות הלקוח נמצא שם ואפשר להשתמש בכל בעת בצורה זמינה. המערכת נמצאת על שרתי ענן וניתן לעבוד איתה מכל מחשב ומכשיר, בין אם זה בעסק ובין אם זה בבית. לכן, אם נניח רוצים לדעת אם לקוח ביצע תשלום מסוים עבור שירות שהוא קיבל, אזי שלא צריך לחכות עד שמגיעים למשרד בשביל זה, אפשר לבצע מעקב דך המערכת גם מהבית ואפילו אם נמצאים בחופשה.
יתרה מזו, המערכת מסוגלת לספק התראות שונות על פי לוחות זמנים, בהתאם לדברים שציינו מראש. למשל, אם ציינו במערכת שאנחנו אמורים לקבל תשלום עבור מוצר או שירות מלקוח מסוים, המערכת תתריע ביום שזה אמור לקרות ואז אפשר יהיה לבדוק אם זה אכן קרה.
איך המערכת מסייעת בתהליך הגבייה?
בכל פעם כשמסיימים תהליך עבודה מול לקוח, שולחים לו חשבונית עסקה, מה שמוכר גם בשם "דרישת תשלום" בהתאם למה שסוכם מולו ועליו להעביר את הסכום הנקוב במועד שנקבע. לאחר מכן אנחנו נוציא לו קבלה. מבחינתנו, הקבלה תיכנס לדוח ההכנסות החודשי או הדו חודשי, וזה מה שנעביר בהמשך לרואה חשבון.
ברגע שמוציאים חשבונית ללקוח, המערכת עוזרת לבצע מעקב אחרי תהליך הגבייה במספר צורות:
- החשבונית נשארת כמסמך פתוח, מה שמלמד שצריך לסגור אותו. זה יקרה ברגע שתתבצע הגבייה ויהיה אפשר להוציא קבלה.
- ניתן לייצר באמצעות המערכת דוחות של הכנסות והוצאות, כולל נתונים על הכנסות צפויות. ברגע שעוברים על הדוח, אפשר לראות מה נשאר פתוח ואילו תשלומים לא בוצעו.
- כאמור, המערכת מאפשרת לייצר התרעות על פעילויות צפויות, למשל, חשבוניות שצריך לגבות מצד לקוחות שונים.
- במערכת אפשר לייצר מערכת תקשורת מול הלקוחות. אם יש תקשורת פתוחה, למשל בהקשר של גביית חשבוניות אזי שניתן לעקוב אחרי ההתקשרות כל עוד העניין לא נסגר.
חשוב להבהיר, המערכת נותנת כלים לבעלי מקצוע ובעלי עסקים לעבוד מול לקוחות באופן בכללי ובפרט מול לקוחות שלא שילמו את החשבוניות שלהם, אך היא לא יכולה לגבות את הכסף במקומם. בסופו של דבר, כל בעל עסק ובכל מקצוע צריכים לפעול בשביל שהלקוחות שלהם ישלמו. המערכת נותנת להם את הכלים הרלוונטיים לעקוב אחרי חשבוניות פתוחות ולוודא שהם סוגרים אותן, אך היא לא תפנה אל הלקוח או תפעיל סנקציות בשביל שהוא יבצע את התשלום.
למי המערכת יכולה להתאים?
מערכת ניהול עסק כמו זו של ביג בוס, יכולה להתאים לבעלי עסקים ובעלי מקצוע רבים בתחומים שונים. בעיקרון, המערכת מיועדת לעסקים קטנים ובינוניים הזקוקים לכלי שיאפשר להם לנהל את העסק ואת התקשורת מול הלקוחות שלהם בצורה טובה יותר. המערכת כוללת פרמטרים ופיצ'רים רבים שיכולים לעזור להם.
אנחנו בביג בוס, מציעים ללקוחות שלנו אפשרות ליהנות ממסלולים שונים וכן אפשרות לנו ממערכות עם פרמטרים הרלוונטיים עבורם. כל בעל עסק וכל בעל מקצוע, יכולים לבחון מה הם צריכים, אילו פרמטרים יכולים להתאים להם בשביל לייצר תהליך עבודה נכון ומסודר.
גביית חשבוניות מלקוחות זה רק שלב אחד. המערכת מציעה מגוון רחב של פעילויות ואפשרויות, לדוגמא:
- ניהול מלאי
- ניהול רכש
- ניהול מכירות
- סליקת אשראי
- הפקת דוחות כספיים
- ניהול חשבוניות
- הצעות מחיר
כל אחד יכול למצוא במערכת את הפרמטרים הרצויים עבורו בשביל לנהל את העסק שלו בצורה טובה יותר. מי שמתקשה בכל הנושא של גביית חשבוניות, בוודאי יוכל ליהנות מהכלים שהמערכת מספקת לנו, בשביל שיוכל לבצע את התהליך בצורה מסודרת ונכונה.
לסיכום
אנחנו מזמינים אתכם לפנות אלינו עוד היום לקבל מאיתנו את כל המידע הרלוונטי, והצוות של ביג בוס ישמח לספק לכם את המערכת הטובה ביותר עבורכם. אל תהססו, אנחנו כאן בשבילכם, פנו אלינו עוד היום ונדאג ליצור איתכם קשר בהקדם.
שאלות ותשובות
למי ישנה גישה למערכת וכיצד הוא יכול להשתמש בה?
מערכת ניהול עסק של ביג בוס מאפשרת מתן הרשאות לבעל העסק כמובן, אך גם לעובדים וספקים חיצוניים על פי רצונו. הגישה הזאת מתאפשרת, הן דרך מחשב, מכשיר סלולר או טאבלט. מאחר והתוכנה נמצאת אונליין, אז הגישה אליה אפשרית מכל מקום, בכל זמן.
האם ניתן לשלוח מסמכים אל לקוחות דרך המערכת?
כן. אחד היתרונות של מערכות ניהול עסק בכלל ובפרט מערכת ניהול עסק של ביג בוס, היא היכולת לשלוח מסמכים, בין אם זה הצעות מחיר, חשבוניות, קבלות ומסמכים אחרים, ישירות דרך המערכת. המסמכים גם יכולים להישלח במקביל למייל של העסק.
איך אוכל לדעת האם המערכת מתאימה לי או לא?
אנחנו מציעים שלושה מסלולים שונים עבור הלקוחות שונים. בנוסף, אנחנו גם מציעים אפשרות של חודש ניסיון חינם. זה אומר שניתן להירשם, להשתמש במערכת, לראות אם היא מתאימה לכם, ואם כן, אז אפשר לעשות מנוי לשנה. אנחנו נמצאים כאן לרשותכם, מוכנים לעזור לכם בכל עניין ולענות על כל שאלה.
דרך הדוחות שאני מפיק, אוכל לדעת אילו חשבוניות נשארו פתוחות ואילו לא?
כן. קיימת אפשרות דרך הדוחות הכספיים השונים לראות אם יש חשבוניות פתוחות, של אילו לקוחות ובאילו סכומים מדובר. הדוחות הם כלי מעקב נוסף לגביית חשבוניות ורצוי מאוד להשתמש בהם, גם לשם כך.
