אחת הבעיות איתה מתמודדים בתי עסק שעובדים מול לקוחות רבים שאינם משלמים במקום עבור מוצרים ושירותים, היא חוסר היכולת לעקוב אחר תשלומים שלא בוצעו. בעיה זו יוצרת סיטואציה בה בית העסק איננו מקבל תגמול על השירות שלו. דרך המערכת של ביג בוס, תוכלו לעקוב אחר גביית חשבוניות מכל לקוח בצורה נוחה וזמינה. רוצים עוד מידע על המערכת? צרו איתנו קשר עוד היום!
גביית חשבוניות מלקוחות היא אחת הפעולות החשובות ביותר עבור כל בית עסק, גדול או קטן. למעשה, מדובר בפעולה המשלימה את התהליך ההתקשרות בין הספק ללקוח, לפחות באופן זמני עד שתתחיל התקשרות חדשה.
תהליך עבודה מול לקוח מתבצע בצורה פשוטה: הלקוח מזמין שירות או מותר, בית העסק מספק אותו, מוציא חשבונית והלקוח אמור לשלם את הסכום שנקבע כפי שסוכם בין הצדדים מראש. לעיתים התשלום מתבצע באופן מידיי ולעיתים הוא מתבצע בסוף חודש או בסגנון שוטף פלוס (אם מגיעים להסכמה שאפשר לדחות את יום התשלום למועד נוח עבור הלקוח).
גביית חשבוניות מלקוחות – מה הבעיות הכרוכות בכך?
על פניו, גביית חשבוניות מלקוחות לא אמורה להיות בעיה. הרי כל בית עסק או בעל מקצוע, אמור לקיים רישום מסודר מה הוא סיפק ללקוח וכמה הלקוח אמור לשלם לו בתמורה. בכל זאת, ייתכנו בעיות שונות שרצוי וחשוב להימנע מהן.
- מאוד ייתכן שבעל עסק או בעל מקצוע יישכח שהוא הוציא חשבונית ללקוח. אז הוא לא ידע למי הוא סיפק שירות וכמה הוא אמור לגבות ממנו.
- ייתכן מאוד שהרישום המופיע אצלו, לא בהכרח מסודר, לא בהכרח ברור, ויתרה מזו, יכול להיות שהדרך בה הלקוח יקבל בקשה לגבייה לא תעבור אליו בצורה שהוא יוכל לזהות או להבין על מה בדיוק הוא נדרש לשלם ולמי.
- אף בית עסק או אף בעל מקצוע לא רוצה שזה יגיע לשם, אך מאוד ייתכן שהלקוח יטען שהוא לא קיבל בקשה לגבייה או קיבל אך לא באופן מסודר וברור ולכן הוא לא סיפק את התשלום כמתחייב. לכן, צריך להשתמש באמצעים שיכולים להיות קבילים אם יהיה צורך להוכיח את הדבר בהליכים משפטיים.
אחת הסיבות בגינן משתלם להשתמש במערכת, כמו זו שאנו מציעים בביג בוס, היא העובדה שניתן להפיק ממנה חשבוניות ממוחשבות לגבייה ולכל דבר אחר, והכל נעשה בצורה מסודרת, אחראית וברורה.
איך המערכת של ביג בוס יכולה לעזור לכם?
מערכת ניהול עסק של ביג בוס, מציעה לכם שורה ארוכה של פונקציות בעזרתן אפשר לנהל עסק באופן ממוחשב, בין אם זה דרך המחשב העסק, מכשיר סלולר או טאבלט. אחת הפונקציות שיש במערכת היא יצירת חשבוניות ללקוחות ומעקב אחרי גבייתן.
הפונקציה הזאת פועלת בצורה פשוטה מאוד. בית עסק פותח תיק לכל לקוח או ספק שעובד מולו. ממלא את כל הפרטים הרלוונטיים, כולל מייל אליו אפשר לשלוח מסמכים ממוחשבים, בפרט חשבוניות.
אחרי שמסיימים מתן שירות ללקוח, אז מוציאים לו חשבונית עסקה ולאחר מכן, אחרי שהתשלום מתבצע אפשר לשלוח קבלה. למעשה, דרך מעקב אחרי חשבונית עסקה ניתן לוודא שהלקוח שילם את מה שהוא נדרש, על פי מה שסוכם. ההתקשרות בין הצדדים יסתיים, באופן קבוע או זמני, פר פרויקט, מוצר או שירות, יסתיים באופן סופי כאשר הלקוח יקבל חשבונית קבלה עבור התשלום שהוא ביצע.
הדרך הנכונה לבצע מעקבים אחרי חשבוניות?
ישנן דרכים שונות בעזרתן אפשר לבצע מעקבים אחרי חשבוניות היוצאות ללקוחות.
אופציה 1 היא לייצר מצב בו כל מסמך שהטיפול בו לא הושלם יישאר פתוח. בצורה כזו אפשר לבדוק אילו מסמכים נותרו פתוחים אצל כל לקוח. ברגע שהתשלום מתבצע, אז אפשר לסגור את המסמך. בצורה כזו ניתן לקבוע שהתשלום בוצע ולהמשיך הלאה.
אופציה 2 היא לייצר אקסל עם כל התשלומים שאמורים להגיע אל בית העסק, ולקבוע בכל שלב באיזה סטטוס נמצאות הפעולות השונות מול כל לקוח. למשל, האם יצאה חשבונית, האם בוצע תשלום וכן הלאה.
אפשר לבצע מעקב יומיומי אחר גביית חשבוניות של לקוחות ואפשר גם לבדוק את זה באופן שבועי וחודשי. תלוי כמות בכמות הלקוחות ובסכומים בהם מדובר. יש לשים לב האם מדובר בתשלומים שאמורים להתבצע באופן מיידי או פעולות שנדחו ויכולות להתבצע בשלבים מאוחרים יותר. למשל, מקרים בהם הלקוח משלם שוטף פלוס 30. במקרה כזה, החשבונית יכולה לצאת ביום ביצוע העסקה עם מועד מאוחר לתשלום.
אחד היתרונות של מערכת ניהול העסק של ביג בוס, היא האפשרות לשלוח חשבונית עסקה ללקוחות שטרם שילמו, שוב ושוב, ללא שום בעיה ובהליך מהיר ופשוט. כל מה שצריך, זה לשלוף את החשבונית הקודמת מתוך המערכת ולשלוח אותה שוב. אפשר לעשות את זה למייל, לוואטאספ ולמקורות אחרים. אפשר לעשות את זה ללקוחות בארץ וללקוחות בחו"ל, וכאמור אפשר להשתמש בחשבוניות כתיעוד המוכיח שעל הלקוח לשלם את חובו. החשבונית תכלול את כל המידע אודות העסקה והסכום שהלקוח צריך לשלם בסיומה.
איך אנחנו יכולים לעזור לכם
אנחנו בחברת ביג בוס, מציעים לכם מערכת ניהול עסק מתקדמת הכוללת בתוכה פונקציות ופיצ'רים שונים, המותאמים לכל בית עסק ולכל בעל מקצוע, בכל התחומים. המערכת כוללת, כאמור, אפשרות לשלוח חשבוניות מכל הסוגים ולבצע מעקב מתמיד אחריהן. ניתן להשתמש במערכת זו בכל זמן ובכל מקום, וכל המסמכים והמידע מאוחסנים בשרת ענן זמין ללקוחות בכל עת.
אם אתם רוצים לדעת עוד על המערכת והשירות שלנו, זה הזמן ליצור איתנו קשר ולקבל מאיתנו את כל המידע הרלוונטי.
שאלות – תשובות
האם יש אפשרות לבדוק את המערכת ולראות כיצד היא עובדת לפני שרוכשים אותה?
בהחלט. ניתן להירשם למערכת בחינם ולהשתמש בה במשך 30 יום בחינם. בסופם ניתן להחליט האם היא מתאימה ואז להמשיך איתה. אנחנו מציעים גם הדגמה מנציג, על מנת לקבל מידע על כל הפונקציות והאפשרויות הקיימות בה.
כמה מסמכים אפשר להפיק בחודש וכמה פעמים ניתן לשלוח כל מסמך?
כל מסלול מציע כמות מסוימת של מסמכים אותה ניתן להפיק. אם רוצים, אפשר לרכוש אפשרות לייצר עוד מסמכים. ניתן לשלוח את המסמכים בצורה חופשית וזמינה ללא הגבלה, בין אם זה ללקוחות ובין אם זה לגורמים אחרים.
האם אפשר לייצר תזכורות אודות גביות שלא התבצעו?
ניתן לפנות אלינו, והצוות הטכני ישמח לספק לכם את כל המידע אודות הפונקציות הקיימות עבור מעקב לגבייה, בכל אספקט. כמו כן, אנחנו מציעים אפשרות להוסיף תוספים שונים על פי הצורך של בית העסק. כולל תוספים הקשורים לנושא של הפקת חשבוניות וגבייה.
האם המערכת מוכרת על ידי רשות המסים ומפיקה חשבוניות על פי פורמט מקובל?
בהחלט. המערכת מוכרת על ידי רשות המסים וניתן להפיק חשבוניות על פי הפורמט המקובל. בין אם זה במקרים של חשבוניות עסקה ובין אם זה במקרים של חשבוניות קבלה. אנחנו מספקים הרשאת רו"ח והכל נעשה על פי דרישת הרשויות השונות. אין מה לחשוש וניתן להשתמש במערכת בצורה סדירה.
