הנהלת חשבונות חד צידית מול כפולה: מה עושים אתם ומה הרו״ח

הנהלת חשבונות חד צידית וכפולה הן שתי שיטות לרשום את אותן פעולות עסקיות — לא שני סוגי תוכנה, ולא החלטה שבעל העסק מקבל לבד. השיטה שחלה על העסק נגזרת מהוראות ניהול הפנקסים ונקבעת מול הרואה חשבון. מה שנשאר בידיים שלכם הוא החומר שממנו נבנים הספרים. כאן נסביר את שתי השיטות, ונפריד בין מה שאתם עושים במערכת לבין מה שהרו״ח עושה בספרים.

מה זה הנהלת חשבונות חד צידית

בשיטה החד צידית כל פעולה נרשמת פעם אחת: הכנסה שהתקבלה או הוצאה ששולמה. התוצאה היא רשימה של תקבולים ותשלומים, ומה שמפיקים ממנה הוא בעיקר חשבון של הכנסות מול הוצאות.

• מה היא נותנת – תמונה של מה נכנס ומה יצא, מסמך אחרי מסמך.
• מה אין בה – מעקב מובנה אחרי נכסים, התחייבויות והון. היא לא בנויה להפיק מאזן.
• איך זה נראה בהוראות – בהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) מופיעים ספרים כמו “ספר תקבולים ותשלומים” ו“ספר קופה”, שיכולים להתנהל כספר כרוך או כחשבון בתוך מערכת לפי שיטת החשבונאות הכפולה.

מה זה הנהלת חשבונות כפולה

בשיטה הכפולה כל פעולה נרשמת פעמיים — בצד החובה של חשבון אחד ובצד הזכות של חשבון אחר — ולכן שני הצדדים תמיד שווים. קבלה מלקוח, למשל, מגדילה את חשבון הבנק ומקטינה באותו סכום את החוב של הלקוח.

כך כל חשבון — לקוח, ספק, בנק, הכנסות, הוצאות — מתעדכן בכל תנועה. מהמערכת הזו מפיקים מאזן בוחן ומאזן, וטעות רישום מתגלה כשהצדדים לא מתאזנים.

איזו שיטה חלה על העסק שלכם — ולמה אין כאן מספר

השיטה לא נבחרת לפי טעם. היא נגזרת מהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), שקובעות אילו ספרים מנהל כל עסק לפי סוגו ונתוניו. ברשת תמצאו ספי מחזור ומספרי עובדים שונים, וחלקם סותרים זה את זה — ולכן לא נצטט כאן אף אחד מהם. את השיטה שחלה עליכם קובעים מול הרו״ח, לפי הנתונים של העסק שלכם, ובודקים שוב כשהעסק משתנה.

שימו לב: גם רשות המסים מתייחסת לשיטה כנתון מוצהר של הספרים. בהוראות להפקת קבצים במבנה אחיד (גרסה 1.31) יש שדה לסוג הנהלת החשבונות, והערכים שלו הם “חד צידית” ו“כפולה”.

“יש לי חובה וזכות בתוכנה — אז אני בכפולה?”

זה בלבול מובן. בביג בוס, בכרטיס של כל לקוח יש לשונית “כרטסת” עם העמודות חובה · זכות · יתרה. אבל כרטסת לקוח היא מעקב אחרי מה שהלקוח חייב לכם — לא ספר החשבונות של העסק כולו.

• מה אין במערכת – ספר יומן, מאזן בוחן, כרטיסי חשבון ראשיים וסגירת שנה. ביג בוס היא מערכת חשבוניות וגבייה שמייצאת לרו״ח, לא מערכת הנהלת חשבונות כפולה.
• “דיווח רווח והפסד” – דוח ניהולי בנתיב מנהלה ← דיווח רווח והפסד, לפי חשבונות ההכנסה וההוצאה שהגדרתם ועם אחוזים. הוא מראה לאן הולך הכסף, אבל אינו דוח כספי של רו״ח.

נסו את מערכת ביג-בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

מה אתם עושים במערכת — בכל שיטה

השיטה לא משנה מה אתם מפיקים. בחד צידית ובכפולה הספרים נבנים מאותו חומר גלם, והוא נוצר אצלכם:

• מסמכי הכנסה – חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, קבלה וחשבונית זיכוי, כל אחד כשהפעולה קורית.
• אמצעי התשלום בקבלה – מזומן, העברה, שיק או ניכוי מס במקור, כל אחד בשורת תקבול משלו.
• הוצאות – חשבוניות ספקים ותשלומים, כשמודול ניהול ספקים והוצאות פעיל אצלכם.
• מעקב אחרי מה שפתוח – חשבונית שלא נסגרה בקבלה היא עניין של גביית חשבוניות מלקוחות, לא של הספרים.

ויש צעד אחד שחוסך הרבה הלוך-ושוב: בהגדרות החברה, תחת “הגדרות שליחה במייל”, יש צ׳קבוקס “שלח העתק לרואה חשבון”. כשהוא מסומן, מסמך שיוצא ללקוח במייל יכול לצאת אוטומטית גם לרו״ח.

מה הרו״ח עושה — ואיך החומר מגיע אליו

הספרים עצמם, בשיטה החד צידית או בכפולה, מנוהלים בתוכנת הנהלת החשבונות של הרו״ח. התפקיד של ביג בוס הוא להעביר אליו את החומר מסודר, ממסך אחד: מנהלה ← דיווח לרשויות.

• דיווח לרו״ח – קבצי לקוחות, ספקים ותנועות בפורמט חשבשבת, עם דוח העברת תנועות ודוח מע״מ כקובצי PDF. נשלחים במייל בלבד.
• דוח מע״מ – חישוב לתקופה, להורדה או במייל.
• מקדמות מס – כולל שורת סיכום הניכויים במקור שנרשמו בקבלות.
• יצוא במבנה אחיד – קובץ OPENFRMT.zip, להורדה בלבד.

בתוך קובץ התנועות לחשבשבת, המסמכים שלכם כבר מתורגמים לפקודות יומן שהרו״ח קולט לספרים שלו. במערכת עצמה אין ספר יומן — הפקודות קיימות רק בקובץ שיוצא. מה בדיוק כל קובץ מכיל, ולמה מבנה אחיד אינו הקובץ שהרו״ח קולט — במדריך ייצוא לרואה חשבון.

דוח המע״מ במסך מחושב לפי חשבוניות, לא לפי קבלות

לפני שמשווים את המסך לדיווח של הרו״ח, כדאי לדעת על מה הוא נשען. לשונית “דוח מע״מ” מחשבת את העסקאות לפי מסמכי החשבונית — חשבונית מס (גם ידנית) וחשבונית מס קבלה, פחות חשבוניות זיכוי — ולא לפי הקבלות, כלומר לא לפי התשלום בפועל.

המשמעות המעשית: אם הדיווח שלכם למע״מ נעשה על בסיס אחר, הסכום במסך לא יתאים לו — וזו שאלה לתאם מול הרו״ח. גם הפיצול בין תשומות ציוד לתשומות אחרות נקבע לפי חשבון ההוצאה שהוגדר, ולא ברגע ההקלדה.

ארבע שאלות לשאול את הרו״ח

• באיזו שיטה העסק מנהל ספרים – ומתי צריך לבדוק את זה מחדש.
• באיזה פורמט הוא רוצה את החומר – קבצי חשבשבת לכל תקופה, קובץ מבנה אחיד, או שניהם.
• אילו קודי חשבון להגדיר – לפני שליחה המערכת בודקת שחשבונות המערכת מוגדרים, ועוצרת דיווח שחסר בו קוד.
• האם לשלוח לו העתק מכל מסמך – ולאיזו כתובת. אותה כתובת ממולאת גם כברירת מחדל בשליחת הדוחות.

אם עוד אין לכם מייצג בכלל, המדריך רואה חשבון לעוסק פטור עוזר להחליט אם צריך אחד.

שאלות נפוצות

ביג בוס היא תוכנה להנהלת חשבונות כפולה?
לא. ביג בוס היא מערכת חשבוניות וגבייה שמייצאת לרו״ח. אין בה ספר יומן, מאזן בוחן, כרטיסי חשבון ראשיים או סגירת שנה. הספרים מנוהלים אצל הרו״ח, והחומר מגיע אליו ממסך “דיווח לרשויות”.

מה ההבדל בין חד צידית לכפולה, במשפט אחד?
בחד צידית כל פעולה נרשמת פעם אחת, כהכנסה או כהוצאה. בכפולה כל פעולה נרשמת פעמיים, בחובה ובזכות, ושני הצדדים חייבים להתאזן.

מי קובע באיזו שיטה העסק שלי מנהל ספרים?
הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), לפי סוג העסק ונתוניו. את ההכרעה לגבי העסק שלכם עושים מול הרו״ח — לא לפי סף שמצוטט ברשת.

מה זה אומר “הנהלת חשבונות באינטרנט” בביג בוס?
שהמסמכים, הדוחות והייצוא לרו״ח נעשים במערכת בענן, מכל מחשב. הספרים עצמם, חד צידית או כפולה, מנוהלים בתוכנת הנהלת החשבונות של הרו״ח.

נסו את מערכת ביג-בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

מאמרים נוספים שיעניינו אתכם

• גביית חשבוניות מלקוחות — דוח גיול חובות, מכתב התראה וחשבונית שנשארה פתוחה.
• ייצוא לרואה חשבון — קבצי חשבשבת, מבנה אחיד ומה הרו״ח מקבל בפועל.
• ניכוי מס במקור — איך רושמים אותו בקבלה, ואיך הוא מגיע לדוח המקדמות.
• ניהול ספרים לעוסק פטור — מה חייבים לנהל בפועל, ומה זה אישור ניהול ספרים.
• רואה חשבון לעוסק פטור — מתי באמת צריך מייצג, ומה אפשר לעשות לבד.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.