פעילות חדשה ב-CRM: סוג, תאריך, עובד משויך וכרטיס

כל שיחה, פגישה ומשימה נרשמת כפעילות

ב-CRM של ביג בוס כל דבר שצריך לעשות מול לקוח, ספק או ליד נרשם כפעילות: מה צריך לעשות, עד מתי, מי אחראי ומול מי. כשהכול רשום באותו מקום, אפשר לראות בכל רגע מה פתוח, ושום התחייבות ללקוח לא נשארת רק בזיכרון של מי שדיבר איתו.

המדריך עובר על טופס הפעילות שדה אחר שדה, מהבחירה בסוג ועד השמירה.

פגישה חייבת כרטיס. לשיחה, למשימה או למעקב אפשר להשאיר "ללא שיוך כרטיס", כמו תזכורת פנימית. פגישה בלי ליד, לקוח או ספק לא נשמרת, ומופיעה ההודעה "יש לשייך חברה לפעילות".

ממלאים את הטופס

1. פותחים פעילות חדשה
מכל רשימת פעילויות לוחצים "חדש". אפשר גם לבחור "פעילות חדשה" ב"קיצורי דרך", ללחוץ "פעילות" ב"יומן עבודה", או ללחוץ "חדש" בלשונית "Crm" של כרטיס, ואז הכרטיס כבר משויך. נפתח המסך "הזנת פעילות חדשה".

2. בוחרים סוג
בראש הטופס בוחרים "שיחה טלפונית", "פגישה", "מעקב", "משימה", "אימייל" או "גבייה". כשפותחים מרשימה של סוג מסוים, למשל "פגישות", הסוג כבר נבחר. מ"כלל פעיליות" הטופס נפתח על "שיחה טלפונית". פעילות "אימייל" מתעדת מייל שנשלח, והיא לא שולחת אותו.

3. סטטוס
פעילות חדשה מקבלת "לביצוע", ובהמשך מעדכנים ל"בתהליך" או ל"מחכה ללקוח". הסטטוס "בוצעה" נקבע רק דרך "סמן כבוצעה": סמן כבוצעה ופעילות המשך: סגירה, המשך ופתיחה מחדש.

4. תאריך ושעה
ב"סוג תאריך" בוחרים "כולל תאריך" וממלאים "תאריך לביצוע" ו"זמן לביצוע". ברירת המחדל היא הרגע שבו נפתח הטופס. למשימה בלי מועד ברור בוחרים "ללא תאריך". בטופס שבמחשב יש לידם גם "תזכורת" ו"הצג ביומן": תזכורות למשימות ולפגישות: מה נשלח, למי ומתי.

הטופס במחשב. הליד כבר משויך, כי הפעילות נפתחה מהכרטיס שלו.

5. משייכים כרטיס
לוחצים על סמל החיפוש שליד הכרטיס ובוחרים ליד, לקוח או ספק. כרטיס שעוד לא קיים פותחים במקום: "חדש", ובחלון "הוספת כרטיס" בוחרים "ליד", "לקוח" או "ספק" ולוחצים "הוספה". הקישור "עיון בכרטיס" פותח את הכרטיס שנבחר, וה-X מנקה את הבחירה.

"הוספת כרטיס" מתוך הפעילות: ליד, לקוח או ספק.

6. עובד משויך
ב"עובד משויך" מופיעים אתם כברירת מחדל. שיוך לעובד אחר דורש את התוסף ניהול משתמשים, ואפשר לבחור רק עובד פעיל. התזכורות והמייל היומי נשלחים לעובד המשויך.

7. תיאור, ופרויקט אם יש
ב"תאור" כותבים מה צריך לעשות. זה שדה חובה, ופעילות בלי תיאור לא נשמרת. השדה "שם הפרויקט" דורש את התוסף ניהול פרויקטים, ובפעילות "מעקב" אפשר לרשום גם סכום לפרויקט: פעילות מעקב ב-CRM: סכום הכנסה או הוצאה לפרויקט.

8. משתתפים וקבצים
ב"משתתפים נוספים" לוחצים "הוסף משתתפים", מסמנים ב"רש' כרטיסים" לידים, לקוחות או ספקים, ולוחצים "בחר כרטיסים". אי אפשר להוסיף עובדים כמשתתפים, ובפעילות "אימייל" או "גבייה" אין משתתפים. ב"קבצים מצורפים" לוחצים "צרף קובץ" ומצרפים PDF, תמונה או Word. בפעילות חדשה הקובץ עולה אחרי השמירה.

בחירת משתתפים: רק לידים, לקוחות וספקים.

9. שומרים
אם התאריך שבחרתם כבר עבר, נפתח החלון "התראה בעת שמירת הפעילות" עם "תאריך הפעילות כבר עבר", ו"כן" ממשיך בשמירה. פעילות שנשמרה מופיעה ברשימות של העובד המשויך ובלשונית "Crm" של הכרטיס, וביומן העבודה אם יש לה תאריך וסימנתם "הצג ביומן".

פגישה בלי כרטיס לא נשמרת.

איפה מוצאים את הפעילות אחר כך, ואיך מסננים: רשימות הפעילויות: סינון, תצוגה לפי עובד וייצוא.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול לידים ומשימות (CRM) בביג בוס.