תזכורות למשימות ולפגישות: מה נשלח, למי ומתי

שלוש דרכים שבהן המערכת מזכירה לכם מה פתוח

עסקה יכולה ללכת לאיבוד רק בגלל שיחה שלא חזרתם אליה בזמן. כשלכל משימה ופגישה יש תאריך, המערכת יכולה להזכיר לעובד שאחראי עליה: מייל מסודר בכל בוקר, התראה לפני המועד, והתראה ביום שלפני פגישה. כך מתחילים את היום כשיודעים מה מחכה, ולא מגלים בסוף השבוע מה נשכח.

המדריך מסביר מה כל סוג תזכורת שולח, למי ומתי, ואיך קובעים תזכורת לפעילות.

התזכורות הולכות לעובד המשויך. כל התזכורות נשלחות לעובד שמופיע בפעילות ב"עובד משויך", במייל ובפעמון שבמערכת. אין תזכורות ב-SMS או בוואטסאפ.

המייל היומי

בכל בוקר בשעה 8:00, בימים א'-ו', כל עובד שיש לו פעילויות פתוחות להיום, או פעילויות שמועדן עבר, מקבל מייל אחד. במייל מופיעות הפעילויות שלו שמועדן היום, ובנפרד הפעילויות שמועדן כבר עבר ועדיין לא סומנו "בוצעה".

לא צריך להגדיר את המייל הזה. הוא נשלח לכל עובד שיש לו פעילויות כאלה, ולכן הדרך להפסיק לקבל פעילות במייל היא לסגור אותה, לעדכן לה תאריך חדש או למחוק אותה.

תזכורת לפני המועד

1. פותחים את הפעילות
בטופס הפעילות בוחרים ב"סוג תאריך" את "כולל תאריך", וממלאים "תאריך לביצוע" ו"זמן לביצוע". את התזכורת קובעים בטופס הפעילות במחשב.

2. בוחרים מתי להזכיר
ברשימה "תזכורת" בוחרים "15 דקות לפני", "30 דקות לפני", "שעה לפני" או "יום לפני". ברירת המחדל היא "ללא תזכורת".

האפשרויות ברשימה "תזכורת".

3. שומרים
בזמן שנבחר העובד המשויך מקבל התראה בפעמון, שמתחילה ב"תזכורת משימה:" וממשיכה בתיאור הפעילות ובמועד היעד, ובמקביל מייל תזכורת. לחיצה על ההתראה פותחת את הפעילות. ההתראה נעלמת מהפעמון כשמגיע מועד היעד.

תזכורת בפעמון: תיאור הפעילות ומועד היעד.

לדוגמה: קבעתם פגישה עם לקוח ביום שלישי בשעה 10:00, ובחרתם "שעה לפני". ביום שלישי בבוקר הפגישה מופיעה במייל היומי של העובד המשויך, ובסביבות השעה 9:00 מגיעה התזכורת בפעמון ובמייל. כדאי לכתוב ב"תאור" משפט ברור, כמו "פגישה במשרד של הלקוח, להביא את הדוגמאות", כי זה הטקסט שהעובד רואה בהתראה.

תזכורת נשלחת פעם אחת לכל מועד. אם מעדכנים לפעילות תאריך או שעה, נקבעת תזכורת חדשה לפי המועד החדש. פעילות שסומנה כבוצעה או נמחקה לפני זמן התזכורת לא תשלח אותה.

התראה על פגישה מחר

לכל פעילות מסוג "פגישה" שעדיין פתוחה, העובד המשויך מקבל בבוקר של היום שלפני הפגישה התראה בפעמון, עם שם הכרטיס שהפגישה איתו. ההתראה הזו מופיעה רק בפעמון, בלי מייל, ולחיצה עליה פותחת את הפגישה ברשימה. היא מגיעה לבד, גם בלי לבחור "תזכורת" בטופס.

כדי שהתזכורות יגיעו

• עובד משויך נכון: התזכורת הולכת למי שמופיע ב"עובד משויך". פעילות שהעברתם לעובד אחר תזכיר לו, ולא לכם. שיוך לעובד אחר דורש את התוסף ניהול משתמשים.
• שבת: בשבת לא נשלח המייל היומי.
• פעילות בלי תאריך: לפעילות "ללא תאריך" אין תזכורת לפני מועד, כי אין לה מועד. כשהמועד מתברר, מעדכנים תאריך ובוחרים תזכורת.
• פעילות שהסתיימה: מסמנים אותה "סמן כבוצעה", והיא יוצאת מהמייל היומי: סמן כבוצעה ופעילות המשך: סגירה, המשך ופתיחה מחדש.

מה עוד יש בטופס הפעילות: פעילות חדשה ב-CRM: סוג, תאריך, עובד משויך וכרטיס. ואת הפגישות והמשימות על לוח שנה רואים ביומן עבודה: יום, שבוע, חודש והיומן של כל עובד.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול לידים ומשימות (CRM) בביג בוס.