בעלי עסקים ומקצוע רבים, מעדיפים היום להציע ללקוחות שלהם אפשרות ליהנות מחשבוניות דיגיטליות במקום חשבוניות מודפסות. לשם כך, הם מתחברים למערכות ניהול עסק המאפשרות לייצר חשבוניות דיגיטליות בצורה פשוטה ונוחה. מערכת ביג בוס, היא דוגמא טובה לכך. בעזרתה אפשר לייצר חשבוניות דיגיטליות בצורה פשוטה ומהירה.
הפקת חשבוניות דיגיטליות היא פעולה פופולארית וכמעט סטנדרטית היום עבור בעלי עסקים ובעלי מקצוע בתחומים שונים. אפילו אם מדובר בבית עסק קטן, הרי שבעליו יעדיפו במקרים רבים להיעזר במערכת המאפשרת להנפיק חשבוניות דיגיטליות ולא חשבוניות רגילות, קרי מודפסות.
הנפקת חשבונית דיגיטלית – למה זה פופולארי ומשתלם
הנפקת חשבוניות דיגיטליות, ובשמן השני – חשבוניות ירוקות, נחשבת לפעולה פופולארית בקרב בעלי מקצוע ובעלי עסקים רבים ממספר סיבות:
- ראשית, זה הרבה יותר יעיל, נוח הן עבור בעל עסק או בעל מקצוע והן עבור הלקוח. במקום להשתמש במסמכים מודפסים, אפשר להשתמש במסמכים דיגיטליים שנשמרים במערכת, נשמרים במייל או בכל כונן גיבוי.
- שנית, חשבוניות דיגיטליות ניתן להעביר לגורמים שונים במקביל. לא רק לקוח, אלא גם לגורמים אחרים, בין אם זה יועץ מס, רואה חשבון או גורמים אחרים.
- שלישית, הנפקת חשבונית דיגיטלית הרבה יותר נוחה, פשוטה ומהירה, בוודאי אם יש צורך לאתר חשבוניות ישנות, אם יש צורך לעשות בהן שימוש חוזר.
- ארבע, הנפקת חשבונית דיגיטלית היא פעולה ידידותית לסביבה. במקום להדפיס עוד ועוד מסמכים, אפשר שהכל יתבצע דרך המחשב ויישמר בו.
- חמש, דרך הנפקת חשבונית דיגיטלית והמערכת בה משתמשים, ניתן להנפיק הרבה מאוד נתונים, ניתן לנתח את פעולות העסק בצורה הרבה יותר מקצועית, ובסופו של דבר לייצר קבלת החלטות בצורה הרבה יותר טובה.
- שש, היום אפשר להנפיק חשבוניות ולשלוח אותן לא רק למייל אלא גם למכשיר הסלולר באמצעות וואטסאפ או הודעות SMS רגילות.
לסיכום חלק זה, הרבה מאוד בעלי עסקים ובעלי מקצוע בוחרים היום להשתמש בגישה זו, בין אם הם עובדים באופן פרונטאלי מול לקוחות ובין אם באופן אונליין, בין אם מדובר בבעלי עסקים או מקצוע המספקים שירות במקום מסוים, ספציפי, ובין אם הם מספקים שירות בבית הלקוח או בכל מקום אחר.
איך אפשר להנפיק חשבוניות דיגיטליות דרך ביג בוס?
מערכת ביג בוס מציעה לעסקים ובעלי מקצוע, בתחומים שונים, אפשרות ליהנות מפונקציות שונות וייחודיות עבורם. בין היתר, המערכת מאפשרת להנפיק חשבוניות מכל הסוגים באופן דיגיטלי, כך שניתן להנפיק את החשבונית בתוכנה ולשלוח אותה במייל או בדרכים אחרות.
לשם כך, יש לבצע מספר פעולות:
- ראשית, יש לפתוח כרטיס לקוח ובו לציין את כל הפרטים שלו, בשביל לדעת למי יש לשלוח את החשבונית. בכרטיס יהיו מצויינים הפרטים הבאים: שם הלקוח (בין אם מדובר בעסק, ספק או גורם פרטי), מייל, טלפון, ח.פ אם יש צורך, ופרטים אחרים שיכולים לעזור בזיהוי הלקוח.
- שנית, אחרי שפותחים כרטיס לקוח אפשר לייצר עבורו מסמכים שונים, בין היתר, חשבוניות דיגיטליות. צריך לשים לב, שהחשבוניות ממוספרות, מה שעוזר לרישום, תיעוד, אך גם חשוב מאוד מבחינת דיווח לרשויות המס. המספור גם עוזר למצוא מסמכים בצורה מהירה (בנוסף לפרטים אחרים שיכולים לעזור בכך).
- שלישית, במסמך עצמו יש למלא את כל הפרטים החיוניים אודות העסקה והתמחור שלה. יש לציין איך בדיוק אמור להתבצע התשלום ואז אפשר לבחור איך להנפיק אותה, איך לייצר את המסמך וכיצד לשלוח אותו.
אחרי כל זה אפשר לייצר את התהליך ולדאוג לכך שהמסמכים יועברו אל הלקוח או הספק. בהמשך יהיה ניתן להשתמש בחשבוניות לדיווח וכן יהיה אפשר להוסיף אותן לדוחות שונים. המערכת מאפשרת לייצר דוחות של הכנסות והוצאות מרוכזות. למשל, אם יש צורך לייצר דוח הכנסות מרוכז עבור רואה חשבון או יועץ מס לצורך דיווח פעם בחודש או פעם בחודשיים, אז אין צורך להדפיס כל מסמך אלא אפשר לייצר דוח מפורט עם תיעוד של כל חשבונית על פי המספור שלהן.
חשוב לציין, הנפקת חשבוניות דיגיטליות היא רק פונקציה אחת משלל פונקציות שניתן לייצר דרך המערכת של ביג בוס. אומנם זה חלק מהותי אך הוא לא היחידי. המערכת מאפשרת לייצר מגוון רחב של מסמכים ונתונים, דוחות ופעולות אחרות חיוניות עבור כל בית העסק או בעל מקצוע. לדוגמא:
- הנפקת דוחות לשימוש פנימי או חיצוני.
- ניהול ספקים.
- ניהול לקוחות.
- מעקב גבייה.
- מעקב הוצאות ותשלומים.
- ניהול רכש ומלאי.
- ניהול מחירונים.
- יצירת חתימה דיגיטלית.
- סליקה של כרטיסי אשראי.
- יצירת תמונת מצב של בית העסק.
כל הפעולות האלה ופעולות רבות אחרות, הן חלק בלתי נפרד מהמערכת וממה שהיא מספקת למנויים. על חלק מהפעולות יש צורך לשלם תוספת תשלום, אך המנוי אותו רוכשים עבור שימוש במערכת, מספק את מרבית הפעולות באופן חופשי. ניתן להשתמש במערכת במשך 30 יום ללא תשלום ואז להחליט האם היא מתאימה לניהול העסק.
סיכום
אם אתם מחזיקים מעוניינים לייצר תהליכי עבודה נוחים, פשוטים, מהירים, זה הזמן ליצור איתנו קשר והצוות שלנו בחברת ביג בוס ישמח לעמוד לרשותכם ולספק לכם את כל המידע הרלוונטי אודות המערכת ולעזור לכם לבחור את המסלול הנכון עבורכם.
דרך מערכת ביג בוס, תוכלו להנפיק חשבוניות דיגיטליות בתנאים אופטימאליים. צרו איתנו קשר עוד היום והצוות שלנו ישמח לעזור לכם. אנחנו כאן לרשותכם!
שאלות – תשובות
כיצד אני יכול להנפיק חשבונית ללקוח אחרי שאני מסיים לספק לו שירות בבית או בעסק?
מערכת ביג בוס עובדת על שרתי ענן. זאת אומרת, שהמערכת הולכת איתך לכל מקום ואתה לא צריך לחזור אל המחשב בבית או בעסק בשביל להנפיק חשבונית. כל מה שעליך לעשות, זה להיכנס למערכת דרך מחשב, מכשיר פלאפון או טאבלט, ולייצר חשבונית ללקוח שלך. הכל נמצא בכף היד שלך, זמין עבורך.
יצרתי חשבונית לא נכונה, איך אני יכול לתקן אותה?
אחת האופציות שנמצאות במערכת היא חשבונית זיכוי. אחרי שזיהית שהחשבונית איננה נכונה (או להבדיל, אם הלקוח רוצה לבטל את העסקה ועליך להחזיר לו את הכסף), אז ניתן לייצר חשבונית זיכוי. זה פשוט ונוח בדיוק כמו להנפיק חשבונית דיגיטלית רגילה. כמובן שבעת הנפקת דוח חודשי, יהיה מצוין שישנה חשבונית זיכוי.
איפה ניתן לשמור את החשבוניות שהמערכת מייצרת?
בעיקרון, אפשר לשמור את החשבוניות בכל מקום שרוצים, אין מגבלה על כך. אך חשוב לדעת שהמערכת עצמה שומרת את החשבוניות באופן מאובטח ונגיש לבעל המנוי.
לכן, אם ייצרתם חשבונית ואתם רוצים לאתר אותה, לא אמורה להיות בעיה, זה יכול להתבצע בקלות רבה, מאחר והמערכת שומרת את כל החשבוניות שייצרתם.
יש לי מנוי ואני רוצה לעבור מסלול, האם זה אפשרי?
בהחלט. ניתן ליצור איתנו קשר ואנחנו נעזור במעבר ממסלול אחד לשני. בעיקרון, אנחנו ממליצים לנסות את המערכת שלנו במשך שלושים יום חינם, ללא התחייבות, ואז אפשר לבדוק איזה מסלול ישרת אתכם בצורה הטובה ביותר. כך לא תצטרכו לבצע שינויים בשלב מאוחר יותר. תוכלו ליהנות ממה שהמערכת מספקת.
