מייל ללקוח: העתק לעצמי, לרואה החשבון וקובץ מצורף

מי מקבל את המייל, ומה יש בו

כששולחים מסמך ללקוח במייל, לעיתים קרובות גם אתם צריכים עותק, וגם רואה החשבון. במקום להעביר כל מייל ביד, ביג בוס יכולה לשלוח את ההעתקים בעצמה, באותו מייל. שלוש תיבות סימון קובעות אם יצורף קובץ ומי יקבל העתק, והן חלות על כל מסמך שנשלח מהמערכת.

המדריך מסביר מה עושה כל תיבה ומה הלקוח מקבל בפועל. איך שולחים מסמך, מייל או וואטסאפ, מוסבר במדריך שליחת מסמך ללקוח: מייל, וואטסאפ, הדפסה ושליחה מרובה.

שלוש התיבות של הגדרות השליחה

התיבות נמצאות ב"פרטי חברה", בלשונית "הגדרות תפעול", בסעיף "הגדרות שליחה במייל".

1. "שלח מקור כקובץ מצורף"
כשהתיבה מסומנת, המייל כולל גם קובץ PDF של המסמך. כשהיא לא מסומנת, במייל יש כפתור לעיון במסמך, בלי קובץ מצורף. בחשבון חדש היא לא מסומנת.

2. "שלח לי העתק למייל"
העתק של כל מייל נשלח לכתובת שבשדה "מייל" בלשונית "פרטי חברה". זו כתובת העסק, ולכן ההעתק מגיע אליה גם כשעובד אחר שלח את המסמך. בחשבון חדש התיבה מסומנת.

3. "שלח העתק לרואה חשבון"
העתק נשלח לכתובת שבשדה "רו״ח – דוא״ל", בסעיף "הגדרות רואה חשבון" שבאותה לשונית. אם השדה ריק, לא נשלח העתק. בחשבון חדש התיבה לא מסומנת.

"הגדרות שליחה במייל": שלוש תיבות שחלות על כל מייל של מסמך.

ההעתקים גלויים ללקוח. ההעתק לעסק וההעתק לרואה החשבון נשלחים כהעתק רגיל (CC) באותו מייל, ולכן הלקוח רואה בכותרת המייל את הכתובות שקיבלו העתק. אם אתם לא רוצים שהלקוח יראה את כתובת רואה החשבון, השאירו את התיבה השלישית לא מסומנת והעבירו לו את המסמכים בדרך אחרת.

מה הלקוח מקבל

• השולח: המייל יוצא מכתובת של המערכת, והשם שמוצג הוא שם הבעלים מ"פרטי חברה". כשהלקוח לוחץ "השב", התשובה מגיעה לכתובת המייל של העסק.
• הנושא: שם העסק, סוג המסמך ומספרו, ושם הלקוח.
• הגוף: שם העסק, פנייה ללקוח, שורה על המסמך שנשלח (או ההערה שכתבתם בשדה "הערה ללקוח" בחלון השליחה), והכפתור "לעיון במסמך".
• הקובץ: מצורף רק כשהתיבה "שלח מקור כקובץ מצורף" מסומנת.
• כפתורים נוספים: "לפורטל הלקוח" מופיע רק עם התוסף פורטל לקוח, ו"לתשלום בכרטיס אשראי" רק עם התוסף דפי תשלום.

את נושא המייל ואת שאר הנוסח אי אפשר לערוך מהמסך. המקום לכתוב ללקוח כמה מילים הוא השדה "הערה ללקוח".

לאיזו כתובת המייל נשלח

בחלון השליחה השדה של כתובת הלקוח מתמלא מהכתובת שבמסמך, ואם אין, מהכתובת שבכרטיס הלקוח. אפשר לשנות אותה או להקליד כתובת אחרת לפני השליחה. במסמך ל"לקוח מזדמן" אין כרטיס, ולכן אם אין כתובת במסמך עצמו, מקלידים אותה בחלון.

מסמך שמפיקים מהטופס לא יוצא לבד. שולחים אותו בלחיצה: אחרי ההפקה, בכפתור "שליחת מסמך" שבתחתית המסמך, או מתפריט השורה ברשימת המסמכים. החריגים הם המסך "הפקת דחויים" וקליטת מסמכים מקובץ, שמתוארת בקליטת מסמכים מקובץ אקסל: מבנה, בדיקות ומה נוצר.

"אפשרויות שליחה" בתחתית מסמך שהופק: מייל או WhatsApp.

בדיקה קצרה לפני השליחה הראשונה

• השדה "מייל" ב"פרטי חברה" הוא הכתובת שאליה יגיעו ההעתקים והתשובות של הלקוחות. ודאו שזו תיבה שמישהו קורא.
• הכתובת של רואה החשבון נכונה, אם מסמנים את התיבה השלישית.
• קובץ מצורף או כפתור בלבד: אם הלקוחות שלכם מעדיפים לשמור את המסמך כקובץ, סמנו את התיבה הראשונה.

שאר ההגדרות שמשפיעות על כל מסמך מוסברות בהגדרות המסמכים: מה משנה כל לשונית בפרטי החברה. כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול והפקת מסמכים בביג בוס.