ייצוא לרואה חשבון: חשבשבת, מבנה אחיד ומה הרו״ח מקבל

ייצוא לרואה חשבון מביג בוס נעשה ממסך אחד — מנהלה ← דיווח לרשויות — ויוצאים ממנו ארבעה סוגי חומר: קבצי חשבשבת, דוח מע״מ, דוח מקדמות מס וקובץ במבנה אחיד. כאן נעבור על כל אחד: מה בדיוק יוצא, איך הוא נשלח ומה הרו״ח מקבל ביד. ואם השאלה שלכם היא באיזו שיטה העסק מנהל ספרים, התשובה נמצאת בהנהלת חשבונות חד צידית מול כפולה.

התממשקות למערכות הנהלת חשבונות — מה זה אומר בביג בוס

“התממשקות” נשמעת כמו חיבור חי בין שתי תוכנות. בביג בוס, ההתממשקות לחשבשבת ולתוכנת הנהלת החשבונות של הרו״ח היא ייצוא קבצים: אתם מפיקים את הקבצים לתקופה, והרו״ח קולט אותם לתוכנה שלו. לכן הספרים אצלו מתעדכנים כשהוא קולט קבצים — לא בכל פעם שאתם מפיקים חשבונית.

למי שצריך לחבר מערכות אחרות ברמת קוד יש ממשק API ו-Webhook — תוסף נפרד בתשלום. להעברת החומר לרו״ח הוא לא נדרש.

המסך: מנהלה ← דיווח לרשויות

כל מה שיוצא לרו״ח יושב במסך אחד, בארבע לשוניות. לכל לשונית פורמט ודרך שליחה משלה:

דיווח לרו״ח: קבצי חשבשבת במייל

בלשונית “דיווח לרו״ח” בוחרים חודש התחלה וחודש סיום, וקובעים מה ייכנס לקבצים בשלושה מתגים: “לכלול קבלות” · “לכלול הוצאות” (מופיע כשמודול ניהול ספקים והוצאות פעיל) · “לכלול כרטיסי מערכת”. מה לסמן — כדאי לסכם פעם אחת עם הרו״ח.

הרו״ח מקבל שבעה קבצים:

• Heshin.dat ו-Heshin.prm – לקליטת לקוחות וספקים.
• Movein.dat – לקליטת תנועות המסמכים בחשבשבת DOS.
• Movein.doc ו-Movein.prm – לקליטת תנועות המסמכים בחשבשבת חלונות.
• DataReport.pdf – דוח העברת תנועות, לבדיקה מה עבר.
• MaamReport.pdf – דוח מע״מ לאותה תקופה.

לחיצה על “שלח קבצים במייל” פותחת חלון שליחה, ושדה המייל כבר ממולא בכתובת הרו״ח מהגדרות החברה. הקבצים יוצאים במייל בלבד — אין במסך כפתור שמוריד אותם למחשב.

לפני השליחה: המערכת בודקת שחשבונות המערכת מוגדרים. אם חסר קוד חשבון, נפתח דיאלוג שגיאה והשליחה נעצרת. ואם אין נתונים לתקופה, מופיעה ההודעה “לא נמצאו נתונים עבור הדיווח”.

בתוך קובץ התנועות, כל מסמך — חשבונית מס, קבלה, חשבונית זיכוי, חשבונית ספק ותשלום לספק — מתורגם לפקודת יומן שהרו״ח קולט. הפקודות קיימות רק בקובץ; במערכת עצמה אין ספר יומן.

נסו את מערכת ביג-בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

מבנה אחיד: OPENFRMT.zip — ולמה זה לא אותו קובץ

הלשונית “יצוא נתונים במבנה אחיד” מפיקה קובץ OPENFRMT.zip, להורדה בלבד, ובו ארבעה קבצים: INI.txt · BKMVDATA.txt · AhidReport.pdf לעיון בתוצאות הייצוא · AhidVerificationReport.pdf לאימות הנתונים.

המבנה האחיד הוא פורמט שרשות המסים הגדירה, והמטרה שלו כתובה בהוראות להפקת קבצים במבנה אחיד: בסיס לביקורת של רשויות המס בלי תלות בתוכנה שהפיקה את הנתונים, וגמישות במעבר מתוכנה לתוכנה. גרסת המבנה שהמערכת מפיקה היא 1.31.

ומכאן ההבדל: קבצי חשבשבת נועדו לקליטה בתוכנת הנהלת החשבונות של הרו״ח; המבנה האחיד נועד לביקורת ולמעבר בין תוכנות. אם הרו״ח מבקש מבנה אחיד — זה הקובץ. אם הוא קולט תנועות לחשבשבת — אלה הקבצים מהלשונית הראשונה.

דוח מע״מ ומקדמות מס — מה הרו״ח מקבל

שתי הלשוניות האמצעיות מחשבות לתקופה שבחרתם. בשתיהן יש כפתור “הורד דוח” וכפתור “שלח דוח במייל”, וכתובת הנמען שממולאת מראש היא הדוא״ל של הרו״ח.

• דוח מע״מ – שש שורות, מ“עסקאות פטורות מע״מ” ועד “סה״כ מע״מ לתשלום”, מחושבות לפי מסמכי החשבונית ולא לפי קבלות.
• מקדמות מס – המסך “מקדמות מס לתשלום”, כולל שורת “סיכום ניכויים במקור” שנאספת מהקבלות. איך השורה הזו נבנית — במדריך ניכוי מס במקור.

משתמש רואה חשבון והעתק של כל מסמך

מעבר לקבצים, אפשר לתת לרו״ח כניסה משלו. בהגדרות החברה, בלשונית “הגדרות תפעול”, בסקשן “הגדרות רואה חשבון”, יש שלושה שדות: רו״ח – שם משתמש · רו״ח – סיסמה · רו״ח – דוא״ל.

חשוב לדעת: המשתמש הזה נכנס בהרשאה של עובד — אין תפקיד ייעודי של רואה חשבון עם הרשאות מוגבלות. הוא לא מופיע ברשימת העובדים, אבל ההרשאה שלו היא הרשאת עובד.

הדוא״ל שבסקשן הזה משמש גם את הצ׳קבוקס “שלח העתק לרואה חשבון” שב“הגדרות שליחה במייל”: כשהוא מסומן, מסמך שיוצא ללקוח במייל יכול לצאת אוטומטית גם לרו״ח.

ומה לא יוצא מהמערכת

מעבר לארבע הלשוניות, כמעט כל רשימה במערכת — כרטסת לקוח, חשבוניות לגבייה, תקבולים, שיקים — יוצאת לאקסל או ל-PDF מהאייקונים שבראשה. הרשימות האלה הן גם הבסיס לגביית חשבוניות מלקוחות. ומה שלא קיים:

• ייצוא לתוכנות אחרות – הפורמטים הם חשבשבת, מבנה אחיד, Excel ו-PDF. אין ייצוא ייעודי לריווחית, Priority, SAP או חשבונית ירוקה.
• קליטת מבנה אחיד – המערכת מפיקה קובץ במבנה אחיד, אבל לא קולטת קובץ כזה ממערכת אחרת.
• ספרים – אין במערכת ספר יומן, מאזן בוחן או סגירת שנה. הספרים מנוהלים אצל הרו״ח.

שגרת העברה לרו״ח — ארבעה צעדים

• פעם אחת – למלא את “הגדרות רואה חשבון” ולוודא מול הרו״ח שחשבונות המערכת מוגדרים.
• בכל תקופת דיווח – בלשונית “דיווח לרו״ח” לבחור חודשים, לסמן את המתגים שסיכמתם, ולשלוח.
• באותה הזדמנות – לשלוח את דוח המע״מ ואת דוח המקדמות לאותה תקופה, אם הרו״ח מבקש אותם.
• כשמבקשים – להוריד קובץ מבנה אחיד מהלשונית הרביעית ולהעביר אותו.

שאלות נפוצות

אפשר לחבר את ביג בוס ישירות לחשבשבת?
החיבור לחשבשבת הוא בקבצים: בלשונית “דיווח לרו״ח” מפיקים את קבצי Heshin ו-Movein, הם נשלחים במייל, והרו״ח קולט אותם לחשבשבת שלו. לחיבור מערכות אחרות ברמת קוד יש API ו-Webhook — תוסף נפרד בתשלום.

אפשר לייצא נתונים מביג בוס לתוכנות אחרות?
כן, בפורמטים חשבשבת, מבנה אחיד, Excel ו-PDF. אין ייצוא ייעודי לריווחית, Priority, SAP או חשבונית ירוקה.

מה ההבדל בין קבצי חשבשבת לקובץ מבנה אחיד?
קבצי חשבשבת נועדו לקליטה בתוכנת הנהלת החשבונות של הרו״ח ונשלחים במייל. קובץ המבנה האחיד (OPENFRMT.zip) הוא פורמט שרשות המסים הגדירה לביקורת ולמעבר בין תוכנות, והוא יורד למחשב.

אפשר להוריד את קבצי חשבשבת במקום לקבל אותם במייל?
לא. בלשונית “דיווח לרו״ח” הקבצים נשלחים במייל בלבד. קובץ המבנה האחיד, לעומת זאת, יורד למחשב בלבד.

לרו״ח יש כניסה משלו למערכת?
אפשר להגדיר לו שם משתמש, סיסמה ודוא״ל ב“הגדרות רואה חשבון”. הכניסה היא בהרשאת עובד — אין תפקיד ייעודי של רואה חשבון עם הרשאות מוגבלות.

נסו את מערכת ביג-בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

מאמרים נוספים שיעניינו אתכם

• הנהלת חשבונות חד צידית מול כפולה — מה ההבדל, מי קובע איזו שיטה חלה, ומה אתם עושים מול מה שהרו״ח עושה.
• גביית חשבוניות מלקוחות — דוח גיול חובות, מכתב התראה וחשבונית שנשארה פתוחה.
• ניכוי מס במקור — איך רושמים אותו בקבלה, ואיך הוא מגיע לדוח המקדמות.
• רואה חשבון לעוסק פטור — מתי באמת צריך מייצג, ומה אפשר לעשות לבד.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.