מחשבון: כמה עולה לכם לנהל סוכנות על כמה מערכות נפרדות – EzBigBoss

אתם לא משלמים על תוכנה אחת. אתם משלמים על ארבע. סמנו במחשבון את הכלים שהסוכנות משלמת עליהם, עדכנו לכל אחד את הסכום החודשי, וקבלו כמה הם עולים יחד בחודש ובשנה.

למה המספר הזה תמיד יוצא גבוה ממה שחשבתם

הסוכנות גדלה, וכל צורך חדש קיבל כלי משלו: תוכנת חשבוניות כשהתחלתם להוציא קבלות, CRM כשהלידים הפסיקו להיכנס לאקסל, מערכת פרויקטים כשהצוות עבר שלושה אנשים, וכלי אוטומציה שתפקידו היחיד הוא לגרום לשלושת הראשונים לדבר. כל אחד מהם היה החלטה נכונה ביום שקיבלתם אותה.

הבעיה היא לא הכלי הבודד. היא הסכום. רוב בעלי הסוכנויות יודעים כמה עולה כל מנוי בנפרד, ומעטים יודעים כמה יוצא מהחשבון בכל חודש על כולם יחד, ובעיקר כמה זה מצטבר בשנה. שלוש סיבות חוזרות אצל כמעט כל סוכנות:

המנויים לא במקום אחד. כל כלי מחייב בתאריך אחר, חלקם בכרטיס אשראי אחר, וחלקם בדולרים. אין רגע אחד בחודש שבו רואים את הסכום המלא, ולכן הוא אף פעם לא מרגיש גדול.

התמחור לפי משתמש. רוב מערכות ה-CRM וניהול הפרויקטים מתמחרות לפי משתמש (per seat). כשהצוות גדל מארבעה לשישה, שני מנויים חדשים מצטרפים בשקט לשלוש מערכות שונות בבת אחת. בביג בוס, התוסף לניהול מספר משתמשים הוא תשלום חודשי קבוע, בלי הגבלה על מספר המשתמשים, ובמסלול בוסט הוא כלול.

שכבת החיבור עולה כסף בפני עצמה. כלי האוטומציה לא עושה שום עבודה שהלקוח משלם עליה. הוא קיים אך ורק כדי להעביר נתונים בין מערכות שלא נבנו לדבר זו עם זו, ובדרך כלל מתומחר לפי מספר הפעולות, כלומר מתייקר בדיוק כשהעסק גדל.

דוגמה: סוכנות שמשלמת על ארבעה כלים

הסכומים כאן הם דוגמה להמחשה, לא המחיר של ספק מסוים. הסוכנות מסמנת במחשבון את ארבעת הכלים ומזינה לכל אחד את הסכום החודשי, לכל המשתמשים יחד:

• תוכנת חשבוניות – 120 ₪ לחודש.
• CRM לניהול לידים – 180 ₪ לחודש.
• ניהול פרויקטים – 150 ₪ לחודש.
• אוטומציה בין הכלים – 90 ₪ לחודש.
• סה״כ לחודש – 540 ₪.
• סה״כ לשנה – 540 ₪ × 12 חודשים = 6,480 ₪.

לצד הסכום, התוצאה מציגה עוד שני מספרים: 4 מערכות נפרדות ו-4 חיובים נפרדים לעקוב אחריהם. הם לא עולים כסף בעצמם, אבל כל אחד מהם הוא עוד כניסה, עוד חשבון ועוד תאריך חיוב שמישהו בסוכנות צריך לזכור. אם חלק מהכלים מתומחרים לפי משתמש, עדכנו את הסכום כשהצוות גדל. אחרי החישוב הראשון, כל שינוי בסכום או בסימון מעדכן את התוצאה.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

מה שלא מופיע בחשבונית

העלות שהמחשבון מציג היא רק המנויים. שלושה דברים נוספים לא נכנסים לשם, והם לרוב יקרים יותר:

ההתאמה הידנית בסוף החודש. לקוח ששילם מופיע במערכת אחת, הפרויקט שלו בשנייה, והחשבונית שהופקה בשלישית. מישהו בסוכנות מצליב את זה ידנית, כל חודש. בביג בוס, הלקוח, המסמכים שהופקו לו ומעקב הגבייה נמצאים באותה מערכת.

הנתון שנופל בין המערכות. ליד שנכנס ולא עבר ל-CRM, שעות שנרשמו ולא חויבו, ריטיינר שהסתיים ולא הופסק. כל אחד מהם הוא כסף שלא נכנס, ואף אחד לא מגלה אותו עד שמישהו מחפש.

הזמן שמושקע בתחזוקת החיבורים. כלי אוטומציה שנשבר בגלל עדכון API בצד אחר הוא לא אירוע נדיר, ומישהו בסוכנות צריך לזהות אותו ולתקן.

מה עושים עם המספר

המחשבון לא נועד לשכנע אתכם להחליף הכל מחר. הוא נועד לתת לכם מספר אחד שאפשר להסתכל עליו, ולשאול שתי שאלות פשוטות:

האם כל כלי בסטאק עדיין מצדיק את עצמו? לא כל מנוי שנפתח לפני שנתיים עדיין בשימוש יומיומי. שווה לעבור על הרשימה שסימנתם ולבדוק מי באמת נפתח השבוע.

כמה מהצרכים האלה יכולים לשבת במקום אחד? ככל שיותר מהעבודה יושבת במערכת אחת (לקוחות, מסמכים, גבייה), כך נדרשות פחות התאמות ידניות ופחות שכבות חיבור.

שאלות נפוצות

המחשבון מחשב לפני מע״מ או אחרי?
הוא מחבר את מה שהזנתם, כמו שהוא. אם הזנתם את הסכומים לפני מע״מ, גם התוצאה לפני מע״מ. אם הזנתם את מה שיורד בפועל מהכרטיס, התוצאה היא מה שיורד בפועל.

איך מזינים כלי שמחויב בדולרים, או פעם בשנה?
המחשבון עובד בשקלים ולחודש. כלי שמחויב בדולרים: הזינו את הסכום בשקלים כפי שהוא מופיע בחיוב בכרטיס. מנוי שנתי: חלקו את החיוב השנתי ב-12. כלי שאתם משתמשים בו בחינם: הזינו 0.

למה המחשבון לא מראה כמה אחסוך אם אעבור לביג בוס?
כי זה תלוי במסלול ובתוספים שתבחרו. מודול CRM כלול רק במסלול בוסט, וניהול ריטיינרים ומעקב פרויקטים הם תוספים בתשלום בכל המסלולים. הפירוט המלא נמצא בעמוד התמחור, והמחירים שם אינם כוללים מע״מ.

אפשר לתת גישה לכל הצוות?
כן, דרך התוסף לניהול מספר משתמשים: תשלום חודשי קבוע, בלי הגבלה על מספר המשתמשים. במסלול בוסט הוא כלול, ובשאר המסלולים הוא תוסף בתשלום.

אפשר לנסות את מודול הריטיינרים לפני שמשלמים עליו?
כן. ניהול ריטיינרים הוא תוסף בתשלום, אבל בתקופת הניסיון של 45 יום אפשר להפעיל אותו בחינם. מסמך החיוב מופק אוטומטית לפי התדירות שהגדרתם.

איך ביג בוס עוזרת

ביג בוס, מבית פתרון יעיל, היא מערכת ענן לניהול העסק, מעל 20 שנה בשוק. זה מה שנכלל בה ומה מתווסף, לפי עמוד התמחור:

• בכל המסלולים – ניהול ומעקב לקוחות, הפקה ומעקב של מסמכי העסק, מעקב לגבייה, דשבורד ודוחות, הרשאת רו״ח ותמיכה מלאה, גם בטלפון.
• מודול CRM – ניהול הפעילות מול לקוח, ליד או ספק. כלול במסלול בוסט, ותוסף בתשלום בבייסיק ובביזנס.
• כמה משתמשים – תשלום חודשי קבוע, בלי הגבלה על מספר המשתמשים. כלול בבוסט, ותוסף בתשלום בשאר המסלולים.
• ניהול ריטיינרים – מסמך החיוב מופק אוטומטית לפי התדירות שהגדרתם. תוסף בתשלום בכל המסלולים, ואפשר להפעיל אותו בחינם בתקופת הניסיון.
• מעקב פרויקטים – ניהול פרויקטים, כולל שיוך הכנסות והוצאות לכל פרויקט. תוסף בתשלום בכל המסלולים.
• API ו-WebHook – לחיבור האתר או היישום שלכם לביג בוס. כלולים בבוסט, ותוספים בתשלום בשאר המסלולים.

הדרך הבטוחה לבדוק היא פשוט לנסות: 45 יום ניסיון מלא, בלי כרטיס אשראי. המחירים בעמוד התמחור אינם כוללים מע״מ.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

מאמרים נוספים שיעניינו אתכם

• מחשבון מס הכנסה לעצמאי — כמה מס תשלמו על ההכנסה, לפי המדרגות ונקודות הזיכוי.
• מחשבון מע״מ — הוספה וחילוץ של 18% בשנייה, עם שלושת המספרים של החשבונית.
• מחשבון שוטף פלוס — מתי הלקוח באמת משלם: שוטף, שוטף+30, +60 ו-+90.
• איך מתמחרים ריטיינר — ממיפוי תכולת השירות ועד התאמת המחיר לגודל הלקוח.
• איך ריטיינר משפיע על הכנסות העסק — מה משתנה בהכנסה החודשית, ואיך מנהלים ריטיינר נכון.
• איך מתמחרים פרויקט — לפי שעות או במחיר קבוע, ומה לומדים מהשעות של הפרויקט הקודם.
• תכנון פרויקט: מה זה כולל — שעות מתוכננות מול בפועל, שיוך הוצאות לפרויקט ותזרים.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.