העלאת מחירים בעסק קטן: איך מעדכנים מחירון בלי לאבד לקוחות

העלאת מחירים בעסק קטן עוברת בשלום כשעושים שלושה דברים, בסדר הזה: מחליטים קודם על מה להעלות ובכמה, מעדכנים את המחירון במקום אחד ובודקים את התוצאה לפני ששומרים, ומודיעים ללקוחות לפני שהמחיר החדש מופיע במסמך. המאמר עובר על שלושת השלבים, ועל שני מקומות שבהם קל לפספס: לקוחות עם מחיר מיוחד, והצעות מחיר שכבר יצאו.

המאמר שייך לסדרה על ניהול מחירונים בעסק קטן. מי שמחפש רק את הלחיצות במסך ימצא אותן במדריך עדכון מחירים גורף במחירון.

מתי זה הזמן להעלות מחירים

ההחלטה מגיעה בדרך כלל מסימן בשטח, לא מתוכנית שנתית. ארבעה סימנים שכדאי לעצור עליהם:

• העלות שלכם עלתה – הספק העלה מחיר, או שהחומרים, המשלוחים או שעות העבודה עולים יותר. כל עוד המחיר ללקוח לא זז, הפער יורד מהרווח.
• נשאר לכם פחות מכל עסקה – המחזור דומה, אבל בסוף החודש נשאר פחות.
• המחירון לא עודכן הרבה זמן – כל שנה בלי עדכון הופכת את הקפיצה הבאה לגדולה יותר, וקשה יותר להסביר אותה.
• המחירים בפועל כבר זזו – בטלפון או במסמך עצמו אתם גובים מחיר אחר ממה שכתוב במחירון, וכל מסמך תלוי בזיכרון של מי שמפיק אותו.

על מה להעלות ובכמה: קודם החלטה, אחר כך מספר

לא חייבים להעלות הכול באותה מידה. לפני שבוחרים מספר, עונים על שלוש שאלות:

• אילו פריטים – כל המחירון, או רק קבוצה: מוצרים שהעלות שלהם עלתה, שירות מסוים, או פריטים שלא עודכנו מזמן.
• לאילו לקוחות – לקוחות שמשלמים את המחיר הרגיל, לקוחות שעובדים לפי מחירון משותף כמו מחירון סיטונאי, ולקוחות עם מחירים אישיים. לכל קבוצה אפשר להחליט אחרת. ההסבר על שלוש הקבוצות במדריך ללא, עצמי או מנוהל: איזה מחירון מתאים לכל לקוח.
• בכמה – את המספר רק אתם יכולים לקבוע, לפי העלויות, הרווח שאתם צריכים מכל עסקה והקשר עם הלקוחות. אין אחוז אחד שמתאים לכל עסק.

שימו לב ללקוחות עם מחיר מיוחד. לקוח שסיכמתם איתו מחיר מיוחד לפריט מסוים לא זז יחד עם המחירון המשותף. כשמעדכנים את המחירון, המחיר המיוחד שלו נשאר כמו שהיה, וממשיך לגבור במסמכים שלו. לפעמים זה בדיוק מה שרציתם, ולפעמים זה לקוח שימשיך לקבל את המחיר הישן בלי שמישהו החליט על כך. לכן מכינים מראש רשימה של הלקוחות האלה ומחליטים על כל אחד בנפרד. איך משנים מחיר כזה ואיך מחזירים לקוח למחירי המחירון, במחיר מיוחד ללקוח אחד: מחירון עצמי וחריג ללקוח.

העדכון עצמו: היקף, מכפלה ובדיקה לפני ששומרים

בתוכנה שיש בה מחירונים לא עוברים פריט פריט. בוחרים מה מעדכנים, מקלידים מספר אחד ובודקים את התוצאה לפני שהיא נשמרת:

• גיבוי – לעדכון גורף אין כפתור ביטול. לפני עדכון גדול מייצאים את המחירון לאקסל, כדי שאפשר יהיה להחזיר ממנו את המחירים הקודמים. איך מייצאים ומייבאים בחזרה, בייבוא וייצוא מחירון לאקסל.
• היקף – כל המחירון, או רק הפריטים שסיננתם קודם. כך מעלים קבוצה אחת בלי לגעת בשאר.
• מכפלה – המחיר החדש הוא המחיר הקודם כפול מספר אחד. בחלון של ביג בוס מופיעה הדוגמה “1.25 – תוספת של 25% למחיר”. את המספר כותבים עם נקודה, לא עם פסיק.
• תצוגה מקדימה – לפני שמשהו משתנה, המערכת סופרת כמה פריטים יעודכנו ומציגה את המספר. זה השלב שלא מדלגים עליו: אם המספר לא תואם את מה שציפיתם, עונים “לא” ובודקים את הסינון.
• בדיקה אחרי השמירה – פותחים כמה פריטים ובודקים את המחירים החדשים, ואחר כך עוברים על רשימת הלקוחות עם המחיר המיוחד.

המחיר לא מתעגל בשבילכם. המחיר החדש נשמר עם שתי ספרות אחרי הנקודה, ולא כמחיר “עגול”. מחיר של 49.90 שמוכפל ב-1.05 יוצא 52.40. אם המחירים שלכם מסתיימים ב-90 אגורות, תקנו את הפריטים האלה אחרי העדכון, או סדרו אותם בקובץ האקסל ויבאו.

מחירון שמחושב ממחירון אחר, למשל מחירון סיטונאי בהנחה קבועה מהמחירון הרגיל, מתעדכן יחד איתו מיד, בלי פעולה נוספת. ההסבר במחירון נגזר: הנחה או תוספת קבועה על מחירון בסיס.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

הודעה על העלאת מחירים: מה לכתוב ללקוחות ומתי

לקוח שמגלה את המחיר החדש בחשבונית מרגיש שהפתיעו אותו. לקוח שקיבל הודעה מסודרת יודע למה לצפות ויכול לשאול בזמן. לכן ההודעה יוצאת לפני שהמחיר החדש מופיע במסמך הראשון, ומשאירה ללקוח זמן להתארגן. הודעה טובה עונה על ארבע שאלות:

• ממתי – התאריך שבו המחירים החדשים נכנסים לתוקף.
• מה משתנה – אילו פריטים או שירותים, ובכמה. וגם מה לא משתנה, למשל הצעות מחיר שכבר אישרתם.
• למה – משפט אחד, ענייני, בלי התנצלות ובלי פירוט של כל עלות.
• למי פונים – שם ודרך ליצור קשר.

נוסח לדוגמה: שלום (שם הלקוח), רצינו לעדכן אתכם מראש: החל מ(התאריך) יעודכנו המחירים של (הפריטים או השירותים). הסיבה היא (משפט אחד, למשל עלייה במחירי החומרים אצל הספקים שלנו). הצעות מחיר שכבר אישרתם יחויבו במחיר שנקבע בהן. מצורף המחירון המעודכן שלכם, ולכל שאלה אפשר לפנות אל (שם) ב(טלפון או מייל). תודה על העבודה המשותפת, (שם העסק).

שולחים בערוץ הרגיל מול הלקוח: מייל, וואטסאפ, ושיחה אישית ללקוחות הגדולים. ללקוח שעובד לפי מחירון משלו אפשר לצרף את המחירון המעודכן שלו, כקובץ אקסל או PDF שמייצאים מהלשונית “מחירון” בכרטיס שלו.

אם יש לכם הסכם מחיר חתום עם לקוח, בדקו מה כתוב בו לפני שאתם משנים. לשאלה משפטית פנו לעורך דין.

מה קורה להצעות מחיר והזמנות שכבר יצאו

הצעת מחיר ששלחתם לפני העדכון נשארת עם המחירים שכתובים בה, וכך גם הזמנה פתוחה. כשיוצרים ממנה מסמך המשך, למשל חשבונית מס מהצעת מחיר, השורות עוברות עם המחיר שבהצעה ולא עם המחיר החדש במחירון. אם החלטתם לכבד הצעות ישנות, זה בדיוק מה שצריך. אם לא, מתקנים את המחיר בשורה לפני ההפקה.

המלכודת: המחיר הישן חוזר למחירון של הלקוח. ללקוח עם מחירון אישי, חשבונית מס מעדכנת את המחירון שלו לפי המחירים שבשורות, בלי לשאול. חשבונית שיצאה במחיר הישן, למשל מהצעה שכיבדתם, מכניסה את המחיר הישן בחזרה למחירון של הלקוח, והוא יוצע לו גם במסמך הבא. לכן אחרי חשבונית כזו פותחים את הלשונית “מחירון” בכרטיס הלקוח ומעדכנים את הפריט שוב. בהפקת הצעת מחיר המערכת שואלת קודם, בחלון “עדכון מחירון הלקוח”, וכשהמחיר הישן ניתן פעם אחת בלבד עונים “לא לעדכן”. הפירוט בעדכון מחירון ממסמכים והיסטוריית מחיר לפריט.

מסמכים שכבר הופקו לא משתנים כשמעדכנים מחירון. חשבונית שיצאה נשארת במחירים שלה.

איך ביג בוס עוזרת להעלות מחירים, ומה היא לא עושה

ניהול מחירונים בביג בוס הוא תוסף בתשלום, והפירוט בעמוד המסלולים. גם בתקופת הניסיון הוא לא נדלק לבד, ומדליקים אותו ידנית ב“פרופיל משתמש” ← “תוספים”.

• מחירון שלם במכפלה אחת – הכפתור “עדכון מחירון” מעדכן את כל המחירון או רק את הפריטים שבסינון. לפני השינוי נפתח החלון “אישור עדכון מחירון” עם מספר הפריטים שיעודכנו. פריטים במחיר 0 מדולגים, ומכפלה 0 נחסמת.
• מחירונים שמחושבים זה מזה – מחירון נגזר מתעדכן ברגע שמחירון הבסיס שלו מתעדכן.
• מחיר מיוחד נשאר במקומו – מחיר שנקבע ללקוח אחד לא משתנה בעדכון המחירון, ובלשונית “מחירון” שלו הוא מסומן “עודכן ע״י המשתמש”.
• תיעוד לכל פריט – כל פריט שעודכן נרשם בהיסטוריית המחיר שלו עם המקור “עדכון מחירון”.
• המחירון בקובץ – ייצוא לאקסל או ל-PDF, לגיבוי או לצירוף להודעה ללקוח.

מה היא לא עושה: היא לא מחליטה בשבילכם בכמה להעלות, ולא מעגלת את המחירים החדשים למחיר “עגול”. היא לא שולחת ללקוחות הודעה על השינוי, ואת ההודעה שולחים בעצמכם. לעדכון גורף אין כפתור ביטול, והיסטוריית המחיר לקריאה בלבד, כך שאי אפשר לבחור בה מחיר ישן ולהחזיר אותו. והיא לא משנה מחירים במסמכים שכבר הופקו.

למה עסקים שמעלים מחירים עושים את זה בביג בוס: כי מאות מחירים מתעדכנים בפעולה אחת, ולפני שמשהו נשמר רואים כמה פריטים ישתנו. לקוח עם מחיר מיוחד לא מקבל העלאה בטעות, כי המחיר שלו נשאר כמו שהיה עד שתחליטו אחרת, וכל שינוי נרשם בהיסטוריה של הפריט. אפשר לנסות את הכול 45 יום בחינם, בלי התחייבות.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

שאלות נפוצות

אפשר להעלות מחירים רק ללקוחות חדשים?
כן, אם מפרידים ביניהם במחירונים: מחירון משותף חדש במחירים המעודכנים ללקוחות החדשים, והקיימים נשארים על המחירון הקודם עד שתחליטו להעביר אותם. כל לקוח משויך למחירון משותף אחד בלבד.

עדכנתי את המחירון בטעות. אפשר לבטל?
אין כפתור ביטול לעדכון גורף. אם ייצאתם את המחירון לאקסל לפני העדכון, מייבאים את הקובץ בחזרה. בלי קובץ כזה מתקנים פריט פריט, בעזרת היסטוריית המחיר שמראה מה היה המחיר לפני השינוי.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

מאמרים נוספים שיעניינו אתכם

• ניהול מחירונים בביג בוס: מחיר לכל לקוח, בכל מסמך — כל מדריכי התוסף.
• עדכון מחירים גורף במכפלה והחזרה למחיר בסיס — הצעדים במסך.
• מחיר מיוחד ללקוח אחד: מחירון עצמי וחריג ללקוח — מחיר אישי ללקוח.
• עדכון מחירון ממסמכים והיסטוריית מחיר לפריט — מתי מסמך משנה מחירון.
• מה זה ניהול מחירונים בעסק ואיך עושים את זה נכון — בניית מחירון מלכתחילה.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.