עדכון מחירון ממסמכים והיסטוריית מחיר לפריט

המחיר שגביתם נשמר לפעם הבאה

מחיר של לקוח משתנה לעתים תוך כדי עבודה: הנחה שסוכמה בטלפון, או מחיר חדש שהוקלד ישר במסמך. קל לשכוח לעדכן אותו גם ברשימה. ביג בוס יכול לשמור את המחיר מתוך המסמך עצמו, ולכל פריט במחירון נשמרת היסטוריה: מי שינה, מתי, ומאיזה מקור.

המדריך מסביר מתי מסמך מעדכן את המחירון, מה חשוב לדעת לפני שמפיקים מסמך במחיר חד פעמי, ואיך קוראים את היסטוריית המחיר.

מתי מסמך מעדכן מחירון

העדכון קורה בהפקה סופית של מסמך ללקוח, והוא תלוי בסוג המסמך ובמצב המחירון בכרטיס. בהפקת הצעת מחיר ללקוח "עצמי", כשהמחיר במסמך שונה מהמחירון שלו, המערכת שואלת קודם: נפתח החלון "עדכון מחירון הלקוח", והמחירון מתעדכן רק אם עונים "עדכן מחירון". בהפקת חשבונית מס המחירים נשמרים במחירון לבד. ומה קובע מצב המחירון בכרטיס:

1. לקוח "עצמי"
בכרטיס מופיע הכיתוב הקבוע "עדכון מחירים ממסמכים", ואין תיבה לבטל אותו. חשבונית מס שומרת את המחיר במחירון לבד. מהצעת מחיר המחיר נשמר רק אם עניתם "עדכן מחירון" בחלון שנפתח אחרי ההפקה.

2. לקוח "מנוהל"
רק כשבכרטיס מסומנת התיבה "עדכון מחירים ממסמכים". המחיר נשמר כחריג ללקוח. החריג הראשון לפריט נוצר גם כשהמחיר במסמך זהה למחיר המחירון, ומאותו רגע הפריט הזה כבר אינו מתעדכן ללקוח משינויים במחירון המשותף.

3. לקוח "ללא"
אין מחירון לעדכן, והמסמך אינו משנה דבר.

מה נשמר כשהמחירון מתעדכן: לכל שורה שהמחיר והכמות בה גדולים מאפס נשמר המחיר ללקוח, לפי המק״ט, או לפי שם הפריט כשאין מק״ט. כשאותו פריט מופיע במסמך פעמיים, השורה הראשונה קובעת.

החלון אחרי הצעת מחיר. אחרי שמאשרים את הפקת ההצעה נפתח החלון "עדכון מחירון הלקוח". כתוב בו שבמסמך יש פריטים במחיר שונה מהמחירון של הלקוח, ולכל פריט מופיעים המחיר הנוכחי והמחיר במסמך. מתחת מופיעה השאלה "האם לעדכן את מחירון הלקוח במחירים שבמסמך?" ושני כפתורים:

• "עדכן מחירון" שומר את המחירים מהמסמך במחירון של הלקוח, ומופיעה ההודעה "מחירון הלקוח עודכן". בהיסטוריית המחיר נרשם "עדכון ממסמך", עם ההערה "מסמך: הצעת מחיר" ומספר ההצעה.
• "לא לעדכן" משאיר את המחירון כמו שהיה.

אחרי החלון ממשיכות שאר השאלות של ההפקה (למשל "האם להנפיק חתום דיגיטלי?"). כשהמחיר במסמך זהה למחירון החלון לא נפתח, וגם לא כששומרים שוב הצעה שכבר הופקה.

החלון "עדכון מחירון הלקוח" אחרי הפקת הצעת מחיר: המחיר הנוכחי מול המחיר במסמך. שם הלקוח טושטש בצילום.

מחיר חד פעמי הופך למחיר של הלקוח. אם נתתם ללקוח "עצמי" הנחה חד פעמית בחשבונית מס, זה המחיר שיוצע לו גם בפעם הבאה. בהצעת מחיר אפשר לענות "לא לעדכן", והמחירון נשאר כמו שהיה. אחרי ההפקה אפשר לתקן את המחיר בלשונית "מחירון" שלו, או להחזיר את הפריט למחיר שבכרטיס הפריט בקישור "חזרה למחיר הפריט".

אחרי העדכון מהמסמך: הפריט נכנס למחירון של הלקוח.

היסטוריית מחיר, צעד אחר צעד

1. מאתרים את הפריט
בלשונית הפריטים של מחירון עצמאי, או בלשונית "מחירון" של לקוח "עצמי" או "מנוהל", או של ספק "עצמי".

2. לוחצים על סמל השעון
בשורת הפריט, או בתוך החלון "עדכון מחיר לפריט". נפתח החלון "היסטוריית מחיר" עם שם הפריט.

3. קוראים את הכרטיסים
הכרטיסים מסודרים מהשינוי האחרון אל הראשון, וכל שינוי מוצג בכרטיס משלו: תאריך ושעה, תג המקור, שם המשתמש שביצע את השינוי, והמחיר לפני ואחרי. אם השתנו גם ההנחה או המטבע, הם מוצגים באותו כרטיס. בעדכון ממסמך מופיעה הערה שמתחילה ב"מסמך:", ואחריה סוג המסמך ומספרו.

לפריט שלא השתנה מוצג "אין היסטוריית מחיר לפריט זה". סוגרים את החלון ב"סגור".

עדכון ממסמך: ההערה מציינת את סוג המסמך ואת מספרו.

שלושה שינויים לאותו פריט: שיוך, עריכה ידנית עם הנחה, ועדכון גורף במכפלה.

תגי המקור

שני תגים נוספים שעשויים להופיע הם "ביטול חריג" ו"מחיקה".

מה ההיסטוריה לא עושה

• היא לקריאה בלבד. אי אפשר לבחור בה מחיר ישן ולהחזיר אותו. אפשר רק לחזור למחיר הפריט או למחירון המנוהל: מחיר מיוחד ללקוח אחד: מחירון עצמי וחריג ללקוח.
• היא מתחילה מהמועד שבו הרכיב נוסף למערכת. שינויים שנעשו לפני כן אינם מופיעים, ואין השלמה לאחור.
• אין היסטוריה במחירון נגזר, כי אין בו עריכה של פריט.

למחירון של ספק שמתעדכן ממסמכי הוצאה: מחירון ספק: מחירי קנייה שמתעדכנים ממסמכי הוצאה. כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול מחירונים בביג בוס.