שמירת חשבוניות פיזיות: מתי מס הכנסה דורש את הנייר המקורי

בהוראות ניהול פנקסי חשבונות אין סעיף אחד שעונה על השאלה הזו. יש סעיף שקובע כמה זמן נשמרת מערכת החשבונות, ויש סעיפים אחרים לגמרי שקובעים באיזו צורה מותר להחזיק אותה — ושם התשובה משתנה לפי מי הוציא את המסמך. כמעט כל מדריך ברשת עונה על הראשון ומדלג על השאר, וזו בדיוק הסיבה שהארגז בארון עדיין שם.

השאלה הנכונה היא לא “כמה שנים” אלא “באיזו צורה”

סעיף 25(ג) קובע את השעון: מערכת החשבונות נשמרת שבע שנים מתום שנת המס, או שש שנים מיום הגשת הדוח, לפי המאוחר. הפירוט המלא של שני המונים נמצא במדריך שמירת מסמכים 7 שנים, והוא לא הנושא כאן. הנושא כאן מתחיל מיד אחריו.

באותו סעיף 25 עצמו, שני סעיפי משנה אחר כך, פותחות ההוראות רשימה במילים “ניתן לשמור –” ומונות צורות אחסון חלופיות. יחד עם סעיף 18(ב), שקובע מה בכלל נשאר אצלכם ממסמך שאתם מוציאים, מצטיירות שלוש צורות שבסופן העסק אינו מחזיק נייר:

• מערכת חשבונות ממוחשבת – סעיף 18(ב)(2). חל על תיעוד שאתם מפיקים.
• סריקה ושמירה בארכיב דיגיטלי – סעיף 25(ה)(2), לפי נספחים ו׳ ו-ז׳. חל על תיעוד שקיבלתם.
• מזעור למיקרופילם – סעיף 25(ה)(1), לפי נספח ד׳. חל על מערכת החשבונות כולה.

שלושתן נמצאות בנוסח שבתוקף היום. איזו מהן חלה עליכם נקבע בשאלה אחת: מי הוציא את המסמך.

חשבונית שאתם מוציאים: סעיף 18(ב) מבחין בין שתי מערכות

סעיף 18(א) מתאר את העולם הישן. שוברי קבלה, תעודות זיכוי ותעודות משלוח מוכנסים לשימוש בספר כרוך; חשבוניות — בספר כרוך או בסדרות שהודפסו במיוחד עבור העסק, כשהמספרים העוקבים הודפסו בבית הדפוס, ובתנאי שקיימת שיטה לעקוב אחר רציפות המספרים של ההעתקים שנשארו במערכת החשבונות.

ואז מגיע סעיף 18(ב), ומפצל את התשובה לשתיים:

• מערכת שאינה ממוחשבת – התיעוד ייערך באופן שההעתק שנשאר במערכת החשבונות יהיה קריא. ההעתק הזה הוא פיזי, והוא חייב להישאר.
• מערכת ממוחשבת – התיעוד ייערך באופן המאפשר הפקה זמינה של העתק קריא, הזהה במהותו למקור, בציון המילה “העתק”.

שימו לב למה שהסעיף השני לא אומר. הוא לא אומר “להדפיס ולתייק”. הוא לא אומר “לשמור עותק נייר לכל מקרה”. הדרישה היא יכולת הפקה — שהמערכת תוכל להוציא את ההעתק כשיבקשו. עסק שמפיק חשבוניות במערכת ממוחשבת אינו מחזיק, ולא אמור להחזיק, ארכיון נייר של החשבוניות שהוא עצמו הוציא.

נספח ה׳, שמגדיר מה נדרש מתוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת, מוסיף את הכלל המשלים: פלט מודפס של תיעוד פנים מופק מהקובץ הקבוע בלבד, ועליו מצוינת המילה “מקור” על עותק אחד בלבד, והמילה “העתק” על כל השאר.

המקרה היחיד שבו דווקא המקור חייב להישמר

סעיף 18(ג) קובע כלל קטן שכמעט לא מצוטט, והוא היחיד בפרק שמחייב במפורש לשמור מקור: בוטל תיעוד — יישמר ההעתק, ואם טרם הוצא המקור מרשות הנישום, יישמר גם המקור.

במילים אחרות: חשבונית שכתבתם, ביטלתם, ומעולם לא מסרתם ללקוח — שני העותקים נשארים אצלכם. זה בדיוק הנייר שהכי מפתה לקרוע, והוא היחיד שההוראות מבקשות במפורש להשאיר.

ועוד סעיף שקל לפספס: סעיף 25(ג2) קובע שמסמך ממוחשב ששלחתם או קיבלתם, חתום בחתימה אלקטרונית, יישמר באמצעי אחסון ממוחשבים כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות. כלומר: יש מסמכים שהחוק דורש לשמור דווקא לא בנייר.

נסו את מערכת ביג-בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

חשבונית שקיבלתם מספק: כאן הנייר הוא ברירת המחדל

הצד השני של המשוואה עובד הפוך לגמרי. חשבונית שקיבלתם היא תיעוד חוץ — מסמך שלא אתם יצרתם, ולכן אין לכם “קובץ קבוע” שממנו אפשר להפיק אותו מחדש. הנייר שהגיע אליכם הוא המסמך.

סעיף 25(ה)(2) הוא היציאה היחידה מזה, והוא דורש שני תנאים במצטבר: שהסריקה נעשתה לפי הכללים שבנספח ו׳, ושקובץ הסריקה נשמר כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות — בארכיב דיגיטלי לפי נספח ז׳. תיקייה משותפת בענן אינה ארכיב במובן הזה, וההבדל מפורט במדריך ניהול ארכיון דיגיטלי.

ורק אז, אחרי ששני התנאים התקיימו, נפתחת שאלת הביעור — וגם היא מותנית בתנאים שאינם טכניים כלל, כולל הגשת הדוח לאותה שנה והיעדר הרשעה בעבירת מס. הרשימה המלאה נמצאת במדריך המרכזי של האשכול.

הסריקה שמורידה את הנייר משבע שנים לשלוש

וכאן נמצא הפער הגדול ביותר בין ההוראות לבין מה שכתוב עליהן. “סריקה” אינה דבר אחד. בהוראות יש שתי סריקות שונות משפטית, ורק אחת מהן נדונה ברשת.

הסריקה השנייה מופיעה בסעיף 18ב(א), והיא נעשית למטרה אחרת לגמרי — לא כדי לשמור את המסמך, אלא כדי לשלוח אותו. נישום רשאי לשלוח באמצעות מחשב, לאחר שנרשמו במערכת חשבונותיו, שובר קבלה, חשבונית, הודעת זיכוי וחשבונית מס לפי תקנה 9א לתקנות מע״מ — למעט חשבונית המשמשת כתעודת משלוח. התנאי הצורני: על הקובץ נכתבו בצורה בולטת לעין המילים “מסמך ממוחשב”, והוא נוצר בסריקת מקור התיעוד למחשב או בהפקה אוטומטית מהקובץ הקבוע, בלא הקלדה נוספת.

ועכשיו הסעיף שמשנה את התמונה. סעיף 25(ד), שמונה את המסמכים הנשמרים שלוש שנים לפחות מיום הגשת הדוח, כולל ברשימה — לצד מסמכים סטטיסטיים, הזמנות וחוזים — גם את זה:

לשון הסעיף: “מקור תיעוד אשר נסרק למחשב לצורך משלוחו כמסמך ממוחשב, כאמור בסעיף 18ב(א)” — יישמר במשך שלוש שנים לפחות מיום הגשת הדוח על ההכנסה לשנת המס שאליה הוא מתייחס.

כלומר עסק שכתב חשבונית בפנקס ידני, סרק אותה כדי לשלוח ללקוח כמסמך ממוחשב, ועומד בתנאי סעיף 18ב — מחזיק את הנייר המקורי שלוש שנים, לא שבע. זה לא היתר גורף ולא קיצור דרך: הוא חל רק על המקור שנסרק לצורך המשלוח, ורק כשהמסלול כולו בוצע כהלכה.

ושלושה תנאים בסעיף 18ב עצמו נופלים בדרך כלל דווקא כאן, ולא בסריקה:

• הודעה מוקדמת – נישום המבקש לשלוח מסמכים ממוחשבים יודיע על כך לפקיד השומה בדואר רשום, לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון.
• הסכמת המקבל – המסמך יישלח רק למי שהביע הסכמתו, בכתב או באופן ממוחשב, לפני קבלת המסמך הראשון. ההסכמה עצמה נשמרת כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות.
• אופן קבלת התקבול – מסמך ממוחשב חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת מחייב לקבל את התמורה באחד משלושה אמצעים בלבד: כרטיס אשראי לפקודת הנישום, שיק משורטט על שם הלקוח שנכתב עליו “לא סחיר” לפקודת הנישום בלבד, או העברה ישירה מחשבון הבנק של הלקוח.

הדרך השלישית, שכולם כבר הספידו: מזעור לפי נספח ד׳

המסלול הזה מתואר כמעט בכל מקום כשריד היסטורי. הוא אינו כזה — נספח ד׳ נמצא בנוסח שבתוקף, ומגדיר “מזעור” כצילום מזוער של מערכת החשבונות על גבי מיקרופילם (לרבות מיקרופיש). מה שהופך אותו ללא מעשי בעסק קטן אינו ביטולו אלא התנאים.

המזעור חייב להיעשות בידי ממזער מוסמך — מי שקיבל אישור מהמנהל, ואישור כזה לא יינתן למי שעבר עבירה שיש עמה קלון בעשר השנים שקדמו לבקשה. הצילומים חייבים להוות רצף במיקרופילם שלא נחתך ולא חובר בשום דרך, להיות קריאים, ולהיות ממוספרים במספרים עוקבים שיצוינו גם על המסמכים המקוריים. המזמין מנהל רשימת איכון של המסמכים המזוערים.

ואז מגיע ההבדל המהותי מול מסלול הסריקה. ביעור מערכת החשבונות המקורית מותר רק כשעברו שישים יום מסיום המזעור, כשהמזמין הודיע למנהל תוך 30 יום מסיום המזעור על המועד שבו בכוונתו לבער — ורק לאחר שקיבל את אישור המנהל לביעור, בתנאים שנקבעו באישור.

במסלול נספח ו׳ אתם עומדים בתנאים ומבערים. במסלול נספח ד׳ אתם מבקשים רשות. זה ההבדל, וזו הסיבה שהמסלול הראשון ניצח בפועל.

חמישה מצבים, חמש תשובות

מה זה אומר בעסק קטן

רוב העצמאים בישראל נמצאים היום בשורה הראשונה של הטבלה בלי לדעת. הם מפיקים חשבוניות בתוכנה, שולחים במייל, ובמקביל מדפיסים ומתייקים “ליתר ביטחון”. התיוק הזה אינו נדרש בהוראות, ובעסק ותיק הוא ארגז שלם.

ביג בוס היא מערכת חשבונות ממוחשבת רשומה במרשם התוכנות של רשות המסים, תעודה מספר 205701, בתוקף עד 30/11/2027 — רישום שניתן על בסיס נספח ה׳, בדיוק הנספח שקובע מה נדרש מתוכנה כזו. עבור המסמכים שאתם מוציאים, זה מעביר אתכם לעולם של סעיף 18(ב)(2): יכולת הפקה, לא ארכיון נייר.

ומה שהמערכת אינה עושה, וצריך להיאמר במפורש: היא אינה סורקת ומתייקת את החשבוניות שקיבלתם מספקים, והיא אינה מערכת לניהול רשומות אלקטרוניות לפי נספח ז׳. הצד הזה של הארון נשאר באחריותכם, והמסלול אליו עובר דרך נספח ו׳ ונספח ז׳ — לא דרך תוכנת ההנהלה.

שאלות נפוצות

סרקתי את כל החשבוניות מהספקים — מותר לזרוק את הנייר?
לא בגלל הסריקה לבדה. נדרשת סריקה לפי כללי נספח ו׳, שמירת הקובץ בארכיב דיגיטלי לפי נספח ז׳, ובנוסף תנאים שאינם טכניים — בהם הגשת הדוח לאותה שנת מס והיעדר הרשעה בעבירת מס. סריקה לתיקייה בענן אינה עומדת באף אחד משלושת אלה.

אני מפיק חשבוניות בתוכנה ושולח במייל. צריך להדפיס עותק לתיק?
סעיף 18(ב)(2) דורש יכולת הפקה זמינה של העתק קריא בציון המילה “העתק”, ולא עותק מודפס. שימו לב שהמשלוח עצמו כמסמך ממוחשב כפוף לסעיף 18ב — הודעה בדואר רשום לפקיד השומה לפני המסמך הראשון, והסכמה מוקדמת של המקבל שנשמרת אצלכם.

כמה זמן נשמר מקור נייר שסרקתי רק כדי לשלוח אותו?
שלוש שנים לפחות מיום הגשת הדוח על ההכנסה לשנת המס שאליה הוא מתייחס, לפי סעיף 25(ד). זו תקופה קצרה משמעותית מזו שחלה על מערכת החשבונות עצמה.

נסו את מערכת ביג-בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

מאמרים נוספים שיעניינו אתכם

• שמירת מסמכים 7 שנים: מה חייבים לשמור וכמה זמן — המדריך המרכזי: שני המונים, התקופה הקצרה, ומסלול הביעור המלא.
• ניהול ארכיון דיגיטלי: למה תיקייה בענן אינה ארכיב — עשר הדרישות של נספח ז׳, ומה תיקייה משותפת לא מבצעת.
• שמירת מסמכים מס הכנסה: מה חייבים לשמור ומה קורה אם לא — מה נכלל במערכת החשבונות, ומה פסילת ספרים עולה.
• שמירת מסמכים לפי חוק: ארבעה חוקים, ארבעה שעונים — מע״מ, דיני עבודה והתיישנות, וחובת הגיבוי הרבעונית.
• מה החוק אומר על שמירת חשבוניות אונליין? — מסמך שנוצר ונשמר דיגיטלית מלכתחילה.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.