כשבעל עסק מחליט להתקין מערכת תוכנה במחשבים של העסק אשר בבעלותו, אחד השאלות שהוא צריך לבחון ולשאול את עצמו היא, למי ברצונו לתת הרשאות וכיצד בכוונתו לעשות את זה. ההחלטה צריכה להתבצע בצורה שקולה ומדודה. כך זה צריך להתבצע גם במערכת ניהול עסק של חברת ביג בוס שאנו מציעים לכם בשביל שתוכלו לנהל אותו בצורה טובה ויעילה.
כל מערכת המותקנת עבור בית עסק ונועדה לשרת אותו, בין אם זה לשימוש במחשבים של בית העסק ובין אם זה לשימוש במחשבים חיצונים, מכשירי טאבלט או מכשירים סלולאריים, צריך לייצר הרשאות למשתמשים שתהיה להם גישה למערכת, לשימוש, הזנה ועריכה של נתונים וכן לקריאתם.
מעבר לשאלה הטכנית, כיצד נותנים הרשאות למשתמשים, איך בונים להם גישה, הרי שצריך גם לייצר הרשאות על פי מאפיינים מסוימים. זאת על מנת שרק אנשים מתאימים יקבלו אותן. לא כל אחד יכול ואמור לקבל הרשאות לשימוש במערכת. המטרה צריכה להיות שרק עובדים רלוונטיים ומתאימים יוכלו להשתמש במערכת. אם יש בה פרמטרים מסוימים, ספציפיים, אותם רוצים לאפשר רק לגורמים מסוימים, אפשר לקבוע שהגישה תהיה אפשרית רק עבורם.
אנחנו בחברת ביג בוס מציעים לכם מערכת לניהול עסק שיכולה לשרת אתכם על פי צרכים ותנאים שונים. המערכת מאפשרת לכם להזין נתונים ולייצר דוחות אודות מכירות, הכנסות והוצאות, רכש ומלאי, לקוחות, ספקים ועוד. כמו כן, המערכת מאפשרת לשלוח קבלות, חשבוניות, הצעות מחיר ועוד שורה של מסמכים ישירות אל הלקוח. במקום שיהיה צורך לשלוח אותם בניירת מודפסת, תוכלו לשלוח אותם דרך המערכת ישירות למייל של הנמען.
איך בוחרים למי לתת הרשאות למערכת?
בשביל לבחור למי לתת הרשאות למערכת, צריך לבחון היטב מה המשמעות של הדבר, מי יכול לעשות שימוש בהרשאה ואיזה שימוש הוא יכול לבצע.
ראשית, חשוב שההרשאות יינתנו רק לעובדים שצריכים לעבוד עם המערכת. לא כל אחד חייב לקבל גישה. גם אם מדובר במערכת לניהול עסק, צריך לאפיין מה בדיוק עושה כל עובד והאם יש לו צורך בגישה למערכת. ייתכן מאוד שחלק משמעותי של העובדים לא יצטרכו גישה, מאחר והתפקיד שלהם לא דורש זאת. לעומת זאת, עובדים שהתפקיד שלהם כן דורש, צריכים לקבל גישה מלאה.
שנית, יש לבחון אילו שימושים יעשו העובדים במערכת על מנת להחליט האם להעניק להם גישה מלאה או חלקית. ישנם עובדים שיצטרכו לקבל גישה מלאה למערכת וישנם עובדים שיוכלו להסתפק בגישה חלקית. ההמלצה היא לא לספק גישה מלאה לכולם, על מנת לא לייצר מצב שהם יפעלו בנושאים ובמסמכים שאינם קשורים אליהם.
שלישית, לפחות בשלבים הראשונים יהיה נכון לא לספק לעובדים חדשים גישה למערכת. אפשר לראות כיצד הם משתלבים בשביל לתת להם הרשאה, אלא אם מדובר בעובדים שכל תפקידם ועבודתם קשורה ישירות למערכת, לדוגמא אנשים שעוסקים בהנהלת חשבונות, מכירות או דברים אחרים שנמצאים במערכת והם עובדים בכך באופן ישיר.
ארבע, אפשר שהרשאות מסוימות ייפתחו עבור עובדים באופן זמני אם יש צורך, למשל במקרה של פרויקטים ספציפיים או דברים נקודתיים. מיד בסיום התהליך, אפשר לסגור את ההרשאה.
בכל מקרה, בכל מקרה בו עובד מסוים כבר איננו זקוק להרשאה או איננו עובד עוד בחברה, הרי שיש לנתק את ההרשאה שלו מהמערכת באופן אוטומטי, על מנת שלא יוכל להשתמש ולא יוכל לקחת מהמערכת מידע. זה נכון בפרט עבור מנהלים או עובדים בכירים שעלולים להשתמש במידע שבמערכת לצרכים שונים. הניתוק צריך להתבצע מכל החלקים של המערכת והוא יכלול גם ניתוק מהחיבור דרך מכשירים חיצוניים.
צריך לזכור, אם נותנים הרשאות לאנשים לא מתאימים או לא מנתקים אותן כמו שצריך הרי שהם עדיין יהיו חשופים למידע שמופיע במערכת, הן ישן והן חדש. הם יוכלו לעשות שימושים שונים ורבים במידע זה לצרכים שונים, כאלה שעלולים לפגוע בתהליך העבודה של בית העסק.
בשביל להקל על התהליך, יהיה נכון לתת כמות קטנה של הרשאות ולא להגדיל את כמות המשתמשים באופן משמעותי. כך יהיה גם קל יותר לזכור מי שקיבלו הרשאות, מי יכול להשתמש במערכת ובעתיד יהיה אפשר גם לבטל אותן אם נרצה בכך.
איך יוצרים הרשאה?
מעבר לשאלה המהותית, למי נותנים הרשאה צריך לדעת איך יוצרים הרשאה. לשם כך, יש להירשם למערכת. אפשר לעשות ישירות דרך האתר שלנו במחשב או בנייד.
אנחנו נותנים ללקוחות 45 יום ניסיון חינם בשביל שיוכלו להתנסות בכל הפונקציות של המערכת ולאחר מכן להחליט אם הם רוצים להשתמש בה ובאיזה מסלול. השם איתו נרשמים למערכת, ילווה את המשתמשים לאורך כל הזמן שימוש. חשוב לציין שבעת הרשמה אנחנו מבקשים לרשום מספר טלפון בשביל שיהיה ניתן לקבוע הדרכה טלפונית מתי שרוצים.
לאחר שנרשמים פעם אחת, אפשר בהגדרות של המערכת לבנות הרשאות נוספות למשתמשים אחרים. כל משתמש יקבל שם כניסה וקוד אותם הוא יצטרך להקליד בשביל שתהיה לו אפשרות גישה למערכת. הוא יוכל לעשות זאת דרך המחשב או דרך מכשירי סלולר וטאבלט.
בעלי העסק ומנהליו יכולים לראות, דרך המערכת, מי קיבל הרשאה לעבוד איתה. אם ברצונם להוסיף אנשים נוספים הם יכולים לעשות זאת, ובמקביל גם להסיר אנשים שהם לא רוצים שיהיו מחוברים, יש להם אפשרות לנתק אותם מהמערכת.
סיכום
אם אתם רוצים ליהנות ממערכת ניהול עסק ברמה הגבוהה ביותר עם הרשאות מאובטחות למנהלים ועובדים, זה הזמן ליצור איתנו קשר ואנחנו בחברת ביג בוס נציע לכם את המערכת שלנו.
אל תהססו, פנו אלינו עוד היום ונציג מטעמנו ישמח להסביר לכם אודות המערכת שלנו, כיצד היא עובדת ואיך אפשר לבנות הרשאות מתאימות לכל מי שאתם רוצים.
שאלות תשובות
איך אוכל לדעת אם גורם לא מורשה הצליח להשתמש במערכת?
בעיקרון, ברגע שיש שינויים לא מוכרים בנתונים אפשר להעריך שמדובר בגורם לא מורשה שביצע אותם. בכל מקרה, אם יש חשש כזה, ניתן לפנות אלינו ואנחנו נדאג לבדוק את העניין לעומק. המערכת שלנו מאובטחת והסיכוי שזה יקרה הוא נמוך מאוד.
האם אוכל לייצר הרשאות לגורם מסוים לשימוש רק בחלקים מסוימים במערכת?
אפשר לפנות אלינו ואנחנו נבחן את הנושא ונסביר כיצד ניתן לעשות זאת. אם יש צורך אז נוכל לבדוק אופציות כיצד לייצר מצב שיהיה אפשר להגביל את השימוש בתוך המערכת לגורמים לא מורשים.
במידה ואחרי 45 יום החלטתי לא להשתמש במערכת, מה קורה עם הנתונים במערכת?
הנתונים לא נשמרים, כך שאם רוצים לחזור בעתיד, יהיה צורך לבנות הכל מחדש. אנחנו לא יכולים לשמור את הפרטים וזה גם לא יהיה נכון מצדנו כלפי הלקוחות שלנו.
איך אוכל להיות בטוח שהמערכות שלכם מאובטחות?
המערכת שלנו עובדת על שרתי ענן, שם נמצאים הנתונים של כל לקוח. לכן אנחנו חייבים להקפיד על אבטחת נתונים בשביל למנוע סיכוי לפריצה. אנחנו מקפידים להשתמש באמצעי אבטחה איכותיים, חזקים ועדכניים. המטרה שלנו היא לספק ללקוחות שעובדים איתנו את כל הכלים בשביל שיוכלו לעבוד עם המערכת שלנו בצורה נוחה, בטוחה ואמינה לאורך כל הזמן.
