כל בית עסק המעוניין לעבוד בצורה נכונה, מסודרת ואחראית, חייב להיות מסוגל להפיק דוחות שונים בפרקי זמן רלוונטיים. על מנת להפיק דוחות כאלה, הוא צריך להשתמש בתוכנה המאפשרת לו לעשות את זה. אנחנו בחברת ביג בוס מציעים ללקוחות שלנו תוכנה לניהול עסק המאפשרת להפיק דוחות אמינים ומדויקים, בכל עת שהם רוצים. כך מנהלים את העסק בתבונה!
ניהול בית עסק הוא לא דבר פשוט. ישנם הרבה מאוד פרמטרים ודברים שצריך לעסוק בהם בו זמנית, במקביל. כל פרמטר, כל דבר ופרט, יכול לייצר אינספור נתונים שצריך להכיר ולהתחשב בהם.
אף בעל עסק לא יכול להכיר את כל הנתונים כולם, לנתח אותם ולעבוד על פיהם. בטח לא בו זמנית, כשהוא מטפל בדבר מסוים. זו הסיבה שבעל עסק צריך להשתמש בכלים שיעזרו לו לאסוף את הנתונים, לסדר אותם בצורה מאורגנת, להציג בצורה מסודרת ובסופו של דבר, להיות מסוגל לנתח ולהשתמש בהם בחוכמה.
הדרך לעשות זאת היא באמצעות דוחות בסיסיים שכל בית עסק צריך להיות מסוגל לייצר ולעבוד איתם. ניתן לייצר דוחות כאלה בעזרת תוכנות מתאימת. אנחנו בחברת ביג בוס, מציעים תוכנה לניהול עסק בעזרתה תוכלו לייצר דוחות רלוונטיים בעזרתם יהיה לכם קל יותר לנהל את העסק שלכם. הדוחות מתבססים על נתונים שאתם מזינים למערכת והיא יודעת כיצד לסדר ולארגן אותם, כך שתוכלו להשתמש בהם בצורה נכונה.
אילו דוחות בסיסיים כל בית עסק צריך?
כל בית עסק, בכל תחום, לא משנה אם הוא עסק מקומי או בינלאומי, עסק שפועל בתחום מסוים או במגוון תחומים, עסק ציבורי או פרטי, חייב להיות מסוגל לייצר דוחות מסוימים ולעבוד איתם. ישנם מספר דוחות בסיסיים שבלעדיהם אי אפשר לנהל עסק, מאף סוג שהוא.
יצרנו עבורכם רשימה של 5 דוחות בסיסיים שכל בית עסק צריך להיות מסוגל לייצר בעזרת תוכנות מתקדמות, דוגמא תוכנה לניהול עסק, ולעבוד איתם באופן קבוע.
- דוח מכירות – זה דוח בסיסי ופשוט שמלמד כמה מכירות התבצעו. רצוי לחלק את זה על פי תקופות זמן סבירות (מכירות יומיות, שבועיות, חודשיות, שנתיות), וכן על פי עובדים ואם יש צורך גם על פי מחלקות.
לדוח זה יש ארבע מטרות עיקריות:- אפשרות ללמוד על מצב המכירות בעסק.
- אפשרות להשוות בין תקופות ובין עובדים.
- אפשרות להשוות בין הוצאות על שיווק ופרסום לבין המכירות בפועל.
- ללמוד אילו מוצרים ושירותים נמכרים יותר ואילו פחות.
- דוח הכנסות והוצאות – גם זה דוח בסיסי מאוד המלמד כמה כסף העסק מכניס וכמה הוא מוציא. אפשר שזה יהיה ממכירות, אפשר שזה יהיה מהשכרות, ולמעשה לוקחים את כל הנתונים הכספיים ובוחנים מה נכלל בהוצאות ומה בהכנסות ומשווים. המטרה היא לא לדעת מה המצב הכספי של בית העסק ומה האפשרויות שעומדות בפני בעליו.
- דוח שכר – גם זה נחשב לדוח בסיסי ביותר והוא נועד להציג את המשכורות של בעלי התפקידים בעסק, מתוך כוונה לראות, מי מרוויח כמה, איזו תפוקה הוא מספק בתמורה וכן איך זה עובד מול משך הזמן שהוא משקיע בעבודה. אפשר ללמוד מהנתונים האם השכר שמספקים לעובד אכן משתלם ביחס לתמורה שהוא נותן.
- דוח רכש ומלאי – אחד הפרמטרים החשובים ביותר בניהול עסק הוא כל מה שקשור לנושא של ניהול רכש ומלאי. חלק זה גם מייצר הרבה מאוד נתונים. דוח בנושא זה, יכול לעזור להבין טוב יותר, מה נרכש, באילו מחירים, מה נמצא עדיין במלאי ובאילו כמויות, מה חסר וכמה הזמנות התבצעו ומחכות למענה בשביל לדעת אילו וכמה מוצרים צריך להזמין. חשוב לומר, דוח רכש ומלאי צריך להיות מאוד מדויק, לא רק בגלל שיש חשיבות כלכלית אלא גם בשביל שבית העסק יתנהל בצורה נכונה ומדויקת.
- דוח לקוחות וספקים – דוח זה נועד להציג את כל הלקוחות והספקים שעובדים מול בית העסק, כמה הצטרפו, כמה יצאו, מה סך העבודה מול כל אחד מהגורמים. דוח זה יכול לעזור ללמוד על התפתחות העסק והכיוון שלו. כמו כן, הדוח יכול לספק תמונת מצב אודות היכולות של העסק לגדול ואיך עליו לנהוג במקרים של משבר כלכלי.
מעבר לדוחות הנ"ל, באופן טבעי אפשר למצוא עוד שורה של דוחות בסיסיים שניתן לייצר לשימושים שונים. למשל, דוח נוכחות של עובדים, דוח פעילות של עובדים או מחלקות, דוח שמתייחס ספציפית לנתוני פרסום ושיווק, ועוד שורה של דוחות שהם יותר נקודתיים ומתבססים על נתונים יותר פרטניים. הם לא בהכרח קשורים לכל החלקים של בית העסק אלא יותר לנקודות ספציפיות, רזולוציות הרבה יותר ממוקדות.
למה חשוב להשתמש בתוכנה לניהול עסק?
תכונה לניהול עסק היא כלי עבודה לכל דבר. היא מאפשרת לבעל העסק, מנהליו ועובדיו, להכניס את כל הנתונים שהם מייצרים או כאלה שזורמים ממקורות שונים, אל מקום אחד, אשר יודע כיצד לאפיין, לסדר ולארגן אותם.
בעזרת התוכנה אפשר לייצר דוחות שונים, כולל דוחות בסיסיים כמו אלה שהצגנו כאן. מדובר על דוחות שאפשר להפיק באופן חופשי, מדי יום או בתקופות זמן ארוכות וממושכות יותר. תוכנה לניהול עסק היא הכלי הטוב ביותר לייצר דוחות אמינים, מדויקים ומפורטים. במקום לנסות ולייצר דוחות כאלה באופן עצמאי באמצעות אקסלים או כלים אחרים, התוכנה מייצרת את הדוחות כפי שכל בעל עסק מצפה לקבל אותם.
איך אנחנו יכולים לעזור לכם?
אנחנו בחברת ביג בוס, מציעים לכם תוכנה לניהול עסק בעזרתה אפשר לייצר דוחות בסיסיים מסוגים שונים על פי הצורך. יש לכם אפשרות להזין נתונים, לבחור פרמטרים ולייצר דוחות בקליק אחד. אנחנו מזמינים אתכם לפנות אלינו ונשמח להציג בפניכם את התוכנה שלנו.
שאלות – תשובות
האם הדוחות שאנחנו מייצרים נשמרים במערכת?
בגדול יש אפשרות לשמור את הדוחות, ואפשר כמובן גם להוריד אותם לשמירה במחשב. אך אם רוצים, אפשר בכל עת לייצר את הדוח מחדש על פי פרמטרים שונים. לדוגמא, אם יצרתם דוח מכירות על פרמטרים של תקופות, אפשר תמיד לחזור ולייצר דוחות דומים על פי אותן תקופות זמן.
על פי אילו פרמטרים ניתן לייצר דוחות?
כל בעל עסק יכול לבחור בכל עת את הפרמטרים על פיהם הוא יוכל לייצר את הדוחות שלו. זה יכול להיות על פי פרמטרים של זמן, פרמטרים של אנשים ספציפיים וכל פרמטר רלוונטי אחר.
כמה זמן הנתונים שמוזנים למערכת, נשמרים בה?
הנתונים נשמרים ללא מגבלות זמן. כל נתון שמוזן למערכת יכול להישמר בה. לכן אין מה לחשוש, אם תחליטו לייצר דוח מסוים בעוד שנה, עדיין תוכלו להשתמש בנתונים מתקופות קודמות ללא שום בעיה.
איפה הנתונים של המערכת נשמרים וכיצד אפשר להבטיח שהם מאובטחים?
הנתונים נשמרים במערכת שרתי ענן שהחברה עובדים איתם. אנחנו מקפידים להשתמש בשרתים מאובטחים היטב ומבטיחים ללקוחות שלנו שאף גורם לא יוכל לפרוץ אליהם.
ברור לנו שהנתונים הם בעלי ערך משמעותי ולכן אנחנו מקפידים לעשות כל מה שניתן בשביל לאבטח אותם ולמנוע אפשרות לפרוץ לשרתים ולגנוב אותם או להשתמש בהם.
