הודעת מלאי: מה המספר אומר

השינוי בכמות, לא כמה נשאר במחסן

עסק שמוכר גם באתר רוצה שהאתר ידע מתי מוצר אוזל, ושלא ימכור מה שכבר נמכר בחנות. ביג בוס יכולה לשלוח הודעה בכל פעם שכמות של פריט משתנה, אבל חשוב להבין מה המספר בהודעה אומר: בכמה הכמות עלתה או ירדה, ולא כמה יש עכשיו. מי שבונה על המספר הזה תצוגת מלאי בלי לדעת את זה, יציג מספרים שגויים.

המדריך מסביר מה יש בהודעת המלאי, מתי היא נשלחת ומתי לא, ואיך עובדים איתה כך שהמספרים באתר יישארו נכונים.

לפני שמתחילים. הודעת המלאי רלוונטית לעסק שמנהל מלאי בביג בוס, והיא נשלחת על פריטים שמסומנים כמנוהלים במלאי. בטופס האירוע בוחרים את הסוג "עדכון מלאי".

מה יש בהודעה

כל הודעה מתארת שינוי אחד: פריט אחד במחסן אחד. כך נראית הודעה על מכירה של שתי יחידות מפריט (הערכים לדוגמה):

{
  "item_id": 1234,
  "catalog_number": "ABC-100",
  "item_name": "",
  "group_id": 12,
  "group_name": "קטגוריה לדוגמה",
  "warehouse_id": 1,
  "warehouse_name": "מחסן ראשי",
  "quantity": -2.0,
  "quatity": -2.0
}

• quantity: השינוי בכמות. מספר חיובי כשסחורה נכנסה, ושלילי כשיצאה. השדה quatity נושא את אותו ערך, ונשאר בשביל מערכות שכבר מחוברות אליו.
• item_id ו-catalog_number: לפיהם מזהים את הפריט. בהודעה שנוצרה ממסמך, המק״ט מגיע באותיות גדולות.
• item_name: נשלח היום ריק, ולכן לא מזהים לפיו את הפריט.
• group_name: שם קבוצת הפריט. בייבוא עדכון מלאי מאקסל הוא עלול להגיע ריק מתוכן אמיתי, ולכן כדאי לזהות את הפריט לפי המזהה שלו ולא לפי הקבוצה.
• warehouse_id ו-warehouse_name: המחסן שבו הכמות השתנתה.

הסוג "עדכון מלאי" בבורר, לצד סוגי העדכון של לידים, לקוחות, ספקים ופריטים.

מתי נשלחת הודעת מלאי

• עדכון כמות ידני של פריט.
• ייבוא מאקסל של עדכון מלאי או של ספירת מלאי: הודעה לכל שורה בקובץ.
• מסמך שמזיז מלאי, לפי סוג המסמך: הודעה נפרדת לכל פריט ולכל מחסן שבו הכמות השתנתה. מסמך עם חמש שורות של פריטים שונים שמנוהלים במלאי שולח חמש הודעות.

שתי פעולות לא שולחות הודעה. העברה בין מחסנים, וספירת מלאי שנסגרת במסך, לא שולחות הודעת מלאי. אחרי פעולות כאלה המספר במערכת שלכם לא יתעדכן לבד.

איך עובדים עם השינוי

מערכת שסוכמת שינויים לאורך זמן מחשבת יתרה משלה, וזה עובד רק אם אף שינוי לא חסר ואף שינוי לא נספר פעמיים. בפועל יש שלוש סיבות לסטייה: העברה וספירה מהמסך לא שולחות הודעה, ייתכן שאותה הודעה תגיע פעמיים, ואין הבטחה שההודעות יגיעו לפי הסדר.

הדרך שמחזיקה מעמד: להתייחס להודעה כסימן שהמלאי של פריט מסוים השתנה, ובתגובה לשלוף את היתרה מביג בוס בתוסף ממשק ה-API, בפעולה inventory_get. כך המספר אצלכם נלקח מהיתרה שבביג בוס ולא מחישוב, והודעה כפולה לא משבשת אותו. ההסבר המלא: משיכת כמויות מלאי למערכת חיצונית.

כדאי גם לשלוף את כל היתרות מדי פעם, למשל בסוף היום, ובכל מקרה אחרי ספירת מלאי או העברה בין מחסנים, כדי לתפוס שינויים שלא שלחו הודעה.

דוגמה: מכירה בקופה

לקוח קונה בקופה שתי יחידות של פריט א' ויחידה אחת של פריט ב', ושניהם יורדים מהמחסן הראשי. אם מוגדרים אירועים על "הפקת מסמך" ועל "עדכון מלאי", יוצאות שלוש הודעות: אחת על המסמך, ושתי הודעות מלאי, עם -2.0 לפריט א' ועם -1.0 לפריט ב'. המערכת שלכם מקבלת את שתי הודעות המלאי, שולפת לכל פריט את היתרה העדכנית, ומעדכנת את האתר.

איך מגדירים

ב"ניהול WebHook" לוחצים "חדש", בוחרים בבורר את "עדכון מלאי", מזינים סיסמה בשדה "מפתח Api" וכתובת https בשדה "כתובת נקודת הקצה", ושומרים. כתובת אחת לכל סוג אירוע: אם כבר מוגדר אירוע ישן מסוג "עדכון מלאי", רק הוא יקבל את ההודעות, ולכן מחליפים כתובת בעריכה של האירוע הקיים.

את הסוג בוחרים באייקון "עדכון אירוע" שליד השדה "סוג האירוע".

מה עוד נשלח, ומה לא: אילו פעולות שולחות הודעה, ואילו לא.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד שליחת אירועים למערכות חיצוניות (Webhook) בביג בוס.