מה עושה שליחת אירועים (Webhook), ומה לא

ביג בוס שולחת הודעה, והמערכת שלכם מחליטה מה לעשות

הרבה עסקים קטנים עובדים עם יותר ממערכת אחת: אתר מכירות, מערכת דיוור, לוח נתונים או CRM חיצוני. כשמשהו משתנה בביג בוס, למשל נוסף ליד, עודכן לקוח, הופק מסמך או ירדה כמות במלאי, המערכת השנייה צריכה לדעת על זה, ובלי חיבור מישהו מעתיק את הפרטים ביד. התוסף שליחת אירועים למערכות חיצוניות (Webhook) שולח לבד הודעה לכתובת אינטרנט שקבעתם, והמערכת שמקבלת אותה מחליטה מה לעשות איתה.

המדריך מסביר על מה נשלחת הודעה, לאן ומתי, מה צריך בצד שמקבל אותה, ומה התוסף אינו עושה היום. כדאי לקרוא אותו לפני שבונים עליו תהליך עבודה.

למי התוסף ואיך מפעילים אותו. שליחת אירועים למערכות חיצוניות (Webhook) היא תוסף בתשלום, והפירוט בעמוד המסלולים. התוסף מוצע לעוסק מורשה ולחברה. בתקופת הניסיון מפעילים את התוסף בכרטיס התוספים שבפרופיל, בלי חיוב. התוסף לא דורש את תוסף ממשק ה-API. ההפעלה צעד אחר צעד: הפעלת התוסף בכרטיס התוספים.

איך זה עובד

אחרי ההפעלה מופיע בתפריט "הגדרות מערכת" הפריט "ניהול WebHook". במסך הזה כל שורה נקראת "אירוע", והיא הגדרה אחת: כשקורה סוג פעולה מסוים בביג בוס, שולחים הודעה לכתובת מסוימת.

הפריט "ניהול WebHook" בתפריט "הגדרות מערכת", אחרי הפעלת התוסף.

1. מגדירים אירוע
בוחרים את "סוג האירוע", ממציאים סיסמה לשדה "מפתח Api" ומזינים את "כתובת נקודת הקצה", הכתובת שתקבל את ההודעות. לכל סוג פעולה שרוצים לשמוע עליו מגדירים אירוע משלו.

2. קורה משהו בביג בוס
למשל, עובד שומר ליד חדש בכרטיס הליד.

3. ביג בוס שולחת הודעה
מיד אחרי הפעולה יוצאת בקשת POST עם הפרטים בפורמט JSON, ובדרך כלל היא מגיעה תוך כמה שניות. הסיסמה שבחרתם נשלחת איתה, כדי שהמערכת המקבלת תדע שההודעה באה מכם.

4. המערכת שלכם מקבלת
היא בודקת את הסיסמה, עונה שההודעה התקבלה, ועושה את מה שבניתם בה: מוסיפה איש קשר לרשימת דיוור, מעדכנת לוח נתונים או פותחת כרטיס ב-CRM.

טופס אירוע לדוגמה: "הוספת ליד", סיסמה בשדה "מפתח Api" וכתובת https.

על מה נשלחת הודעה

בבורר סוגי האירועים יש 14 סוגים:

• לידים, לקוחות, ספקים ופריטים: הוספה, עדכון ומחיקה, למשל "הוספת ליד", "עדכון לקוח" או "מחיקת פריט". הודעות על לידים דורשות את התוסף ניהול לידים ומשימות (CRM), שבו מנהלים את הלידים.
• מסמכים: "הפקת מסמך", כשמופק מסמך מכירה סופי, למשל הצעת מחיר או קבלה. מסמכי רכש והוצאה לא נשלחים.
• מלאי: "עדכון מלאי", כשכמות של פריט משתנה במחסן. ההודעה מכילה את השינוי בכמות, ולא את היתרה. ההודעה נשלחת על פריטים שמסומנים כמנוהלים במלאי.

לא כל פעולה שולחת הודעה. לקוח שנפתח בקופה או מתוך מסמך, ליד שהופך ללקוח וביטול של מסמך, למשל, לא שולחים כלום. הרשימה המלאה: אילו פעולות שולחות הודעה, ואילו לא.

רשימת האירועים: כל שורה היא סוג פעולה אחד והכתובת שתקבל עליו הודעה. עמודת הכתובת מטושטשת.

מה צריך בצד שלכם

ההגדרה בביג בוס לוקחת דקה. את הצד שמקבל את ההודעה בונים אצלכם: מפתח או מפתחת שכותבים קוד לכתובת, או כלי חיבור של צד שלישי, כמו Make או Zapier, שיודע לקבל הודעה כזו ולהעביר אותה הלאה. אלה כלים חיצוניים, לא של ביג בוס.

הכתובת צריכה להתחיל ב-https, לבדוק את הסיסמה ולענות תוך 15 שניות. אם היא לא עונה בהצלחה, ביג בוס מנסה שוב אחרי כדקה ואחרי עוד כ-5 דקות, ואז מפסיקה. כל הפרטים: קליטת ההודעה בצד שלכם: כתובת, מפתח ותשובה.

מה התוסף לא עושה

כדי שלא תבנו תהליך על יכולת שאינה קיימת, אלה הגבולות היום:

• אין קליטה. ביג בוס רק שולחת. כדי שמערכת אחרת תיצור לקוחות, פריטים או מסמכים בביג בוס, צריך את התוסף ממשק API. ההבדל בין השניים: Webhook או ממשק API: מה ההבדל, ומתי צריך כל אחד.
• אין חיבורים מוכנים. ביג בוס שולחת לכתובת שקבעתם, ואת הקליטה בונים בצד שלכם.
• אין במסך יומן משלוחים, התראה על כישלון או שליחה חוזרת ידנית. בודקים שההודעות מגיעות בצד המקבל, ביומן של המערכת שלכם או של כלי החיבור.
• המצב "לא פעיל" לא עוצר היום את השליחה. כדי להפסיק לשלוח, מוחקים את האירוע מהרשימה.
• כתובת אחת לכל סוג אירוע. אם מוגדרים שני אירועים מאותו סוג, רק הוותיק מביניהם מקבל את ההודעות.
• אין סינון ואין בחירת שדות. נשלחים כל הפרטים של הרשומה, על כל פעולה מהסוג שבחרתם.
• אין חתימת HMAC ואין רשימת כתובות IP. האימות היחיד הוא הסיסמה שבחרתם, שנשלחת בכותרת Authorization.

הצעד הבא: הגדרת אירוע חדש: סוג, מפתח וכתובת.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד שליחת אירועים למערכות חיצוניות (Webhook) בביג בוס.