כרטיס ספק: תנאי תשלום, חשבון הוצאה ויתרת פתיחה

כרטיס אחד לכל ספק, עם כל מה שחוזר

לספק שעובדים איתו באופן קבוע יש פרטים שחוזרים בכל הוצאה: תנאי התשלום, סוג ההוצאה, ולפעמים גם אחוז ניכוי במקור. כששומרים אותם פעם אחת בכרטיס הספק, כל הוצאה חדשה מהספק מתחילה מהם, והכרטיס עצמו מראה בכל רגע כמה אתם חייבים לו.

המדריך מסביר איך פותחים כרטיס ספק, מה קובע כל שדה, ומה עושים עם ספק שהפסקתם לעבוד איתו.

חשבון ההוצאה של ספק חדש. בכרטיס ספק חדש בחרו במפורש את "חשבון הוצאה" המתאים, ובכל הוצאה בדקו את השדה לפני שמירה. כך ההוצאות של הספק נרשמות לחשבון הנכון בדוח רווח והפסד ובדוח המע״מ.

פותחים כרטיס ספק

1. פותחים את רשימת הספקים
בתפריט "מעקב הוצאות" בוחרים "ספקים", ונפתח המסך "רש' ספקים". בשורת החיפוש מחפשים לפי שם, איש קשר, טלפון, עיר או ח.פ., ואת הרשימה אפשר לייצא לאקסל או ל-PDF.

2. לוחצים "חדש"
נפתח המסך "הזנת ספק חדש".

3. פרטי הספק
"שם הספק *" הוא שדה חובה. ב"ע.מ. \ ח.פ." כותבים מספר של 9 ספרות או משאירים ריק; מספר באורך אחר נעצר בהודעה "יש לעדכן מספר באורך 9 תוים". ממלאים "איש קשר", טלפונים וכתובת. "קוד הנה"ח", הקוד של הספק אצל רואה החשבון, ניתן לבד בשמירה של ספק חדש.

4. תנאי תשלום
ב"תנאי תשלום" בוחרים "מזומן" או "שוטף", וב"מס' ימים" כותבים כמה ימים. מכאן מחושב לבד המועד "לתשלום עד" בכל הוצאה חדשה מהספק, ובהוצאה אפשר לשנות אותו.

5. חשבון הוצאה
בוחרים ב"חשבון הוצאה" את סוג ההוצאה הקבוע של הספק, למשל "שכירות" לבעל הנכס. בכרטיס חדש בוחרים אותו במפורש, גם אם בשדה כבר מוצג חשבון. איך מגדירים את רשימת החשבונות: הקמה ראשונה: חשבונות הוצאה ומע״מ לזיכוי.

6. יתרת פתיחה
אם כשפותחים את הכרטיס אתם כבר חייבים לספק כסף, כותבים את הסכום ב"יתרת פתיחה לכרטיס". ההסבר שמתחת לשדה: "סכום חיובי – חייבים כסף לספק".

7. שומרים
לוחצים "שמירת שינויים". בראש הכרטיס מוצגים שם הספק ו"יתרה:", ומתחתם הלשוניות "פרטי ספק", "מסמכים" ו"כרטסת". עם תוספים נוספים מופיעות לשוניות נוספות.

"רש' ספקים": חיפוש, ייצוא, והכפתור "חדש" לספק חדש.

ניכוי במקור ותוקף האישור

לספק שיש לו אישור ניכוי מס במקור, כותבים ב"ניכוי מס במקור" את האחוז שבאישור, מספר בין 0 ל-100, וב"תוקף אישור" את התאריך שעד אליו האישור בתוקף. בספק חדש השדה "תוקף אישור" מגיע עם תאריך ישן, ולכן מעדכנים אותו לתאריך שבאישור כבר בפתיחת הכרטיס.

כשהתאריך כבר עבר, שמירת הכרטיס פותחת את החלון "התראה בעת שמירת ספק" עם ההודעה "תוקף אישור ניכוי מס במקור פג". "כן" שומר בכל זאת, ו"לא" מחזיר לכרטיס. ההתראה מופיעה רק בשמירת הכרטיס, והתשלום לספק לא נחסם, ולכן כדאי לעדכן את התאריך ברגע שמגיע אישור חדש.

ההתראה שעולה בשמירת כרטיס כשתוקף האישור עבר.

בתשלום שמפיקים מתוך הוצאה, שורת הניכוי נוספת לבד לפי האחוז שבכרטיס: תשלום לספק: מתוך הוצאה, לכמה הוצאות יחד או בחלקים. רקע על הנושא עצמו במאמר ניכוי מס במקור.

ספק שהפסקתם לעבוד איתו

במסך אין מחיקה של ספק, וההוצאות והתשלומים שכבר נרשמו לו נשארים. ספק שהפסקתם לעבוד איתו מעבירים ב"מצב כרטיס" ל"לא פעיל". הוצאה חדשה לספק כזה לא נשמרת, ומופיעה ההודעה "ספק זה מוגדר כלא פעיל".

ייבוא ספקים מאקסל

יש לכם רשימת ספקים בקובץ? ברשימת הספקים אפשר לייבא אותה בחלון "יבוא ספקים מקובץ אקסל". הייבוא מעביר שם, ח.פ., קוד הנה״ח, איש קשר, טלפונים, מייל, כתובת ויתרת פתיחה. חשבון הוצאה, ניכוי במקור ותנאי תשלום לא עוברים בייבוא, ואותם משלימים בכל כרטיס, כולל בחירה מפורשת של חשבון ההוצאה.

עוד בכרטיס, עם תוספים אחרים

• "משמש כסוכן": עם התוסף ניהול סוכנים, ספק יכול לשמש סוכן חיצוני: ספק כסוכן חיצוני.
• מחירי קנייה לכל פריט: עם התוסף ניהול מחירונים: מחירון ספק.

הצעד הבא: רישום הוצאה מספק, שלב אחר שלב.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול ומעקב הוצאות בביג בוס.