תשלום לספק: מתוך הוצאה, לכמה הוצאות יחד או בחלקים

כל תשלום לספק נרשם, והיתרה מתעדכנת

את הכסף לספק מעבירים בבנק, בצ'ק או במזומן, אבל אם התשלום לא נרשם, אף אחד לא יודע מה כבר שולם ועל מה. בביג בוס כל תשלום לספק נרשם כמסמך ממוספר, ומקושר להוצאות שהוא סוגר. כך היתרה מול הספק נכונה, וההוצאות ששולמו יוצאות מרשימת התשלומים.

המדריך מסביר איך משלמים מתוך הוצאה, איך משלמים כמה הוצאות יחד או רק חלק מהסכום, ומה קורה בשורת הניכוי במקור.

התשלום נרשם, לא מבוצע. את הכסף עצמו מעבירים בבנק או בכל דרך אחרת. בביג בוס רושמים מה שולם, במה ומתי.

תשלום מתוך הוצאה

1. פותחים את ההוצאה
פותחים את ההוצאה הפתוחה, לוחצים "יצירת מסמך המשך" ובוחרים "תשלום". נפתח מסך "תעודת תשלום", עם שם הספק, "יתרה:" והקישור להוצאה. אפשר לפתוח תשלום כזה גם משורה ב"הוצאות לתשלום", דרך "הפקת מסמך".

2. בודקים את שורת הניכוי
כשמפיקים תשלום מתוך הוצאה שעוד לא שולם עליה דבר, נוספת לבד שורת "נ. מס במקור ספקים" לפי האחוז שבכרטיס הספק, והסכום שמוצע לתשלום קטן בהתאם. ספק בלי אחוז ניכוי בכרטיס לא מקבל שורה כזו.

3. מוסיפים את אמצעי התשלום
ב"פרטי תשלום" בוחרים "סוג תקבול": "מזומן", "שיק", "כ. אשראי", "ה. בנקאית", "ביט", "פייפאל" או "פייבוקס". בהעברה ובצ'ק בוחרים גם "חשבון בנק", החשבון שממנו יצא הכסף. בודקים את "סכום" ולוחצים "אישור". אפשר להוסיף כמה שורות, למשל חלק בהעברה וחלק בצ'ק.

4. מפיקים
בודקים את "סה״כ לתקבול" ולוחצים "הפקת מסמך". תעודת התשלום נשמרת סופית, וההוצאה מקטינה את הסכום הפתוח שלה. אחרי ההפקה אפשר לשלוח אותה לספק ב"שליחת מסמך", או להשתמש ב"הורד מסמך" וב"הדפס מסמך". בטלפון יש הורדה בלבד.

תשלום מתוך הוצאה: שורת "נ. מס במקור ספקים" נוספה לבד, והסכום המוצע קטן בהתאם.

לפני ההפקה: שורת הניכוי ושורת ההעברה הבנקאית, וסה״כ לתקבול.

מתי שורת הניכוי לא נוספת לבד

• בתשלום השני על אותה הוצאה. אם כבר שולם עליה חלק, השורה לא נוספת שוב.
• בתשלום שנפתח בלי הוצאה, מ"מסמכי תשלום" או מכרטיס הספק, ולא קושר אליה.

במקרים האלה, אם צריך, בוחרים בעצמכם ב"סוג תקבול" את "נ. מס במקור ספקים" וכותבים את הסכום. בזמן התשלום אין בדיקה של תוקף האישור, ולכן מעדכנים את "תוקף אישור" בכרטיס הספק: כרטיס ספק: תנאי תשלום, חשבון הוצאה ויתרת פתיחה. רקע על הנושא במאמר ניכוי מס במקור.

כמה הוצאות בתשלום אחד

ברשימה "מסמכי הוצאה" לוחצים "בחירה מרובה", מסמנים את ההוצאות של אותו ספק, ואז "יצירת מסמך המשך" ← "תשלום". נפתח תשלום אחד שמקושר לכל ההוצאות שסימנתם. הוצאות של ספקים שונים לא נכנסות לאותו תשלום.

תשלום חלקי

משלמים רק חלק? כותבים ב"סכום" את מה ששילמתם בפועל. היתרה נשארת פתוחה בהוצאה, ומופיעה בה ב"סכום פתוח:" ובכרטיס הספק. את ההמשך משלמים שוב מתוך אותה הוצאה. שימו לב: מהתשלום הראשון ההוצאה ננעלת לעריכה.

תשלום שנרשם בלי הוצאה

ב"מעקב הוצאות" ← "מסמכי תשלום" לוחצים "חדש" ובוחרים "תשלום". אחרי שבוחרים ספק, הכפתור "קישור מסמכים" פותח את החלון "מסמכים לקישור" עם ההוצאות הפתוחות שלו. מסמנים את ההוצאות שהתשלום סוגר ולוחצים "בחר מסמכים לקישור". כשפותחים תשלום מתפריט השורה של הספק ברשימת הספקים, עולה לבד השאלה "קיימים מסמכים פתוחים לקישור".

"מסמכים לקישור": בוחרים את ההוצאות הפתוחות שהתשלום סוגר.

קישור שגוי? בתשלום פותחים "מסמכים מקושרים" ולוחצים "ביטול קישורים". את כל התשלומים מוצאים ב"מסמכי תשלום", ושורה לכל אמצעי תשלום ב"פירוט תשלומים". מה שעוד נשאר לשלם: מה נשאר לשלם לספקים: הוצאות לתשלום ותזכורות.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול ומעקב הוצאות בביג בוס.