התנהלות כלכלית נכונה מחייבת להיות עם היד על הדופק כל הזמן ולא לתת לשום דבר לחמוק מן העין. בוודאי כשמדובר על הוצאות יומיומיות, חודשיות, קבועות או מזדמנות. זה נכון כשמדובר על התנהלות במובן האישי ואחת כמה וכמה כשמדובר על התנהלות כלכלית של בית עסק. אנחנו בחברת ביג בוס מציעים לכם תוכנה לניהול עסק המאפשרת לעקוב אחרי כל הוצאה בצורה ישירה.
התנהלות כלכלית של בית עסק מורכבת מהוצאות והכנסות. במצב אידיאלי, בית העסק מצליח להגיע למצב בו ההכנסות עולות על ההוצאות. השאיפה של כל בעל עסק, היא להגיע לאיזון בין הוצאות להכנסות ולא לייצר מצב שהוצאות עולות על ההכנסות. לשם כך, צריך לעקוב אחר ההוצאות השונות שבית העסק מבצע ולוודא מה כוללת כל הוצאה, מה הסכום שלה, והאם התקבלה עבורה התמורה המלאה.
דרך מערכת ניהול עסק של חברת ביג בוס אפשר לעקוב אחרי כל הכנסה שהעסק מייצר וגם אחרי כל הוצאה שהוא מבצע. המטרה היא, שיהיה מעקב צמוד, בין אם זה יומיומי או שבוע, אחר כך הוצאה וכל הכנסה שבית העסק מייצר.
מעקב אחרי הוצאות והכנסות – למה זה הכרחי?
בשביל להבין למה הכרחי לקיים מעקב צמוד אחרי כל הכנסה והוצאה של בית העסק, צריך לדמיין את הסיטואציה הבאה: נניח ובעל עסק לא מבצע מעקב אחר הכנסות והוצאות, אזי שהוא לא יודע מה המצב האמיתי שלו. ייתכן והוא מוציא כספים שאין לו או מונע מעצמו כלים ואמצעים למרות שיש אפשרויות כלכליות רבות.
בעזרת מעקב אחר הכנסות והוצאות הוא משיג 3 דברים עיקריים:
ראשית, הוא יודע בדיוק מה מצב העסק שלו מבחינה כלכלית. אילו סכומים עומדים לרשותו, מה המצב של חשבון הבנק, כמה כסף נזיל יש לו, מה גובה התקציב שהוא יכול להשתמש בו באופן חודשי או שנתי.
שנית, כל הוצאה שהוא מבצע, יש לו מעקב אחריה, הוא יודע כמה כסף הוציא וכן יכול לוודא שאכן קיבל את התמורה עבורה. בין אם מדובר במלאי, ציוד, שירותים או כל דבר אחר. כמו כן, ניתן לבדוק אילו הוצאות יכולות להיחשב מוכרות ולקבל הטבות מס בזכותן.
שלישית, מעקב אחר הכנסות מאפשר לו לדעת בדיוק מי שילם ומי לא, כמה כסף חייבים לו, כמה זמן לקוחות או ספקים שעובדים מולו "מושכים" את התשלום, האם הם עומדים בתנאי החוזה ועוד.
המעקב מאפשר לייצר תמונה מלאה על מצב העסק מבחינה כלכלית וכן מאפשר לבצע השוואות בין תקופות זמן שונות, בשביל לבחון האם בתקופה מסוימת ההוצאה גדלה או לא. השוואות כאלה יכולות להתבצע אך ורק עם אם יש נתונים אמינים ומדויקים. בעזרת השוואות אלו אפשר לייצר תוכניות ולפתח את העסק לכיוונים שונים.
בואו לקרוא על מה הכרחי בניהול בסיסי של עסק >>>
תכונה לניהול עסק – הדרך הנכונה לבצע מעקב אחרי הכנסות והוצאות
ישנן דרכים שונות לבצע מעקב אחר הכנסות והוצאות. הדרך הטובה ביותר היא באמצעות תוכנה לניהול עסק. כמו זו שאנחנו בחברת ביג בוס מציעים לכם.
בעבר, טרום עידן תוכנות לניהול, בעלי עסקים היו נוהגים לעשות מעקב באמצעות מחברות, ספרים, ומוצרי דפוס אחרים. הם היו רושמים את ההוצאות וההכנסות שלהם ובסוף היום או בסוף השבוע, היו מסכמים הכל.
היום כשיש תוכנות המאפשרות לבצע רישומים כאלו בצורה מסודרת ונוחה, אין סיבה להשתמש באמצעים כאלו. מוטב להשתמש באמצעים מתקדמים, אליהם אפשר להזין את הנתונים, לייצר אקסלים מסודרים, לייצא אותם ולהשתמש בהם לצרכים שונים.
בעזרת תוכנות לניהול עסק, אפשר לבצע את הפעולות הבאות:
- הזנת נתונים ומעקב קבוע אחר הכנסות והוצאות.
- יצירת דוחות וסטטיסטיקות מתקדמות.
- ניהול מסודר של הספרים, הכנסות והוצאות.
- מעקב אחר התקשרות וחשבונות מול כל לקוח וספק.
- אפשרות לשלוח הודעות פנים מערכתיות וחיצוניות, על כל הוצאה והכנסה.
- ייצוא פעולות ודוחות לגורמים רלוונטיים.
- השוואת נתונים על פי פרמטרים שונים (זמן, פעולה, הוצאה, הכנסה ועוד).
לסיכומו של חלק זה, חשוב להדגיש, בשביל שהעסק יעבוד בצורה נכונה ומתקדמת, חייבים לעבוד עם כלים ומערכות מותאמות עבורו ולתקופה. מערכת ניהול עסק היא אחת המערכות האלה.
לקריאה על איך לעשות סדר בעסק שלכם בתחילת הדרך >>>
מדוע משתלם לעבוד עם מערכת ניהול עסק של ביג בוס
אנחנו בחברת ביג בוס מציעים לכם מערכת אופטימאלית לניהול עסק עם מגוון פונקציות ופרמטרים. בין היתר, אנחנו מציעים לכם אפשרות לבצע מעקב אחר הכנסות והוצאות על פי הצורך. המעקב מתבצע באמצעות נתונים שאתם מזינים אל תוך המערכת ויכולים להשתמש בהם לצרכים שונים.
המערכת תאפשר לכם להיות עם היד על הדופק כל הזמן, בכל מקום ובכל זמן. זאת בזכות העובדה שהמערכת פעילה על שרת ענן ומספקת גישה דרך מחשבים, טאבלטים, מכשירי סלולר, מתי שתרצו.
סיכום
אם אתם מנהלים עסק קטן, בינוני או גדול, חשוב שתבצעו מעקב אחר הכנסות והוצאות באופן סדיר ועקבי. לשם כך, אנחנו כאן. בביג בוס אנחנו מציעים לכם אפשרות לבצע מעקב שוטף ועקבי אחרי כל פעולה חשבונאית. פנו אלינו עוד היום וקבלו את כל המידע הרלוונטי עבורכם.
שאלות – תשובות
כיצד ניתן ונכון לבצע מעקב אחר כל הוצאה של כל עובד בבית העסק?
ישנן אופציות שונות כיצד לבצע מעקב אחרי כל הוצאה של כל עובד בבית העסק.
אופציה אחת: לאפשר לכל עובד גישה למערכת ואז כל הוצאה שהמתבצעת נרשמת במערכת.
אופציה שנייה: למנות גורם אחד שיהיה אחראי לבצע את הרישום בצורה מסודרת.
אופציה שלישית: לבקש מכל עובד לבצע רישומים של ההוצאות השונות, ואז בסוף יום או בסוף שבוע לאסוף את כל הנתונים ולהזין אותם למערכת.
איך מודדים הכנסות מול הוצאות, אם ההוצאות הן באופן מיידי וההכנסות מתקבלות לעיתים בפעולה של שוטף פלוס?
ניתן לבצע את הרישומים והשוואות באופן כזה שהבדיקה תתבצע בלי קשר לשאלה מתי הכסף נכנס בפועל, ואפשר לעשות את ההשוואה ביחס לנקודת הזמן בה הכסף נכנס בפועל לחשבון. מה שחשוב הוא לשמור על עקביות ורצף. אם מתחילים את התהליך בצורה מסוימת, מומלץ להמשיך באותו כיוון גם בהמשך.
האם גם עסק קטן עם מספר מצומצם של לקוחות צריך תוכנה לניהול עסק למעקב אחרי הוצאות?
כל בעל עסק צריך לבחון את הצרכים שלו והאם הוא זקוק למערכת לניהול עסק. בעיקרון, גם עסקים קטנים עם מספר לקוחות מצומצם, יכולים להיעזר בתוכנה כזו בשביל לנהל מעקב נכון, יעיל וברור אחרי הוצאות והכנסות.
אם אין מעקב אחרי הוצאות מסוימות, אזי שזה יכול לפגוע בתפקוד של העסק וביכולת לבנות עבורו תקציב מדויק. לכן, משתלם לעשות מנוי ולהשתמש במערכת כזו. במערכת ניהול עסק של ביג בוס, ניתן לייצר פרמטרים מותאמים עבור העסק, כך שיהיה ניתן להשתמש בה בצורה מותאמת לצרכים שלו.
כיצד אפשר להשתמש במעקב הוצאות לצורך קבלת החזרים (הוצאות מוכרות)?
כל הוצאה שמבצעים ומציינים במערכת, ניתן לבדוק עם רואה חשבון או יועץ מס, האם מדובר בהוצאה מוכרת שניתן לקבל עליה החזר כספי. זו עוד סיבה מדוע חשוב לבצע רישום של הוצאות באופן מדויק ומדוקדק, ולראות על אילו הוצאות ניתן לקבל החזר ועל אילו לא.
