סטטוסים לפרויקט: הגדרה, ברירת מחדל ומחיקה

סטטוס לכל פרויקט, מתוך רשימה שאתם קובעים

כל עסק מתאר את מצב הפרויקטים שלו במילים משלו: פרויקט שעוד מחכה לאישור של הלקוח, פרויקט בביצוע, פרויקט שממתין לחומרים, פרויקט שנמסר. בביג בוס מגדירים את הרשימה הזו פעם אחת, וכל פרויקט מקבל סטטוס מתוכה. כך אפשר לסנן את רשימת הפרויקטים ואת דוח הרווח לפי מצב העבודה, ולראות במבט אחד מה פתוח ומה כבר נמסר.

המדריך מסביר איך מגדירים סטטוס, מה עושה סטטוס ברירת המחדל, איפה הסטטוס משפיע ומתי אי אפשר למחוק אותו.

סטטוס הוא תווית, לא שלב עבודה. לסטטוס אין סכום, תאריך או משימות, ולכל פרויקט יש סטטוס אחד בכל רגע. את חלוקת השלבים אתם מנהלים בתוכנית העבודה שלכם, ובמערכת מעדכנים את הסטטוס כשהעבודה מתקדמת.

מגדירים סטטוס חדש

1. פותחים את הרשימה
בתפריט "פרויקטים" בוחרים "סטטוסים לפרויקט". ברשימה מוצגים לכל סטטוס "שם סטטוס" ו"תאור", וסטטוס ברירת המחדל מסומן בלב כחול.

2. לוחצים "חדש"
נפתח החלון "סטטוס לפרויקט".

3. נותנים שם
ב"שם הסטטוס" כותבים שם קצר וברור. זה שדה חובה, ושדה ריק מסומן בהודעה "יש לעדכן ערך בשדה". שם שכבר קיים ברשימה לא נשמר פעם שנייה, ומופיעה ההודעה "כרטיס עם שם זה כבר עודכן במערכת".

4. כותבים הערה
ב"הערות" כותבים מתי משתמשים בסטטוס, למשל "העבודה באתר התחילה". ההערה מוצגת ברשימת הסטטוסים, בעמודה "תאור".

5. ברירת מחדל
מסמנים "ברירת מחדל" בסטטוס שכל פרויקט חדש יקבל לבד. בפרויקט עצמו אפשר להחליף אותו בכל רגע.

6. שומרים
לוחצים "שמירת שינויים". הסטטוס מופיע ברשימה, ומעכשיו אפשר לבחור אותו בשדה "סטטוס" של כל פרויקט.

"סטטוס לפרויקט": שם, הערה, ותיבה שקובעת אם זה הסטטוס של כל פרויקט חדש.

רשימה קצרה עדיפה על ארוכה: סטטוס שאיש לא משתמש בו רק מקשה על הסינון. קבלן שיפוצים, למשל, יכול להסתפק בארבעה: ממתין לאישור הלקוח, בביצוע, ממתין לחומרים, נמסר. כדאי לבחור שמות שכל העובדים מבינים באותה צורה, ולכתוב בהערה מתי עוברים מסטטוס אחד לבא אחריו. כשהרשימה מתארכת, שורת החיפוש שבראש המסך מוצאת סטטוס לפי השם שלו.

איפה הסטטוס משפיע

• בכרטיס הפרויקט: השדה "סטטוס". פרויקט חדש מקבל את סטטוס ברירת המחדל, ומשנים אותו כשהעבודה מתקדמת.
• ברשימת הפרויקטים: העמודה "סטטוס", שמוצגת במסך רחב, והשדה "סטטוס" בסינון. כך מוצאים, למשל, את כל הפרויקטים שממתינים ללקוח.
• בדוח "מעקב רווח פרויקטים": גם בו אפשר לסנן לפי סטטוס, ולראות את ההכנסה, ההוצאה והרווח רק של הפרויקטים שבמצב מסוים. ההסבר על הדוח: דוח מעקב רווח פרויקטים: מה נכנס לחישוב ומה לא.

הסינון ברשימת הפרויקטים: אחד השדות הוא "סטטוס".

סטטוס לחוד, ו"מצב כרטיס" לחוד. סטטוס כמו "נמסר" הוא תווית שלכם, והפרויקט נשאר פעיל. כדי שפרויקט שהסתיים יירד מהרשימה ולא יוצע במסמכים חדשים, מעבירים אותו בכרטיס ב"מצב כרטיס" ל"לא פעיל".

מחיקת סטטוס

סטטוס שעדיין לא משויך לאף פרויקט אפשר למחוק בסמל הפח שבשורה שלו, אחרי אישור בחלון "התראה בעת מחיקת סטטוס". סטטוס שמשויך לפרויקט אחד לפחות מוצג ברשימה בלי סמל מחיקה. כדי למחוק אותו, מעבירים קודם את הפרויקטים שלו לסטטוס אחר.

סטטוס שמשויך לפרויקט מוצג בלי סמל פח. השמות כאן הם נתוני בדיקה.

הצעד הבא: פותחים פרויקט לפי הקמת פרויקט חדש, ובוחרים לו סטטוס. מה עוד יש בתוסף: ניהול פרויקטים בביג בוס: מה התוסף עושה, ומה לא.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול פרויקטים בביג בוס.