ייבוא פרויקטים מקובץ אקסל: קוד, שם, מיקום והערות

הרבה פרויקטים, קובץ אחד

מי שמגיע לביג בוס עם רשימת פרויקטים קיימת, בגיליון או במערכת אחרת, לא חייב לפתוח אותם אחד אחד. ברשימת הפרויקטים יש ייבוא מקובץ אקסל, שפותח את כל הפרויקטים שבקובץ בבת אחת.

הייבוא שייך לתוסף ניהול פרויקטים, שהוא תוסף בתשלום. התוסף מוצע לעוסק מורשה ולחברה. בתקופת הניסיון מפעילים את התוסף בכרטיס התוספים שבפרופיל, בלי חיוב. ההסבר המלא: הפעלת מודול ניהול פרויקטים.

מה הקובץ מייבא

הקובץ מייבא ארבעה פרטים לכל פרויקט, ולא יותר:

• "קוד הפרויקט"
• "שם הפרויקט"
• "מיקום"
• "הערות"

את שאר הפרטים, למשל "לקוח משוייך" או "ספק משוייך", משלימים אחר כך בכרטיס של כל פרויקט. מה יש בכרטיס: ניהול פרויקטים בביג בוס: מה התוסף עושה, ומה לא.

שלב 1: מורידים את הקובץ הריק

בתפריט הצד: "פרויקטים" ← "רשימת פרויקטים". לוחצים על אייקון הייבוא שבראש הרשימה, ליד אייקון האקסל. נפתח החלון "ייבוא פרויקטים מקובץ אקסל".

לוחצים "לחץ להורדת קובץ ריק", ויורד הקובץ BigBoss_Project.xls. יש בו ארבע עמודות, עם הכותרות "קוד הפרויקט", "שם הפרויקט", "מיקום" ו"הערות".

החלון "ייבוא פרויקטים מקובץ אקסל": הקובץ הריק, בחירת הקובץ, "לייבא" ו"לא לייבא".

שלב 2: ממלאים שורה לכל פרויקט

מתחת לכותרות כותבים שורה לכל פרויקט. עדיף לא לשנות את שורת הכותרות ולא להוסיף עמודות, כי הייבוא קולט רק את ארבע העמודות של הקובץ. מי שמעתיק מרשימה קיימת מעתיק רק את העמודות האלה.

כדאי להתחיל בקובץ קטן, עם שתיים או שלוש שורות. בודקים ברשימה שהפרויקטים נכנסו כמו שרציתם, ורק אז מייבאים את השאר.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

שלב 3: בוחרים את הקובץ ומייבאים

פותחים שוב את חלון הייבוא באותו אייקון, לוחצים "בחר קובץ ליבוא" ובוחרים את הקובץ ששמרתם. לוחצים "לייבא", או "לא לייבא" כדי לצאת בלי לייבא.

בסוף מופיעה ההודעה "קליטת נתונים מקובץ" עם השורה "הנתונים נקלטו בהצלחה". לוחצים "אישור", והפרויקטים מופיעים ברשימה עם הקוד והשם מהקובץ.

ההודעה בסוף הייבוא: "הנתונים נקלטו בהצלחה".

רשימת הפרויקטים אחרי ייבוא של שני פרויקטים: הקוד והשם מהקובץ.

אחרי הייבוא

כל פרויקט שנכנס הוא פרויקט רגיל: פותחים אותו מהרשימה ומשלימים את מה שהקובץ לא מביא. העבודה עם הרשימה עצמה, כולל חיפוש וסינון: סקירת רשימת פרויקטים.

פרויקט שנכנס בטעות ועוד לא עבדתם עליו מוחקים ברשימה בסמל הפח. פרויקט שכבר יש לו פעילויות CRM לא נמחק, ומופיעה ההודעה "לא ניתן למחוק – קיימות פעילויות CRM משויכות לפרויקט זה".

איך ביג בוס עוזרת לפתוח פרויקטים מקובץ, ומה היא לא עושה

הקובץ הריק מגיע עם הכותרות הנכונות, והייבוא פותח את כל הפרויקטים שבו בפעולה אחת. מאותו רגע כל פרויקט זמין לשיוך מסמכים ולרישום שעות עבודה.

מה היא לא עושה: הייבוא לא מביא לקוח או ספק משויכים, שעות עבודה או מסמכים. אותם משלימים בכרטיס של כל פרויקט, אחרי הייבוא.

למה עוברים עם רשימת הפרויקטים לביג בוס: כשהפרויקטים כבר רשומים בגיליון, להקליד כל אחד מחדש זו עבודה שאפשר לחסוך. מורידים קובץ ריק, מדביקים לתוכו את הקוד, השם, המיקום וההערות, ומייבאים, ומשם כל פרויקט מוכן למסמכים ולשעות שתרשמו עליו. אפשר לנסות את הכול 45 יום בחינם, בלי התחייבות.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

מדריכים נוספים

• קליטת מסמכים מקובץ אקסל: מבנה, בדיקות ומה נוצר — אותו רעיון, למסמכים.
• ניהול פרויקטים בביג בוס — כל המדריכים של התוסף.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.