קישור קריאת שרות לחשבונית או לקבלה

מתי מקשרים

קריאת שרות בסטטוס לתשלום ניתן לחבר למסמך חיוב. יש לכך שתי דרכים: להפיק מסמך חדש מתוך הקריאה, או לקשר אותה למסמך שכבר הופק.

א. הפקת מסמך חדש מתוך הקריאה

בשלב הסיום, בתחתית הטופס, בוחרים "הפקת מסמך מתוך מסמך זה" ובוחרים סוג מסמך – חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס־קבלה וכדומה.

המערכת יוצרת את המסמך עם שורות העבודה והחלפים מהקריאה – אין צורך להקליד אותן מחדש. עם קבלת התשלום, הקריאה עוברת לסגור.

ב. קישור למסמך קיים

אם כבר הופקה חשבונית ידנית, לוחצים "קישור קריאת שרות", בוחרים את סוג המסמך (חשבונית עסקה / חשבונית מס / חשבונית מס־קבלה / קבלה) ומקלידים את מספרו.

שלוש מגבלות על הקישור:

• אפשר לקשר רק קריאה בסטטוס לתשלום. אחרת: "לא ניתן לקשר קריאת שרות שאינה בסטטוס לתשלום".
• המסמך והקריאה חייבים להיות של אותו לקוח. אחרת: "המסמך לקישור והקריאת שרות משוייכים ללקוחות שונים".
• מספר המסמך חייב להימצא במערכת. אחרת: "המסמך לקישור לא נמצא" – כדאי לבדוק גם את סוג המסמך, לא רק את מספרו.

מה קורה אחרי קישור מוצלח

• היתרה לגבייה מתאפסת.
• הקריאה עוברת מלתשלום לסגור.
• בראש הטופס מופיע הכפתור מסמכים מקושרים.

ביטול הקישור

דרך הכפתור מסמכים מקושרים אפשר לראות את הקישור ולבטלו. הקריאה חוזרת אז לסטטוס לתשלום.

הקישור חוסם שתי פעולות. כל עוד קיים מסמך מקושר לא ניתן לבטל את הקריאה ולא לפתוח אותה מחדש – תופיע ההודעה "קיימים מסמכים מקושרים, תחילה יש לבטל את הקישורים באמצעות לחצן מסמכים מקושרים". הסדר הנכון: לבטל את הקישור, ורק אז לבטל או לפתוח מחדש.