ייבוא וייצוא מחירון לאקסל: קובץ, בדיקה ודוח

מאות מחירים בקובץ אחד

כשמחירון כולל עשרות או מאות פריטים, נוח יותר לעבוד עליו בגיליון אקסל: למיין, להעתיק מחירים מקובץ של ספק ולבדוק הכול במבט אחד. בביג בוס מייצאים את המחירון לאקסל, מעדכנים בקובץ, בודקים אותו בלי לשנות דבר, ורק אז מייבאים.

המדריך עובר על שלושת השלבים: הכנת הקובץ, בדיקה בלבד והייבוא עצמו, ומסביר למה שורה בקובץ עשויה להידחות.

לאילו מחירונים זה מתאים

הייבוא זמין במחירון עצמאי ובמחירון עצמי של לקוח או ספק. במחירון נגזר הוא נחסם בהודעה "לא ניתן לייבא מחירים למחירון מסוג נגזר", וללקוח "מנוהל" בהודעה "לא ניתן לייבא מחירים ללקוח עם מחירון מנוהל". ייצוא לאקסל זמין בכל לשונית של פריטים במחירון.

שלב 1: מכינים קובץ

1. ייצוא של המחירון הקיים
בלשונית הפריטים לוחצים על סמל האקסל, "ייצוא רשימה לאקסל". בקובץ העמודות מק״ט, שם הפריט, מחיר לפני הנחה, אחוז הנחה, סכום הנחה, מחיר סופי, קוד מטבע, והאם המחיר כולל מע״מ. בייצוא של ספק נוספת עמודת מק״ט ספק. קובץ שיוצא כך אפשר לעדכן ולייבא בחזרה.

2. קובץ ריק
בחלון הייבוא לוחצים "לחץ להורדת קובץ ריק", וממלאים אותו.

כמה כללים לקובץ:

• שורת הכותרות צריכה להיות באחת מחמש השורות הראשונות.
• עד 3,000 שורות בקובץ אחד.
• שורה ריקה באמצע הקובץ אינה עוצרת את הקריאה.
• מק״ט שמופיע פעמיים: השורה האחרונה קובעת.
• מחירים עם שתי ספרות אחרי הנקודה לכל היותר.

שלב 2: בדיקה בלבד

1. פותחים את חלון הייבוא
לוחצים על סמל ההעלאה, "ייבוא מחירון מקובץ אקסל". נפתח חלון באותו שם, ובו השורה "הסבר על יבוא מחירון מאקסל" עם סימן שאלה שמוביל למדריך הזה.

2. בוחרים קובץ
בלחיצה על "בחר קובץ ליבוא" בוחרים קובץ xls או xlsx, ושמו מופיע ליד "שם הקובץ:".

3. בוחרים סוג פעולה
תחת "סוג פעולה" יש שתי אפשרויות: "ייבוא מהקובץ", שקולט את המחירים, ו"בדיקה בלבד (ללא יבוא)", ש"בודק את הקובץ ומפיק דוח שגיאות" בלי לשנות אף מחיר. בפעם הראשונה בוחרים בבדיקה.

4. מחליטים על דוח במייל
התיבה "שלח דוח למייל" מסומנת מראש רק כשלמשתמש המחובר יש מייל שמור. אחרת מסמנים אותה ידנית ומקלידים כתובת בשדה "דוא״ל לדוח".

5. לוחצים "המשך"
מוצג החלון "בדיקת קובץ אקסל" עם סיכום: כמה שורות נקראו וכמה מהן תקינות לייבוא. אם ביקשתם דוח, הוא נשלח לכתובת שהזנתם.

ברירת המחדל: "ייבוא מהקובץ" מסומן, והדוח במייל אינו מסומן כשאין מייל שמור.

מוכן לבדיקה: "בדיקה בלבד (ללא יבוא)" ודוח לכתובת שהוזנה.

תוצאת הבדיקה: כמה שורות תקינות, בלי שאף מחיר השתנה.

למה שורה נדחית

דוח השגיאות מפרט כל שורה שלא תיקלט, והסיבות הנפוצות הן:

• "מק"ט לא נמצא במערכת": הפריט אינו קיים בקטלוג.
• "מחיר אפס – השורה דולגה".
• "מחיר סופי אינו תואם לחישוב (מחיר לפני הנחה פחות סכום הנחה)": המחיר הסופי בקובץ חייב להתאים לשאר העמודות.
• "לא ניתן לעדכן ערך שלילי".
• "מכיל דיוק של מעל ל-2 ספרות אחרי הנקודה".
• "קוד מטבע לא תקין": קוד מטבע שאינו מוכר במערכת.

שלב 3: הייבוא

כשהבדיקה נקייה, פותחים שוב את החלון, בוחרים את אותו קובץ ואת "ייבוא מהקובץ", ולוחצים "המשך". הייבוא רץ ברקע, והמסך מציג את ההתקדמות עד להודעת הסיום.

כל שורה תקינה נשמרת כמחיר שנקבע ידנית ונרשמת בהיסטוריית המחיר עם המקור "ייבוא Excel". פריט שקיים בקטלוג אבל עוד לא היה במחירון העצמאי מתווסף אליו. בספק אפשר לזהות פריט בקובץ לפי המק״ט במערכת, או לפי המק״ט או הברקוד של הספק.

הייבוא מעדכן מחירים, והוא אינו יוצר פריטים. שורה עם מק״ט שאינו קיים בקטלוג מדולגת ומופיעה בדוח. פריט חדש מקימים קודם בקטלוג (איך להגדיר פריט חדש) ורק אז מייבאים את המחיר שלו.

מה הלאה

לעדכון של כל המחירים במכפלה אחת, בלי קובץ: עדכון מחירים גורף במכפלה והחזרה למחיר בסיס. לכל שינוי שנקלט אפשר לחזור ולבדוק בהיסטוריה: עדכון מחירון ממסמכים והיסטוריית מחיר לפריט.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול מחירונים בביג בוס.