ספירת מלאי: איך סופרים מחסן בלי לעצור את העסק

ספירת מלאי היא הרגע שבו בודקים אם מה שרשום במערכת באמת נמצא על המדף, ומתקנים את מה שלא. הרבה עסקים דוחים אותה כי היא נראית כמו יום שבו סוגרים את החנות ועוצרים משלוחים. זה לא חייב להיות כך. במדריך הזה: איך בוחרים בין ספירה מלאה לספירה מחזורית, מה עושים עם מכירה שקורה באמצע הספירה, ואיך בודקים הפרש לפני שמתקנים אותו.

ספירה מלאה או ספירה מחזורית: איך בוחרים שיטה

יש שלוש דרכים לחלק את העבודה. ההבדל ביניהן הוא לא רק כמה זמן זה לוקח, אלא כמה מהר מגלים טעות.

בספירה מחזורית לא כל הפריטים שווים. פריט יקר, או כזה שנמכר כל יום, נספר לעתים קרובות, למשל פעם בחודש. ברגים וחומרים זולים מספיק לספור פעם ברבעון. כך הזמן הולך למקום שבו טעות עולה כסף.

ספירה לתפעול וספירה לסוף שנת המס: ברשת חוזרת הקביעה שכל עסק חייב לספור מלאי פעם בשנה. בפועל, האם ובאיזה היקף החובה חלה עליכם נקבע לפי הוראות ניהול הספרים שחלות על סוג העסק. וגם מי שחייב לא יכול פשוט להחליף את ספירת סוף השנה בספירה מחזורית: ספירה של פריטים שונים במועדים שונים מותרת רק בתנאים. הפירוט במאמר על ספירת המלאי בסוף השנה, וההחלטה עצמה היא שאלה לרואה החשבון.

המכירה שבאמצע הספירה: שלוש דרכים לספור בלי לסגור

הבעיה בספירת מלאי של עסק פתוח היא לא הספירה עצמה, אלא הזמן שבין הרגע שספרתם מדף לבין הרגע שהכמות נקלטה במערכת. אם באמצע נמכרו שלוש יחידות, מישהו צריך להחליט אם הן כבר ירדו מהכמות שספרתם או לא. יש לזה שלוש תשובות:

• לספור כשהמחסן שקט – אחרי שעות הפעילות או ביום בלי משלוחים. אין תנועות באמצע, ולכן אפשר פשוט לקבוע את היתרה לכמות שנספרה. זו הדרך הפשוטה ביותר, והיא מתאימה לספירה מלאה.
• לעצור רק את האזור שנספר – סופרים מדף אחרי מדף, ובזמן שמדף בספירה לא מוציאים ממנו ולא מכניסים אליו. שאר העסק עובד כרגיל. כך אפשר לספור אזור אחד או קבוצת פריטים אחת באמצע השבוע.
• לספור תוך כדי מכירה ולעדכן רק את ההפרש – המערכת לא קובעת את היתרה לכמות שנספרה, אלא מוסיפה או מורידה רק את הפער שנמדד בזמן הספירה. מכירה שנרשמה אחרי שהמדף נספר נשמרת ולא נבלעת.

לספירה בזמן שהעסק פתוח, בשתי הדרכים האחרונות, יש תנאי אחד שכמעט אף מדריך לא מזכיר: כל תנועה חייבת להירשם ברגע שהסחורה זזה. סחורה שיצאה מהמדף לפני הספירה, אבל התעודה שלה הופקה רק אחריה, תירד פעמיים: פעם כחוסר בספירה ופעם מהמסמך. בעסק שבו מסמכים מוקלדים בסוף היום, סופרים רק אחרי שכל המסמכים של היום הוקלדו.

לפני שמתחילים: חמש הכנות שחוסכות ספירה חוזרת

• לסגור מסמכים פתוחים – במערכת שמעדכנת מלאי מתוך המסמכים, כמו ביג בוס, רק מסמך סופי מזיז מלאי. תעודה שנשארה טיוטה תיראה בספירת המלאי כחוסר.
• לקלוט את מה שכבר הגיע – סחורה שנפרקה ועוד לא נקלטה מול הזמנת הרכש תיספר כעודף. או שקולטים אותה לפני הספירה, או שמניחים אותה בצד ולא סופרים אותה.
• לרשום העברות – ארגז שעבר למחסן אחר בלי מסמך יוצר חוסר במקום אחד ועודף במקום השני, ושניהם נראים כמו טעות ספירה.
• לחלק לאזורים – רשימה של מדפים או קבוצות, ומי סופר כל אחד. אזור שנספר מסמנים, כדי שלא יספרו אותו פעמיים ושלא יעבירו ממנו סחורה לאזור שעוד לא נספר.
• להחליט על יחידת הספירה – יחידות או ארגזים. “4” שנרשם על מדף של ארגזים של 12 הוא הפרש של 44 יחידות שלא קיים.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

ספירה עיוורת וסריקה: איך מקטינים טעויות ספירה

הטעות הנפוצה ביותר בספירת מלאי היא לא ספירה שגויה, אלא ספירה שמושפעת ממה שכתוב. מי שרואה במסך “24” נוטה למצוא 24. שלושה הרגלים עוזרים:

• ספירה עיוורת – הסופר לא רואה את הכמות שבמערכת. הוא רושם מה מצא, וההשוואה נעשית אחר כך. דף ספירה עם מק״ט וכמות בלבד עושה את העבודה.
• ספירה שנייה לפריטים יקרים – פריט שבו הפרש קטן עולה הרבה כסף נספר פעמיים, על ידי שני אנשים שונים.
• סריקה במקום הקלדה – סורק ברקוד מזהה את הפריט לפי הברקוד שעל האריזה, ומונע את הטעות הקלאסית: כמות נכונה שנרשמה על המק״ט הלא נכון.

הפרשי ספירה: מה בודקים לפני שמתקנים

הפרש הוא שאלה, לא תיקון. אם מתקנים כל פער מיד, המערכת אמנם תתאים למדף, אבל הסיבה שיצרה אותו תמשיך לעבוד ותייצר את אותו הפרש בספירת המלאי הבאה. לפני שמעדכנים, עוברים על הסיבות הנפוצות:

פריט שההפרש שלו גדול סופרים שוב לפני שנוגעים בו. מה שנשאר אחרי הבדיקה הוא ההפרש האמיתי, ורק אותו מעדכנים, עם סיבה: נזק, נמצא, תיקון טעות או החזרה. סיבה שחוזרת על עצמה, למשל “נזק” שוב ושוב באותו פריט, היא כבר ממצא על האחסון ולא על הספירה.

הבדיקה הזאת אפשרית רק כשכל תנועה במלאי נולדת ממסמך: קליטה מספק, מכירה, העברה או תיקון. זה ההבדל בין גיליון של כמויות לבין תוכנה לניהול רכש שמחזיקה את המלאי מתוך המסמכים. למה המספר במערכת לא תמיד שווה למדף מוסבר במדריך מתי המלאי באמת זז.

איך זה עובד בביג בוס

בתוסף ניהול רכש ומלאי של ביג בוס, ספירת המלאי היא מסך ייעודי, והוא בנוי סביב השאלות שלמעלה:

• מחסן אחד בכל ספירה – בוחרים את המחסן, ואם הגדרתם קבוצות פריטים, אפשר לספור קבוצה אחת בכל פעם. עסק עם שני מחסנים פותח שתי ספירות.
• סריקה ושלוש כמויות – סורקים ברקוד או מק״ט, ולכל פריט מוצגות הכמות שבמערכת, הכמות שספרתם וההפרש ביניהן. מונים בראש המסך מראים כמה נספרו וכמה נותרו.
• העסק ממשיך לעבוד – ספירה פתוחה לא נועלת את המלאי, והמסך מציג הודעה שהמלאי עשוי להשתנות עד הסיום. מי שסופר תוך כדי עבודה מסמן “עדכון לפי הפרש (דלתא)”. בלי הסימון, היתרה נקבעת לכמות שנספרה.
• עוצרים כשצריך – אפשר להשהות ולחזור, או לסיים ספירה חלקית: מה שלא נספר לא משתנה.
• ספירה מקובץ – במסך הספירה הכמות שבמערכת מוצגת ליד השדה, ולכן מי שמעדיף ספירה עיוורת על דף יכול להוריד קובץ אקסל ריק, למלא בו מחסן, מק״ט וכמות נספרת, ולייבא אותו כ“ספירה”. הייבוא קובע את הכמות הסופית, ולכן מתאים למחסן שקט. הפירוט בהזנת המלאי הפותח.
• בדיקה אחרי הספירה – בדוח התנועות, ספירה שהקטינה כמות מופיעה כ“יציאה מהמלאי” וספירה שהגדילה כ“כניסה למלאי”. בדוח המלאי, וגם בדוח המלאי לפי מחסנים, אפשר לבחור “תאריך סיום” ולראות את היתרה של כל מחסן כפי שהייתה ביום הספירה.

דוח התנועות אחרי ספירה: ספירה שהקטינה את הכמות רשומה כ“יציאה מהמלאי”, עם מספר הספירה בעמודת פרטי המסמך.

בדוח המלאי בוחרים “תאריך סיום”, ומקבלים את היתרה כפי שהייתה ביום הספירה.

תיקון בודד מחוץ לספירה נעשה מכרטיס הפריט, עם סיבת עדכון: נזק, החזרה, נמצא או תיקון. התוסף ניהול רכש ומלאי מותנה בתוסף מעקב והוצאות, והמחיר והזמינות בכל מסלול מפורטים בעמוד המסלולים. את המסך עצמו, צעד אחר צעד וכולל ההודעות שאפשר לפגוש, מפרט המדריך ספירת מלאי בביג בוס.

שאלות נפוצות

כל כמה זמן כדאי לעשות ספירת מלאי?
ספירה מלאה פעם בשנה היא הרגל נפוץ, ופריטים יקרים או מהירים נספרים בתדירות גבוהה יותר במסגרת ספירה מחזורית. אם יש לכם גם חובת ספירה לסוף שנת המס, המועדים שלה נקבעים בהוראות ולא לפי הנוחות.

צריך לסגור את העסק ביום הספירה?
לא בהכרח. אפשר לספור אזור אחרי אזור ולעצור רק את המדף שנספר, או לספור תוך כדי עבודה ולעדכן רק את ההפרש. בשני המקרים, כל תנועה צריכה להירשם בזמן אמת.

מה עושים עם פריט שנמצא ואינו רשום?
קודם בודקים אם הוא הגיע בלי קליטה, למשל מהזמנה שעדיין פתוחה. רק אם אין מסמך שמסביר אותו, מעדכנים את המלאי ומתעדים שהפריט נמצא בספירה.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

מאמרים נוספים שיעניינו אתכם

• תוכנה לניהול רכש — ארבע התחנות של רכש בעסק קטן, ואיך בוחרים מערכת.
• תוכנה לניהול עסק ומלאי — מלאי בכמה מחסנים, והכללים של ספירת סוף השנה.
• ספירת מלאי: מלאה, חלקית ובמצב דלתא — מסך הספירה בביג בוס, צעד אחר צעד.
• הזמנת רכש — מה כותבים בה, ומה עושים כשהגיע רק חלק מההזמנה.
• מתי המלאי באמת זז — ולמה המספר במערכת לא תמיד שווה למדף.
• העברת מלאי בין מחסנים — כשסחורה עוברת מקום, גם המערכת צריכה לדעת.
• מלאי מת — איך מזהים סחורה שלא זזה, ומה עושים איתה.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.