כל מה שקראתם כאן, המערכת עושה בשבילכם בקליק
45 יום לנסות את ביג בוס בחינם. בלי כרטיס אשראי, בלי התקנה: מייל וסיסמה וזהו.
הזמנת רכש היא המסמך שבו העסק שלכם מודיע לספק מה הוא קונה, בכמה, באיזה מחיר ועד מתי. היא לא חשבונית ולא בקשה לתשלום. מבחינה משפטית היא הצעה, והיא נעשית חוזה שמחייב את שני הצדדים רק כשהספק מקבל אותה. במדריך הזה: מה חייב להופיע בהזמנת רכש, דוגמה מלאה של עסק קטן, ומה עושים כשהספק מאשר אבל משנה משהו.
מה זה הזמנת רכש, ומה היא לא
הזמנת רכש (באנגלית Purchase Order, בקיצור PO) נכתבת על ידי הקונה ונשלחת לספק. היא הצד השני של ה“הזמנה” שהספק מקבל מהלקוחות שלו: אותה עסקה, מנקודת המבט של מי שמשלם. היא יכולה להיות טופס מודפס, קובץ שנשלח במייל או מסמך שמופק במערכת, והכללים שלמטה חלים על כולם.
שלוש טעויות חוזרות ברשת, כולל בעמודים שמדורגים גבוה על המונח:
- “הזמנת רכש היא דרישה לתשלום” – לא. היא מתארת מה אתם מתחייבים לקנות. את התשלום מבקש הספק, בחשבונית שלו.
- “הזמנת רכש מוכרת לצורכי מס” – היא אינה מסמך מס. ניכוי מס התשומות נעשה על סמך חשבונית המס של הספק ולא על סמך ההזמנה, וגם מספר הקצאה ניתן לחשבונית ולא להזמנה.
- “רק עוסק מורשה רשאי להוציא הזמנת רכש” – חוק החוזים מדבר על “פנייתו של אדם לחברו”, בלי הבחנה בסוג העוסק. עוסק פטור, עוסק מורשה וחברה יכולים כולם לשלוח הזמנה לספק.
מתי הזמנת רכש מחייבת את שני הצדדים
ברשת תמצאו שתי תשובות הפוכות: “ההזמנה היא חוזה לכל דבר”, ו“אין לה שום תוקף משפטי”. שתיהן חדות מדי. חוק החוזים (חלק כללי), התשל״ג-1973 קובע שחוזה נכרת “בדרך של הצעה וקיבול” (סעיף 1). הזמנת רכש מפורטת היא ההצעה שלכם, והקיבול הוא של הספק. מה שקורה ביניהם קובע את המעמד שלה:
| מה קרה | המעמד של ההזמנה | הסעיף בחוק |
|---|---|---|
| שלחתם, הספק עוד לא ענה | הצעה בלבד. אפשר לחזור ממנה בהודעה לספק, כל עוד הוא לא שלח לכם אישור | 3(א) |
| קבעתם בהזמנה מועד לאישור | אחרי שנמסרה לספק אינכם יכולים לחזור ממנה, והוא יכול לקבל אותה רק עד המועד | 3(ב), 8(א) |
| הספק אישר כמו שהיא | נכרת חוזה | 5 |
| הספק לא ענה, אבל שלח | גם ביצוע יכול להיות קיבול, כשדרך כזאת משתמעת מההזמנה | 6(א) |
| כתבתם “שתיקה = אישור” | לתנאי הזה אין תוקף | 6(ב) |
| הספק אישר עם שינוי | זה לא אישור. קיבול עם תוספת, הגבלה או שינוי הוא הצעה חדשה, ועכשיו ההחלטה אצלכם | 11 |
השורה האחרונה היא החשובה ביותר לעסק קטן. ספק שמשיב “מאשרים, רק שהמחיר עלה” לא אישר את ההזמנה שלכם, הוא הציע עסקה אחרת. לכן אישור עם שינוי לא מתייקים: מעדכנים את ההזמנה ושולחים אותה שוב, או מודיעים לספק בכתב שאתם לא מסכימים. המידע כאן כללי; בעסקה גדולה או במחלוקת עם ספק כדאי להתייעץ עם עורך דין.
מה כותבים בהזמנת רכש
הזמנה טובה נקראת בלי טלפון: ספק שלא מכיר אתכם צריך להבין ממנה בדיוק מה לשלוח, לאן ועד מתי. אלה השדות, וכל אחד מהם נמצא שם מסיבה:
| השדה | למה הוא שם |
|---|---|
| מספר הזמנה ותאריך | הספק מציין אותו בתעודת המשלוח ובחשבונית, וכך אפשר להתאים ביניהן |
| פרטי הספק ואיש קשר | שם, מספר עוסק או ח״פ, ואדם מסוים שההזמנה מופנית אליו |
| פרטי העסק המזמין | מי מזמין, ומי מוסמך לאשר שינויים מול הספק |
| פריט ומק״ט הספק | המק״ט של הספק, לא שלכם. כך לא מגיע “דגם דומה” |
| כמות ויחידת מידה | “10” בלי יחידה יכול להיות עשר יחידות או עשרה ארגזים |
| מחיר ליחידה | כולל ציון מפורש אם הוא לפני מע״מ או כולל מע״מ, המקור הנפוץ ביותר לפער בחשבונית |
| מועד ומקום אספקה | עד מתי ולאן. בלי זה אין על מה לבסס טענה שהסחורה איחרה |
| תנאי תשלום | שוטף + 30, מקדמה או תשלומים. מה שלא נכתב כאן יתגלה לראשונה בחשבונית |
| מועד לאישור בכתב | קובע עד מתי הספק יכול לקבל את ההזמנה, ומייצר קיבול מתועד במקום “דיברנו בטלפון” |
השורה האחרונה היא זו שחסרה כמעט בכל טופס הזמנת רכש שמופיע ברשת, והיא בדיוק זו שהופכת את ההזמנה ממכתב כוונות להתחייבות מתועדת של שני הצדדים.
דוגמה: הזמנת רכש של עסק קטן, מהשליחה עד הסגירה
עסק לאינסטלציה עם מחסן קטן מזמין חומרים מספק קבוע. כך נראית ההזמנה:
הזמנת רכש 1042: תאריך 14/09/2026 · ספק: “ספק דוגמה בע״מ”, לידי רון, מנהל ההזמנות · אספקה עד 22/09/2026 למחסן העסק · תנאי תשלום: שוטף + 30 · המחירים לפני מע״מ · נא לאשר בכתב עד 16/09/2026.
| מק״ט ספק | פריט | כמות | מחיר ליחידה | סה״כ שורה |
|---|---|---|---|---|
| BR-210 | ברז פרח למטבח | 6 יח׳ | 185 ₪ | 1,110 ₪ |
| PX-16 | צינור PEX 16 מ״מ, גליל 100 מ׳ | 3 גלילים | 240 ₪ | 720 ₪ |
| CN-16 | מחבר מהיר 16 מ״מ | 50 יח׳ | 4.50 ₪ | 225 ₪ |
| סה״כ | לפני מע״מ | 2,055 ₪ |
ומה קרה אחרי שההזמנה יצאה:
- 15/09 – הספק עונה: “מאשרים, אבל הברז עלה ל-195 ₪”. זו הצעה חדשה, לא אישור. העסק מחליט לקבל אותה, מעדכן את השורה ל-195 ₪ (סה״כ ההזמנה עולה ל-2,115 ₪ לפני מע״מ) ושולח הזמנה מעודכנת, והספק מאשר אותה בכתב.
- 20/09 – מגיעים 4 ברזים, 3 גלילים ו-50 מחברים. ההזמנה לא נסגרת: שני ברזים נשארים יתרה פתוחה.
- 27/09 – מגיעים שני הברזים החסרים, חמישה ימים אחרי מועד האספקה שבהזמנה, והאיחור מתועד. עכשיו כל השורות סופקו, ואפשר להשוות אליהן את החשבונית של הספק שורה אחר שורה.
בלי ההזמנה המעודכנת, החשבונית על 2,115 ₪ הייתה מגיעה בלי שום דבר להשוות אליו, ושני הברזים החסרים היו נשכחים אחרי המשלוח הראשון.
נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>
איך הזמנת רכש נסגרת
הזמנה פתוחה היא התחייבות שעדיין רצה. היא נסגרת כשכל מה שהוזמן הגיע או בוטל בהסכמה, וכשהחשבונית של הספק הותאמה אליה. ההשוואה בין ההזמנה, המשלוח והחשבונית היא הלב של כל תוכנה לניהול רכש; כאן מספיקות שלוש שאלות לפני שסוגרים:
- האם כל שורה סופקה? – הכמות שהגיעה מול הכמות שהוזמנה, שורה אחר שורה. ההפרש הוא היתרה הפתוחה.
- האם המחיר בחשבונית הוא המחיר שאושר? – המחיר מההזמנה המעודכנת, לא מהמקורית.
- מה קורה עם יתרה שלא תגיע? – מודיעים לספק בכתב שהשורה מבוטלת וסוגרים אותה. אחרת היא תמשיך להופיע כפתוחה במשך חודשים.
ניהול הזמנות רכש בביג בוס
בתוסף ניהול רכש ומלאי של ביג בוס, הזמנת רכש היא חוליה בשרשרת מסמכי הספק:
- איפה מפיקים – מכרטיס הספק, תחת “פעילויות לכרטיס” ← “הזמנת רכש”, או כהמשך ל“בקשה להצעה” ששלחתם קודם. השורות עוברות בלי להקליד אותן שוב.
- ההזמנה לא מזיזה מלאי – היא מתעדת מה אתם מצפים לקבל. המלאי עולה רק כשמפיקים ממנה “משלוח רכש” על מה שהגיע בפועל.
- קליטה חלקית – קולטים רק את מה שהגיע, והיתרה נשארת פתוחה על ההזמנה. הסינון “פתוחים בלבד” במסך הרכש מציג כל מה שהוזמן ועוד לא התקבל. הפירוט במדריך קליטה חלקית ומעקב יתרות פתוחות.
- ממשיכים ולא מתחילים מחדש – כשפותחים מסמך רכש לספק שיש לו מסמכים פתוחים, המערכת מציעה להציג אותם, כדי להמשיך הזמנה קיימת.
שני דברים שכדאי לדעת מראש. המערכת לא מזמינה בשבילכם: אין בה הזמנת רכש אוטומטית, וההחלטה מה ומתי להזמין נשארת שלכם. והתוסף בתשלום: לפי עמוד המסלולים, ניהול רכש ומלאי עולה 69 ₪ לחודש ומותנה בתוסף מעקב והוצאות, שעולה 39 ₪ לחודש; המחירים אינם כוללים מע״מ. את השרשרת המלאה, מבקשה להצעה ועד זיכוי רכש, מפרט המדריך מחזור הרכש המלא מול הספק.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין הזמנת רכש לבקשה להצעה?
בקשה להצעה שואלת את הספק כמה זה יעלה, והיא שאלה ולא התחייבות. הזמנת רכש כבר קובעת מה אתם קונים ובאיזה מחיר, ומהרגע שהספק מקבל אותה היא מחייבת את שניכם.
אפשר לבטל הזמנת רכש?
לפני שהספק קיבל אותה, כן: בהודעה שמגיעה אליו לפני הקיבול, אלא אם קבעתם בהזמנה מועד לאישור או כתבתם שאין לחזור ממנה. אחרי שהספק קיבל אותה נכרת חוזה, וביטול הוא עניין להסכמה עם הספק או לייעוץ משפטי.
גם עסק קטן צריך הזמנות רכש?
הזמנת רכש היא כלי עבודה, לא חובת דיווח. היא שווה את הזמן בכל רכישה שיש בה יותר משורה אחת, מועד אספקה או מחיר שסוכם בטלפון, בלי קשר לגודל העסק או לסוג העוסק.
נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>
יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו
מאמרים נוספים שיעניינו אתכם
- תוכנה לניהול רכש — ארבע התחנות של רכש בעסק קטן, ואיך בוחרים מערכת.
- מחזור הרכש המלא מול הספק — השרשרת בביג בוס, מבקשה להצעה ועד זיכוי רכש.
- קליטה חלקית ומעקב יתרות פתוחות — מה עושים כשהגיע רק חלק מההזמנה.
- מטריצת רכש — איך משווים ספקים ומחירים לפני שמזמינים.
- תוכנה לניהול עסק ומלאי — כשהסחורה נכנסת ליותר ממחסן אחד.
- מה עושה התוסף ניהול רכש ומלאי — ומה הוא לא עושה.
המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.
