ניהול פרויקטים בביג בוס: מה התוסף עושה, ומה לא

כרטיס לכל פרויקט, עם השעות, הקבצים והמסמכים שלו

קבלן שיפוצים, סטודיו לעיצוב או יועץ שעובד עם כמה לקוחות במקביל שואלים בסוף כל עבודה את אותה שאלה: כמה שעות הלכו על הפרויקט הזה, ומה נשאר ממנו. כשהשעות רשומות על פתקים והמסמכים מפוזרים בין תיקיות, קשה לענות. התוסף ניהול פרויקטים של ביג בוס פותח כרטיס לכל פרויקט, מרכז בו את שעות העבודה, הקבצים ומסמכי ההכנסה וההוצאה ששויכו אליו, ומהם בונה דוח של הכנסה, הוצאה ורווח לכל פרויקט.

המדריך מסביר מה יש בתוסף, איך הוא מתחבר לשאר המערכת ומה הוא אינו עושה היום. כדאי לקרוא אותו לפני הפרויקט הראשון.

למי התוסף ואיך מפעילים אותו. ניהול פרויקטים הוא תוסף בתשלום, והפירוט בעמוד המסלולים. התוסף מוצע לעוסק מורשה ולחברה. מפעילים אותו ב"פרופיל משתמש" ← "תוספים", בכרטיס "פרויקטים". בתקופת הניסיון מפעילים את התוסף בכרטיס התוספים שבפרופיל, בלי חיוב. ההסבר המלא: הפעלת מודול ניהול פרויקטים.

מה יש בתפריט

אחרי שהתוסף פעיל מופיע בתפריט הצד הסעיף "פרויקטים", ובו שלושה פריטים:

• "רשימת פרויקטים": כל הפרויקטים הפעילים, עם חיפוש, סינון וייצוא לאקסל ול-PDF. מכאן פותחים פרויקט חדש בכפתור "חדש". ההסבר על המסך: סקירת רשימת פרויקטים.
• "מעקב רווח פרויקטים": הכנסה, הוצאה, רווח ואחוז רווח לכל פרויקט, בטווח חודשים לבחירתכם.
• "סטטוסים לפרויקט": רשימת המצבים שפרויקט יכול להיות בהם, למשל בביצוע או ממתין ללקוח. מגדירים סטטוסים משלכם, פעם אחת.

הסעיף "פרויקטים" בתפריט: רשימה, דוח וסטטוסים.

כרטיס הפרויקט

כל פרויקט הוא כרטיס. שדה החובה בו הוא "שם הפרויקט", ולפי הצורך ממלאים גם "קוד הפרויקט", "שם העובד" האחראי, "סטטוס", "לקוח משוייך" או "ספק משוייך", איש קשר וטלפונים, "מיקום" ו"הערות". השיוך ללקוח אינו חובה, אבל בזכותו המערכת מציעה את הפרויקט במסמכים של אותו לקוח.

פרויקט אחד אפשר לסמן "ברירת מחדל": זה הפרויקט שהמערכת מציעה במסמך כשאין ללקוח פרויקט משלו. פרויקט שהסתיים מעבירים ב"מצב כרטיס" ל"לא פעיל", והוא יורד מהרשימה ומההצעות במסמכים חדשים.

אחרי השמירה נפתחות בכרטיס הלשוניות "פרטי פרויקט", "תיעוד", "מעקב שעות", "הכנסות" ו"הוצאות", וכשגם התוסף CRM פעיל, גם הלשונית "Crm". ההקמה צעד אחר צעד: הקמת פרויקט חדש. מה יש בכל לשונית: סקירת נתוני פרויקט.

כרטיס של פרויקט קיים: הפרטים, ומעליהם הלשוניות של הפרויקט.

איך מסמכים ושעות מגיעים לפרויקט

• מסמכי הכנסה: במסמכי הכנסה יש אזור "פרויקט משוייך", עם פרויקט אחד לכל המסמך. במסמך חדש המערכת מציעה פרויקט לפי הלקוח, ואפשר לשנות אותו גם אחרי ההפקה: שיוך מסמכים לפרויקט: בחירה, תיקון והדפסה.
• הוצאות: דורש את התוסף מעקב הוצאות. כל הוצאה משויכת לפרויקט אחד, בחלק "שיוך המסמך לפרויקט".
• מסמכי רכש: דורש את התוסף ניהול רכש ומלאי, שדורש בעצמו את התוסף מעקב הוצאות. כל שורה במסמך רכש יכולה לקבל פרויקט אחר: מסמך רכש לכמה פרויקטים: פרויקט לכל שורה.
• שעות עבודה: נרשמות בלשונית "מעקב שעות" של הפרויקט, לפי עובד ותאריך: רישום שעות עבודה על פרויקט: מהכרטיס ומכרטיס העובד.
• קבצים: מצורפים בלשונית "תיעוד": תיעוד וקבצים בפרויקט: צירוף, הורדה ומחיקה.

לקבלות, לתשלומים לספקים ולתנועות מלאי אין שדה פרויקט.

מה רואים בדוח

הדוח "מעקב רווח פרויקטים" מציג לכל פרויקט "סכום הכנסה", "סכום הוצאה", "סכום רווח" ו"אחוז רווח", ושורת סיכום לכל הפרויקטים יחד. הדוח בנוי ממסמכים: חשבוניות, זיכויים, הוצאות ומסמכי רכש סופיים נכנסים אליו, וקבלות, הזמנות, תעודות וטיוטות לא. עלות שעות העבודה לא נכנסת לחישוב. הפירוט המלא: דוח מעקב רווח פרויקטים: מה נכנס לחישוב ומה לא.

עם תוספים אחרים

• פעילויות ומשימות: דורש את התוסף CRM. בכרטיס הפרויקט נוספת הלשונית "Crm", ובפעילות מסוג "מעקב" אפשר לרשום סכום שנכנס לדוח: פעילות מעקב ב-CRM: סכום הכנסה או הוצאה לפרויקט.
• עובדים: דורש את התוסף ניהול משתמשים. בכרטיס העובד יש לשונית "שעות עבודה", ושם גם מגדירים עובד עם התפקיד "פרויקטים בלבד": תפקיד פרויקטים בלבד: מה העובד רואה ומה לא.
• ריטיינר: דורש את התוסף ריטיינר. בריטיינר בוחרים פרויקט, והמסמכים שהוא מפיק נכנסים אליו. ההסבר על התוסף: ניהול ריטיינרים.

מה התוסף לא עושה

כדי שלא תבנו תהליך עבודה על יכולת שאינה קיימת, אלה הגבולות היום:

• אין לשונית שלבים ואין שדה תקציב. אין גם התראת חריגה. את חלוקת השלבים אתם מנהלים בתוכנית העבודה שלכם, והמערכת מחזיקה את מה שנרשם בפועל.
• אין גאנט, אבני דרך או לוח קנבן, ואין תאריך התחלה או תאריך יעד לפרויקט.
• אין עלות או תעריף על השעות. רישום שעות הוא תאריך, עובד, מספר שעות והערה, בלי שעת התחלה וסיום ובלי טיימר.
• השעות לא הופכות למסמך חיוב. את החיוב ללקוח מפיקים כמסמך רגיל.
• משימות רק עם התוסף CRM. בלי התוסף אין בכרטיס לשונית פעילויות ומשימות.
• אין התראות או מיילים על פרויקט, ואין אריח פרויקטים במסך הבית.
• אין שכפול פרויקט ואין תבניות פרויקט. כל פרויקט נפתח ככרטיס חדש.

מאיפה מתחילים

שלושה צעדים לפני הפרויקט הראשון: מגדירים את רשימת הסטטוסים לפי סטטוסים לפרויקט: הגדרה, ברירת מחדל ומחיקה, פותחים את הפרויקט לפי הקמת פרויקט חדש, ומשייכים אליו את הלקוח, כדי שהמערכת תציע אותו במסמכים של הלקוח.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול פרויקטים בביג בוס.