כל מה שקראתם כאן, המערכת עושה בשבילכם בקליק
45 יום לנסות את ביג בוס בחינם. בלי כרטיס אשראי, בלי התקנה: מייל וסיסמה וזהו.
מה נכנס לחישוב, ומה נשאר בחוץ
בסוף כל פרויקט רוצים לדעת אם הוא השתלם. הדוח "מעקב רווח פרויקטים" של ביג בוס מציג לכל פרויקט הכנסה, הוצאה, רווח ואחוז רווח, מתוך המסמכים ששויכו אליו. כדי לקרוא אותו נכון חשוב לדעת בדיוק אילו מסמכים הוא סופר, לפי איזה תאריך, ומה הוא משאיר בחוץ.
המדריך מסביר איך פותחים את הדוח, מה נכנס לכל עמודה, ואיך בודקים מספר שנראה לא נכון.
דוח של מסמכים, לא של תשלומים. הדוח סופר חשבוניות, זיכויים, הוצאות ומסמכי רכש סופיים. קבלות לא נספרות בו, ולכן הוא מראה כמה הכנסות והוצאות נרשמו לכל פרויקט, ולא כמה שולם. גם עלות שעות העבודה לא נכנסת לחישוב.
פותחים את הדוח
בתפריט "פרויקטים" בוחרים "מעקב רווח פרויקטים". לכל פרויקט מוצגים "סכום הכנסה", "סכום הוצאה", "סכום רווח" ו"אחוז רווח", ובתחתית שורת "סיכום:" לכל הפרויקטים יחד. כברירת מחדל מוצגת השנה הנוכחית, ורק פרויקטים פעילים, לפי סדר השם.
בסינון בוחרים "חודש התחלה" ו"חודש סיום", ומצמצמים לפי "קוד פרויקט", "שם הפרויקט", "שם העובד" האחראי, "סטטוס", "מיקום" ו"פעיל". את הדוח מייצאים לאקסל ול-PDF.
הסינון של "מעקב רווח פרויקטים": טווח חודשים ושדות לצמצום הרשימה.
מה נספר בכל עמודה
| עמודה | מה נכנס | לפי איזה תאריך |
|---|---|---|
| הכנסה | חשבונית מס וחשבונית מס קבלה סופיות, לפני מע״מ | תאריך המסמך |
| הכנסה | חשבונית עסקה: רק הסכום שעוד פתוח בה, לפני מע״מ | תאריך המסמך |
| הכנסה | חשבונית זיכוי מקטינה את ההכנסה | תאריך המסמך |
| הכנסה | פעילות "מעקב" ב-CRM מסוג הכנסה (דורש את התוסף CRM) | תאריך הפעילות |
| הוצאה | הוצאה, פחות זיכוי הוצאה (דורש את התוסף מעקב הוצאות) | חודש השיוך |
| הוצאה | חשבונית רכש, פחות זיכוי רכש, רק השורות ששויכו לפרויקט (דורש את התוסף ניהול רכש ומלאי) | חודש השיוך |
| הוצאה | פעילות "מעקב" ב-CRM מסוג הוצאה (דורש את התוסף CRM) | תאריך הפעילות |
לא נספרים בכלל: קבלה, הצעת מחיר, הזמנה, תעודת משלוח, תעודת ביצוע וטיוטות. בצד ההוצאה לא נספרים תשלום לספק והזמנת רכש. גם השעות שנרשמו בלשונית "מעקב שעות" והסכום שבלשונית "תיעוד" לא נכנסים לחישוב.
רווח ואחוז רווח: "סכום רווח" הוא ההכנסה פחות ההוצאה. "אחוז רווח" מחושב מתוך ההכנסה, כלומר הרווח חלקי ההכנסה. למשל, הכנסה של 10,000 והוצאה של 7,500 נותנות רווח של 2,500, ואחוז רווח של 25. פרויקט בלי הכנסה מקבל אחוז רווח אפס.
תאריך המסמך מול חודש השיוך
מסמכי הכנסה נספרים לפי תאריך המסמך. הוצאות ומסמכי רכש נספרים לפי חודש השיוך שלהם, כך שהוצאה מסוף החודש ששויכה לחודש הבא תופיע בדוח רק כשהטווח כולל את החודש הבא. פעילויות "מעקב" נספרות לפי תאריך הפעילות. ההסבר על חודש השיוך: חודש שיוך בהוצאה.
בודקים מספר שנראה לא נכון
לחיצה על פרויקט בדוח פותחת את הכרטיס שלו, והלשוניות "הכנסות" ו"הוצאות" נפתחות באותו טווח חודשים. בלשונית ההוצאות הסינון כבר מוגדר לפי חודש השיוך. שם רואים את המסמכים שמאחורי כל סכום, ואפשר לתקן שיוך שגוי.
הלשונית "הוצאות" שנפתחה מהדוח: אותו טווח חודשים, לפי חודש השיוך.
שלוש שאלות כשמספר נראה לא נכון: האם המסמך משויך לפרויקט הנכון, האם הוא בתוך הטווח (ובהוצאה, לפי חודש השיוך), והאם הוא בכלל מסוג שנספר. פרויקט שהועבר ל"לא פעיל" לא מוצג כברירת מחדל, ומציגים אותו בשדה "פעיל" שבסינון.
הלשונית "הכנסות" של הפרויקט: המסמכים שמאחורי סכום ההכנסה.
והשעות?
הדוח מחשב רווח לפי המסמכים, ואת עלות השעות מוסיפים בעצמכם: סך השעות מהלשונית "מעקב שעות", כפול עלות השעה שלכם, יורד מהרווח שבדוח. איך רושמים את השעות: רישום שעות עבודה על פרויקט: מהכרטיס ומכרטיס העובד. ואיך משייכים מסמכים כך שייכנסו לפרויקט הנכון: שיוך מסמכים לפרויקט: בחירה, תיקון והדפסה.
כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול פרויקטים בביג בוס.
