ניהול לידים ומשימות (CRM): מה התוסף עושה, ומה לא

לידים, שיחות, פגישות ומשימות במקום אחד

בעסק קטן רוב העבודה מול לקוחות קורית בטלפון: מתעניין שמבקש לחזור אליו מחר, לקוח שקובע פגישה, ספק שצריך לקבל ממנו תשובה. כשכל זה רשום על פתקים או בזיכרון, משהו נשכח בסוף. התוסף ניהול לידים ומשימות (CRM) של ביג בוס מרכז את המתעניינים (לידים) ואת כל השיחות, הפגישות והמשימות מול לקוחות, ספקים ולידים, ולכל אחת מהן אפשר לקבוע תאריך לביצוע, עובד אחראי ותזכורת.

המדריך מסביר מה יש בתוסף, איך הוא מתחבר לשאר המערכת ומה הוא אינו עושה היום. כדאי לקרוא אותו לפני שמתחילים לעבוד איתו.

למי התוסף ואיך מפעילים אותו. ניהול לידים ומשימות (CRM) הוא תוסף בתשלום, והפירוט בעמוד המסלולים. התוסף זמין גם לעוסק פטור. בתקופת הניסיון מפעילים את התוסף בכרטיס התוספים שבפרופיל, בלי חיוב. שיוך פעילות לעובד אחר וצפייה בפעילויות של העובדים דורשים את התוסף ניהול משתמשים. ההפעלה צעד אחר צעד: הפעלת ניהול לידים ומשימות (CRM) ומה נוסף לתפריט.

מה יש בתפריט

אחרי ההפעלה מופיעה בתפריט הצד הקבוצה "Crm", ובה שלושה פריטים:

• "ניהול לידים": רשימת המתעניינים שעוד לא הפכו ללקוחות, עם חיפוש, סינון וייצוא.
• "יומן עבודה": הפגישות והמשימות על לוח שנה, בתצוגת יום, שבוע או חודש.
• "מעקב פעילויות": הרשימה "כלל פעיליות" עם כל סוגי הפעילות, ושש רשימות לפי סוג: "משימות", "פגישות", "גבייה", "שיחות טלפוניות", "מעקבים" ו"אימייל".

בנוסף נוספת לשונית "Crm" בכרטיס של לקוח, של ספק ושל ליד, ובמסך הבית מופיעים האריח "פעילויות" והאזור "היום ביומן".

הקבוצה "Crm" בתפריט: לידים, יומן עבודה ורשימות הפעילויות.

לידים

ליד הוא מתעניין שעוד לא קנה. לכל ליד יש כרטיס עם שם, איש קשר, טלפונים, מייל, כתובת והערות, ואת הלידים פותחים ידנית ברשימה "רש' לידים". ליד שכבר לא רלוונטי מעבירים ל"לא פעיל", וליד שהחליט לעבוד איתכם הופכים ללקוח בכפתור "הפוך ללקוח". זה אותו כרטיס, והפעילויות שנרשמו לו נשארות איתו. ההסבר המלא: רשימת הלידים: ליד חדש, פרטים והפיכה ללקוח.

פעילויות: שישה סוגים

כל דבר שצריך לעשות מול לקוח, ספק או ליד נרשם כפעילות מאחד הסוגים "שיחה טלפונית", "פגישה", "מעקב", "משימה", "אימייל" או "גבייה". לכל פעילות יש תיאור, תאריך ושעה לביצוע (או "ללא תאריך"), "עובד משויך" וסטטוס: "לביצוע", "בתהליך", "מחכה ללקוח" או "בוצעה". אפשר לשייך אותה לליד, ללקוח או לספק, להוסיף משתתפים ולצרף קבצים, ואפשר גם לרשום משימה פנימית בלי כרטיס בכלל. איך ממלאים את הטופס: פעילות חדשה ב-CRM: סוג, תאריך, עובד משויך וכרטיס.

כשהפעילות הסתיימה מסמנים אותה "סמן כבוצעה", והמערכת מציעה לפתוח מיד פעילות המשך עם אותו כרטיס ואותו עובד: סמן כבוצעה ופעילות המשך: סגירה, המשך ופתיחה מחדש.

תזכורות ויומן עבודה

• מייל יומי: בכל בוקר בימים א'-ו' כל עובד מקבל מייל עם הפעילויות הפתוחות שלו שמועדן היום ושמועדן כבר עבר.
• תזכורת לפני המועד: רבע שעה, חצי שעה, שעה או יום לפני, בפעמון שבמערכת ובמייל לעובד המשויך. את התזכורת קובעים בטופס הפעילות במחשב.
• יומן עבודה: פעילות שמסמנים בה "הצג ביומן" מופיעה על לוח השנה של העובד.

הפירוט: תזכורות למשימות ולפגישות: מה נשלח, למי ומתי ויומן עבודה: יום, שבוע, חודש והיומן של כל עובד.

טופס פעילות במחשב: סוג, תאריך, תזכורת, עובד אחראי וכרטיס.

עם תוספים אחרים

• ניהול פרויקטים: דורש את התוסף ניהול פרויקטים. בכרטיס הפרויקט נוספת לשונית "Crm", ובפעילות "מעקב" אפשר לרשום סכום שנכנס לדוח הרווח של הפרויקט: פעילות מעקב ב-CRM: סכום הכנסה או הוצאה לפרויקט.
• עובדים: דורש את התוסף ניהול משתמשים. מנהל משייך פעילויות לעובדים ובוחר בסינון את מי לראות, ועובד רואה כברירת מחדל את הפעילויות שלו.
• גבייה: שליחת התראה ללקוח מדוח גיול החובות נרשמת לבד כפעילות "גבייה" בכרטיס הלקוח: פעילות גבייה ב-CRM: תיעוד שיחות ומה נרשם לבד.

מה התוסף לא עושה

כדי שלא תבנו תהליך עבודה על יכולת שאינה קיימת, אלה הגבולות היום:

• אין שלבי מכירה, משפך או ערך עסקה. ליד הוא "פעיל" או "לא פעיל" בלבד.
• לידים נפתחים רק ידנית. אין טופס לאתר, אין ייבוא לידים מקובץ ואין קליטת לידים דרך ה-API.
• אין תזכורות ב-SMS או בוואטסאפ. התזכורות יוצאות במייל ובפעמון שבמערכת.
• פעילות "אימייל" לא שולחת מייל. היא מתעדת מייל ששלחתם. אין חיבור לתיבת המייל.
• אין סנכרון דו-כיווני עם יומן חיצוני, ואין חיבור ל-Outlook.
• אין שדות מותאמים, עדיפות למשימה או פעילות חוזרת. ששת הסוגים קבועים.
• אין דוחות ביצוע. יש רשימות עם סינון וייצוא לאקסל ול-PDF: רשימות הפעילויות: סינון, תצוגה לפי עובד וייצוא.

הצעד הבא: לשונית Crm בכרטיסי לקוחות, ספקים ולידים, שם רואים את הפעילויות של כרטיס אחד בתוך הכרטיס.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול לידים ומשימות (CRM) בביג בוס.