יומן עבודה: יום, שבוע, חודש והיומן של כל עובד

הפגישות והמשימות שבחרתם, על לוח שנה אחד

רשימה טובה לשאלה "מה פתוח", אבל כדי לתכנן שבוע עבודה צריך לראות את הפגישות והמשימות על לוח שנה. ביומן העבודה של ביג בוס רואים את היום, השבוע או החודש של כל עובד, ומנהל יכול לראות גם את היומנים של העובדים שלו. כך קל יותר לקבוע פגישה חדשה בלי להתנגש בקיימת, ולחלק עבודה בין העובדים.

המדריך מסביר אילו פעילויות מופיעות ביומן, איך עוברים בין התצוגות ואיך רואים יומן של עובד אחר.

לא כל פעילות מופיעה ביומן. ביומן מופיעה רק פעילות שיש לה תאריך ושסימנתם בה "הצג ביומן". פעילות "ללא תאריך" נשארת ברשימות בלבד.

מכניסים פעילות ליומן

1. פותחים את הפעילות
בטופס הפעילות במחשב בוחרים "כולל תאריך" וממלאים "תאריך לביצוע" ו"זמן לביצוע".

2. מסמנים "הצג ביומן"
התיבה "הצג ביומן" נמצאת לצד "תזכורת". בלי תאריך הפעילות לא תישמר עם הסימון הזה.

3. שומרים
הפעילות מופיעה ביומן של העובד שמופיע בה ב"עובד משויך". אם מחליפים את העובד או את המועד, הפעילות עוברת ביומן בהתאם.

אפשר גם להתחיל מהיומן עצמו: הכפתור "פעילות" שבראש היומן פותח טופס של פעילות חדשה.

עובדים עם היומן

בתפריט "Crm" בוחרים "יומן עבודה". היומן נפתח תמיד על "היומן שלי", ובחלק העליון בוחרים תצוגה: "יום", "שבוע" או "חודש". החיצים עוברים לתקופה הקודמת או הבאה, ו"היום" מחזיר לתאריך של היום. בטלפון היומן נפתח בתצוגת שבוע.

"יומן עבודה" בתצוגת שבוע. בכל יום מופיעות הפעילויות שסומן בהן "הצג ביומן".

לחיצה על פעילות ביומן פותחת אותה, ושם מעדכנים, מסמנים כבוצעה או פותחים פעילות המשך. יום ריק מסומן "אין פעילויות".

עם התוסף קריאות שירות מופיעות ביומן גם קריאות השירות ששויכו לעובד, ולחיצה על קריאה פותחת אותה. זה דורש את התוסף קריאות שירות.

מתכננים שבוע

בתחילת השבוע פותחים את תצוגת השבוע ורואים מה כבר נקבע לכל יום. כשלקוח מבקש פגישה, מחפשים ביומן זמן פנוי, לוחצים "פעילות" ורושמים אותה עם תאריך, שעה ו"הצג ביומן". תצוגת החודש נותנת מבט רחב על העומס, ותצוגת היום מציגה את מה שמתוכנן ליום אחד.

פגישה שנדחתה מעדכנים בטופס הפעילות, בשדות התאריך והשעה, והיא עוברת ביומן למועד החדש. אם קבעתם לה תזכורת, התזכורת נקבעת מחדש לפי המועד החדש.

היומן של עובד אחר

מנהל רואה בראש היומן בורר עם "היומן שלי", "כל העובדים" ושמות העובדים, ובוחר יומן של עובד אחד או של כולם יחד. מה שמוצג בבורר תלוי בהרשאות: מנהל מערכת רואה את כל העובדים, ומנהל מחלקה את עובדי המחלקה שלו. עובד רגיל רואה את היומן שלו. בורר העובדים דורש את התוסף ניהול משתמשים.

הבורר של המנהל: היומן שלי, כל העובדים, או עובד מסוים לפי מחלקה.

היומן במסך הבית

במסך הבית מופיע "היום ביומן", עם מה שמתוכנן להיום ביומן שלכם. הקישור "פתח יומן" פותח את יומן העבודה, וביום בלי פעילויות כתוב "אין פעילויות להיום".

"היום ביומן" במסך הבית, ביום בלי פעילויות.

פעילות המשך לא עוברת ליומן לבד. כשפותחים פעילות המשך אחרי "סמן כבוצעה", התיבה "הצג ביומן" לא מסומנת בה, גם אם הייתה מסומנת בפעילות הקודמת. מסמנים אותה שוב וקובעים תאריך: סמן כבוצעה ופעילות המשך: סגירה, המשך ופתיחה מחדש.

איך ממלאים את הטופס כולו: פעילות חדשה ב-CRM: סוג, תאריך, עובד משויך וכרטיס. ואיך המערכת מזכירה לפני הפגישה: תזכורות למשימות ולפגישות: מה נשלח, למי ומתי.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול לידים ומשימות (CRM) בביג בוס.