סמן כבוצעה ופעילות המשך: סגירה, המשך ופתיחה מחדש

סוגרים פעילות, וממשיכים מאותה נקודה

מעט עבודה מול לקוח נגמרת בפעם אחת. שיחת היכרות מובילה לפגישה, פגישה למעקב, ומעקב לשיחה נוספת. כשסוגרים פעילות ופותחים מיד את ההמשך שלה, הקשר עם הלקוח לא נקטע, וכל פעילות יודעת מה היה לפניה ומה בא אחריה.

המדריך מסביר איך מסמנים פעילות כבוצעה, מה עובר לפעילות ההמשך, ומתי אפשר לפתוח פעילות מחדש.

פעילות שבוצעה נעולה לעריכה. אחרי "סמן כבוצעה" אי אפשר לשנות בה שדות. כדי לתקן אותה פותחים אותה מחדש, ורק כשאין לה פעילות המשך.

מסמנים פעילות כבוצעה

1. בוחרים מאיפה
ברשימת הפעילויות במחשב לוחצים על סמל ה-✓ "סמן כבוצעה" שבסוף השורה. אפשר גם לפתוח את הפעילות וללחוץ "סמן כבוצעה" שליד "סטטוס". אם שיניתם שדה בטופס ועוד לא שמרתם, המערכת מציעה לשמור ולסמן יחד.

2. מאשרים
בחלון "סימון פעילות כבוצעה" מופיעה השאלה "האם לסמן את הפעילות כבוצעה?", ולוחצים "כן".

האישור לפני סימון פעילות כבוצעה.

3. מחליטים על המשך
מיד אחרי הסימון נפתח החלון "הפעילות סומנה כבוצעה" עם השאלה "האם לפתוח פעילות המשך?". "לא" מסיים, ו"כן" פותח פעילות חדשה מאותו סוג.

אחרי הסימון: האם לפתוח פעילות המשך.

פעילות שסומנה כבוצעה עוברת לסטטוס "בוצעה", ותזכורת שעוד לא נשלחה עבורה מתבטלת. ברשימות היא יוצאת מהסינון "כל הפתוחות", ורואים אותה כשבוחרים בסינון "בוצעה" או "הכל".

מה עובר לפעילות ההמשך

פעילות ההמשך נפתחת עם הכרטיס, העובד המשויך, התזכורת והמשתתפים של הפעילות הקודמת. שני דברים צריך לקבוע מחדש:

• תאריך: התאריך בפעילות ההמשך הוא הרגע שבו נפתחה. מעדכנים אותו למועד שבו צריך לחזור ללקוח.
• "הצג ביומן": לא עובר לפעילות ההמשך. מסמנים אותו שוב אם הפעילות צריכה להופיע ביומן העבודה.

כותבים תיאור חדש ושומרים. אם אחרי השמירה פעילות ההמשך לא מופיעה ברשימה, מרעננים אותה בסמל הרענון שליד שורת החיפוש.

דוגמה: שיחה שצריך לחזור אליה

ביום ראשון רשמתם "שיחה טלפונית" עם ליד, והוא ביקש שתחזרו אליו בעוד שבוע. אחרי השיחה מסמנים אותה "סמן כבוצעה" ועונים "כן" על פעילות המשך. פעילות ההמשך היא גם "שיחה טלפונית" עם אותו ליד, ובה קובעים תאריך לעוד שבוע וכותבים בתיאור מה הליד ביקש. בעוד שבוע היא מופיעה במייל היומי של העובד, ומשם אפשר לחזור לשיחה הראשונה ולראות מה נאמר בה.

בטלפון אין ברשימה את עמודת הסימון, ולכן מסמנים פעילות כבוצעה מתוך הטופס שלה.

שרשרת של פעילויות

בראש פעילות המשך מופיע הקישור "עיון בפעילות אב", שפותח את הפעילות שממנה היא נולדה. בפעילות שבוצעה ויש לה המשך מופיע ליד הסטטוס הקישור "עיון בהמשך". כך עוברים קדימה ואחורה בין השלבים של אותו טיפול בלקוח.

פעילות המשך: "עיון בפעילות אב" פותח את הפעילות הקודמת.

פעילות שבוצעה ויש לה המשך: השדות נעולים, ו"עיון בהמשך" פותח את ההמשך.

פתיחה מחדש

פעילות שבוצעה בטעות, או שצריך לתקן בה פרט, פותחים בכפתור "פתח מחדש" ומאשרים. הכפתור מופיע רק בפעילות שבוצעה ואין לה פעילות המשך. כשיש המשך, ממשיכים לעבוד בפעילות ההמשך, ובמקום הכפתור מופיע "עיון בהמשך".

פעילות שעוד לא בוצעה אפשר למחוק בסמל הפח שבשורה שלה ברשימה, אחרי אישור בחלון "התראה בעת מחיקת פעילות". פעילות שבוצעה מוצגת בלי סמל פח, והיא נשארת כתיעוד.

איפה רואים את כל הפעילויות, הפתוחות והסגורות: רשימות הפעילויות: סינון, תצוגה לפי עובד וייצוא. ואם הפעילות שייכת לפרויקט: פעילות מעקב ב-CRM: סכום הכנסה או הוצאה לפרויקט.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול לידים ומשימות (CRM) בביג בוס.