רשימות הפעילויות: סינון, תצוגה לפי עובד וייצוא

רשימה אחת לכל הפעילויות, ושש רשימות לפי סוג

כשהפעילויות רשומות, השאלה הבאה היא איך מוצאים אותן: מה פתוח היום, אילו פגישות קבועות השבוע, ומה מחכה ללקוח כבר יותר מדי זמן. רשימות הפעילויות ב-CRM של ביג בוס מציגות את כל זה בשורות, עם סינון לפי סוג, סטטוס ועובד, וייצוא לאקסל ול-PDF למי שרוצה לעבוד על הנתונים מחוץ למערכת.

המדריך מסביר אילו רשימות יש, מה רואים בכל שורה, איך מסננים, ומה מנהל רואה שעובד לא רואה.

ברירת המחדל: הפתוחות שלכם. כל רשימה נפתחת על הסטטוס "כל הפתוחות" ועל הפעילויות שמשויכות אליכם. פעילות שבוצעה, או פעילות של עובד אחר, מופיעה רק אחרי שינוי בסינון.

אילו רשימות יש

בתפריט "Crm" בוחרים "מעקב פעילויות". "כלל פעיליות" פותח את "רשימת פעילויות" עם כל הסוגים, ושאר הפריטים פותחים רשימה של סוג אחד: "רשימת משימות", "רשימת פגישות", "רשימת גבייה", "שיחות טלפוניות", "רשימת מעקבים" ו"רשימת אימיילים". "חדש" ברשימה של סוג מסוים פותח פעילות מאותו סוג.

בכל שורה מופיעים "סטטוס", "ת. לטיפול", "שם החברה", "סוג פעילות", "תאור הפעילות" ו"שם העובד". מועד שכבר עבר מוצג באדום, ופעילות בלי כרטיס מופיעה עם "ללא שיוך כרטיס". לחיצה על שורה פותחת את הפעילות.

"רשימת פעילויות" עם כל הסוגים. מועד שעבר מוצג באדום.

הסדר ברשימה קבוע: קודם לפי הסטטוס, בתוך כל סטטוס לפי התאריך, כשפעילויות "ללא תאריך" מופיעות ראשונות, ואחר כך לפי הסוג. בשורת החיפוש שבראש הרשימה אפשר לחפש לפי שם החברה, איש הקשר או התיאור.

רשימה של סוג אחד: "רשימת משימות".

מסננים

1. פותחים את הסינון
לוחצים על סמל המשפך שבשורת החיפוש. נפתח החלון "סינון פעילויות".

2. בוחרים שדות
ממלאים "שם החברה" או "תאור", ובוחרים "סוג פעילות" ו"סטטוס". בסטטוס יש "הכל", "כל הפתוחות", "לביצוע", "בתהליך", "מחכה ללקוח" ו"בוצעה".

3. מנהל בוחר עובדים
למנהל יש גם "תצוגה" ו"שם העובד". כברירת מחדל כל אחד רואה את הפעילויות שלו, ומנהל בוחר בסינון "הכל" (לפי ההרשאות), או עובד מסוים ב"שם העובד". עובד רגיל רואה את הפעילויות שמשויכות אליו. הבחירה בעובדים דורשת את התוסף ניהול משתמשים.

4. לוחצים "חפש"
הרשימה מתעדכנת לפי הסינון, ו"סגור" יוצא בלי שינוי.

"סינון פעילויות" של מנהל, עם "תצוגה" ו"שם העובד".

שלוש שאלות, שלושה סינונים

• מה פתוח אצלי? פותחים את "כלל פעיליות" בלי לשנות דבר. ברירת המחדל מציגה את הפעילויות הפתוחות שלכם, ומה שמועדו עבר בולט באדום.
• אילו פגישות קבועות? פותחים את "פגישות" מתוך "מעקב פעילויות". הרשימה מציגה רק פגישות, ומסודרת לפי סטטוס ותאריך.
• מה מחכה ללקוח? בסינון בוחרים ב"סטטוס" את "מחכה ללקוח". כך רואים את כל מה שתקוע אצל לקוחות, ואפשר לעבור עליהם אחד אחד.

מכל רשימה אפשר גם לייצא לאקסל ול-PDF, ולעבוד על הנתונים מחוץ למערכת.

פעולות מהשורה וייצוא

• סימון כבוצעה: סמל ה-✓ בשורה, במחשב: סמן כבוצעה ופעילות המשך: סגירה, המשך ופתיחה מחדש.
• מחיקה: סמל הפח, רק בפעילות שעוד לא בוצעה. לפני המחיקה נפתח החלון "התראה בעת מחיקת פעילות" עם "האם ברצונך למחוק את הפעילות?".
• ייצוא והדפסה: סמל האקסל וסמל המדפסת שליד "חדש" מייצאים את הרשימה לאקסל ול-PDF.

האישור לפני מחיקת פעילות.

את הפעילויות של כרטיס אחד, למשל של לקוח מסוים, רואים גם בלשונית שבתוך הכרטיס: לשונית Crm בכרטיסי לקוחות, ספקים ולידים.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול לידים ומשימות (CRM) בביג בוס.