פעילות גבייה ב-CRM: תיעוד שיחות ומה נרשם לבד

כל פנייה על חוב פתוח נשמרת בכרטיס הלקוח

כשלקוח לא משלם בזמן, הטיפול נמשך לפעמים כמה שבועות: שיחה, מייל, הבטחה לשלם עד תאריך מסוים, ושיחה נוספת. כשכל פנייה כזו נרשמת עם תאריך ועם מה שנאמר בה, יודעים בכל רגע איפה עומד החוב, ועובד אחר יכול להמשיך את הטיפול בלי לשאול מה כבר נעשה.

המדריך מסביר איך רושמים פעילות "גבייה", מה נרשם בכרטיס הלקוח בלי שתרשמו אותו, ואיך רואים את כל הפניות על חוב במקום אחד.

פעילות "גבייה" היא תיעוד. היא לא שולחת דבר ללקוח. היא שומרת את מה שעשיתם מולו, ואם קבעתם תזכורת, היא מזכירה לעובד המשויך מתי לחזור אליו.

רושמים פנייה על חוב

1. פותחים את רשימת הגבייה
בתפריט "Crm" בוחרים "מעקב פעילויות" ואז "גבייה". נפתחת "רשימת גבייה", ולוחצים "חדש". הסוג "גבייה" כבר נבחר בטופס. אפשר גם לפתוח פעילות מהלשונית "Crm" שבכרטיס הלקוח ולבחור בה את הסוג "גבייה".

2. משייכים את הלקוח
בוחרים את הלקוח בסמל החיפוש שליד הכרטיס. בפעילות מסוג "גבייה" אין "משתתפים נוספים".

3. מועד ותיאור
ב"תאריך לביצוע" וב"זמן לביצוע" קובעים מתי לחזור ללקוח. ב"תאור" כותבים מה נאמר, למשל סכום שהלקוח הבטיח להעביר ועד מתי. בטופס שבמחשב אפשר לבחור גם "תזכורת", כמו "יום לפני".

4. שומרים
הפעילות מופיעה ב"רשימת גבייה" ובלשונית "Crm" של הלקוח. כשהלקוח שילם, מסמנים אותה "סמן כבוצעה". כשצריך עוד שיחה, עונים "כן" על "האם לפתוח פעילות המשך?", וההמשך נפתח עם אותו לקוח.

פעילות "גבייה": לקוח, מועד לחזרה ותיאור. אין בה משתתפים.

מה נרשם לבד

דוח גיול החובות שבמסך הבית הוא חלק מליבת ביג בוס. כששולחים ממנו ללקוח התראה במייל בכפתור "שלח התראה", המערכת רושמת בכרטיס הלקוח פעילות "גבייה" בסטטוס "בוצעה", על שם העובד ששלח, עם התיאור "נשלח דוח גיול חובות. יתרה:" והיתרה של הלקוח. הרישום נעשה גם בלי התוסף, אבל כדי לראות אותו צריך את התוסף ניהול לידים ומשימות (CRM).

בדוח עצמו מופיע ליד הלקוח "נשלחה התראה בתאריך", עם התאריך של פעילות הגבייה האחרונה מ-60 הימים האחרונים, גם אם רשמתם אותה ידנית. כשהתוסף פעיל, לחיצה על התאריך פותחת את הלשונית "Crm" בכרטיס הלקוח, ושם רואים את הפניות שנרשמו מולו.

כל הפניות על חובות במקום אחד

ב"רשימת גבייה" מופיעות פעילויות הגבייה שמשויכות אליכם, ומנהל יכול לבחור בסינון גם עובדים אחרים (לפי ההרשאות). כמו בכל רשימה, ברירת המחדל היא "כל הפתוחות", ולכן ההתראות שנרשמו לבד מהדוח, שנשמרות כ"בוצעה", לא מוצגות בה בהתחלה. כדי לראות גם אותן בוחרים בסינון ב"סטטוס" את "הכל" או "בוצעה".

"רשימת גבייה": כל הפניות על חובות, לפי לקוח ומועד.

כמה כללים שעוזרים לעבוד עם הרשימה:

• פעילות אחת לכל פנייה: כל שיחה או מייל ללקוח נרשמים כפעילות נפרדת, וכך רואים את הסדר שבו הדברים קרו.
• מועד לכל פעילות פתוחה: פעילות "גבייה" עם תאריך נכנסת למייל היומי של העובד ביום שבו צריך לחזור ללקוח: תזכורות למשימות ולפגישות: מה נשלח, למי ומתי.
• עובד אחד אחראי: מי שמופיע ב"עובד משויך" מקבל את התזכורות. שיוך לעובד אחר דורש את התוסף ניהול משתמשים.

איך רואים את כל מה שנרשם מול לקוח אחד: לשונית Crm בכרטיסי לקוחות, ספקים ולידים.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול לידים ומשימות (CRM) בביג בוס.