ההוצאות בדוח המע״מ, ברווח והפסד ובקבצים לרו״ח

מה הדוחות לוקחים מכל הוצאה

הסיבה לרשום כל הוצאה בזמן ובפרטים הנכונים היא הדוחות: דוח המע״מ, דוח רווח והפסד והקבצים לרואה החשבון נבנים כולם מההוצאות שרשמתם. מי שמבין מה כל דוח לוקח מההוצאה יכול לבדוק את המספרים לפני שהם יוצאים מהעסק, ולא אחרי.

המדריך מסביר מה נכנס מכל הוצאה וזיכוי לדוח המע״מ, לרווח והפסד, לגרף במסך הבית ולקבצים לרואה החשבון.

"חודש שיוך" קובע את החודש. בכל הדוחות ההוצאה נכנסת לפי "חודש שיוך" שלה, ולא לפי תאריך המסמך. זיכויים יורדים מההוצאות באותה דרך. ההסבר המלא: חודש שיוך, אסמכתא ומס׳ הקצאה: מה כל שדה קובע.

דוח המע״מ

בתפריט "מנהלה" בוחרים "דיווח לרשויות". נפתח המסך "דיווחים עבור הנה״ח", ובו הלשונית "דוח מע״מ". בוחרים "חודש התחלה" ו"חודש סיום" ולוחצים "הצג נתונים".

מההוצאות נכנס לדוח רק המע״מ שמקוזז, כלומר החלק שנקבע ב"מע״מ לזיכוי" של כל הוצאה, ולא כל המע״מ שבחשבונית. הוא מתחלק לשתי שורות, לפי "חשבון מע״מ" של חשבון ההוצאה:

• "מס תשומות על ציוד ונכסים קבועים:" להוצאות בחשבונות מסוג "תשומות על נכסים וציוד קבוע".
• "מס על תשומות אחרות:" לשאר ההוצאות.

את הדוח אפשר להוריד ב"הורד דוח" או לשלוח ב"שלח דוח במייל". הדוח מסכם את מה שרשמתם; מה מדווחים ומתי, בודקים עם רואה החשבון.

"דוח מע״מ": המע״מ מההוצאות מתחלק לציוד ונכסים קבועים ולתשומות אחרות.

רווח והפסד

בתפריט "מנהלה" בוחרים "דיווח רווח והפסד". בדוח "רווח והפסד" ההוצאות והזיכויים מוצגים לפי "שם הקבוצה" ולפי "שם הסעיף", כלומר לפי קבוצת החשבונות וחשבון ההוצאה. הסכום של כל הוצאה הוא הסכום הכולל שלה פחות המע״מ שמקוזז, ולצידו האחוז מההכנסות.

חשבון הוצאה חדש נכלל בדוח לבד. ולכן חשוב שכל הוצאה תירשם לחשבון הנכון: הוצאה בחשבון לא נכון תופיע בדוח במקום לא נכון. בודקים את "חשבון הוצאה" בכל הוצאה לפני שמירה, כמו שמוסבר ברישום הוצאה מספק, שלב אחר שלב.

"רווח והפסד": ההוצאות לפי קבוצה ולפי חשבון, עם סיכום לכל קבוצה.

הגרף במסך הבית

במסך הבית, במחשב, הגרף "הכנסות מול הוצאות" מציג לכל חודש בשנה את ההכנסות מול ההוצאות, בתצוגה "סכומים ללא מע״מ". ההוצאות נכנסות אליו לפי "חודש שיוך", והזיכויים יורדים מהן. זו דרך מהירה לראות חודש חריג, לפני שפותחים את הדוחות עצמם.

הקבצים לרואה החשבון

במסך "דיווחים עבור הנה״ח" עוברים ללשונית "דיווח לרו״ח", בוחרים חודשים, וקובעים בשלושה מתגים מה ייכנס לקבצים: "לכלול קבלות", "לכלול הוצאות" ו"לכלול כרטיסי מערכת".

• "לכלול הוצאות" כבוי כברירת מחדל. כדי שההוצאות יגיעו לרואה החשבון, מסמנים אותו.
• מה נכנס כשהוא מסומן: ההוצאות והזיכויים לפי "חודש שיוך", התשלומים לספקים וכרטיסי הספקים.
• איך כל הוצאה נרשמת בקובץ: כפקודת יומן. חשבון ההוצאה מקבל את הסכום פחות המע״מ שמקוזז, חשבון מע״מ התשומות מקבל את המע״מ שמקוזז, והספק מקבל את הסכום המלא.
• הקודים: הפקודות משתמשות ב"קוד הנה״ח" של חשבונות ההוצאה ושל הספקים, ולכן כדאי לתאם אותם מראש עם רואה החשבון.

הכפתור "שלח קבצים במייל" שולח את הקבצים, כברירת מחדל לכתובת המייל של רואה החשבון. מה כל קובץ מכיל ואיך הוא נקלט אצלו, במאמר ייצוא לרואה חשבון.

"דיווח לרו״ח": המתג "לכלול הוצאות" כבוי עד שמסמנים אותו.

צריכים רק רשימה? את הרשימות "מסמכי הוצאה", "מסמכי תשלום", "פירוט תשלומים" והספקים אפשר לייצא לאקסל או ל-PDF מהסמלים שבראש כל רשימה.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול ומעקב הוצאות בביג בוס.