סקירת נתוני פרויקט

סקירת נתוני פרויקט

בכדי לבצע סקירת נתוני פרויקט במודול ניהול פרויקטים במערכת ביג בוס תוכנה לניהול עסק נסקור ונסביר את מסך פרטי הפרויקט.
מסך פרטי הפרויקט במערכת ניהול הפרויקטים מחולק למספר לשוניות עיקריות שמאפשרות ניהול מקיף של הפרויקט מכל הבחינות.

הלשוניות במסך:

1. פרטי הפרויקט

   • עדכון נתונים בסיסיים כמו שם הפרויקט, קוד, שיוך ללקוח או ספק (לא חובה).
   • אפשרות להגדיר את הפרויקט כברירת מחדל להפקת מסמכים.
   • הוספת הערות שונות לפרויקט.

2. תיעוד

   • צירוף וניהול מסמכים רלוונטיים לפרויקט, כולל פרטי איש קשר, סכום ומיקום.
   • ניתן להוסיף כמות בלתי מוגבלת של תיעודים.
   • מחיקת תיעוד בסמל X, שמופיע כשמעבירים את העכבר על השורה.

3. מעקב שעות

   • רישום ומעקב אחרי שעות העבודה של העובדים על הפרויקט.
   • הוספת רישום בכפתור "חדש", ועריכה בלחיצה על הרישום.

4. הכנסות

   • הצגת מסמכי ההכנסה הקשורים לפרויקט.
   • יצירת מסמך הכנסה חדש עם שיוך אוטומטי לפרויקט.
   • אפשרות לערוך שיוך הפרויקט גם לאחר יצירת המסמך.

5. הוצאות

   • הצגת ההוצאות ומסמכי הרכש ששויכו לפרויקט.
   • במסמכי רכש, עם התוסף ניהול רכש ומלאי, כל שורה יכולה לקבל פרויקט אחר.
   • את הפרויקט של כל שורה אפשר לשנות גם אחרי ההפקה.

לשונית נוספת — משימות ופעילויות הפרויקט — מוצגת רק כאשר תוסף ה-CRM פעיל במנוי שלכם.

כל המדריכים לתוסף, כולל מה התוסף לא עושה, מרוכזים בעמוד ניהול פרויקטים בביג בוס.

לשונית פרטי הפרויקט

לשונית זו מאפשרת לעדכן את הפרטים הכלליים של הפרויקט.

להלן רשימת הנתונים אשר לשונית זו מאפשרת לעדכן:

• שם הפרויקט
• קוד הפרויקט (אם קיים)
• הלקוח אשר משוייך לפרויקט
  • לא חובה לשייך , במידה ולא שוייך יצויין לא שוייך אך יהיה ניתן לעדכן פרטי קשר
• הספק אשר משוייך לפרויקט – לא חובה
  • לא חובה לשייך , במידה ולא שוייך יצויין לא שוייך אך יהיה ניתן לעדכן פרטי קשר
• האם הפרויקט הינו ברירת מחדל
  • פרויקט ברירת מחדל הינו הפרויקט אשר נבחר כברירת מחדל בעת הפקת מסמך עבור לקוחות \ ספקים אשר עבורם לא שוייך פרויקט. אם ללקוח יש פרויקט פעיל, המערכת מציעה במסמך את הפרויקט האחרון שלו
  • יכול להיות פרויקט ברירת מחדל אחד בלבד במערכת
• הערות שונות על הפרויקט

לשונית תיעוד

לשונית זו משמשת לצורך צירוף מסמכים (תיעוד) לפרויקט תוך מתן אפשרות לעדכון איש קשר, סכום, מיקום והערות עבור תיעוד זה. הסכום נרשם לתיעוד בלבד, ואינו נכנס לדוח "מעקב רווח פרויקטים".

לידיעתך – אין מגבלה על כמות התיעודים אשר ניתן לשייך לפרויקט

המסך בלשונית זו מתחלק ל-2 (ההסבר המלא, כולל סוגי הקבצים: תיעוד וקבצים בפרויקט: צירוף, הורדה ומחיקה):

• החלק העליון אשר באמצעותו ניתן לצרף תיעוד נוסף לפרויקט
• החלק התחתון אשר מציין רשימה של תיעודים אשר שוייכו לפרויקט
  לידיעתך:
  ניתן להוריד את הקובץ המצורף ע"י לחיצה על שם הקובץ
  ניתן למחוק תיעוד ע"י לחיצה על ה-X שיופיע מצד שמאל בעת מיקום העכבר על השורת התיעוד למחיקה
•  

לשונית מעקב שעות

לשונית זו משמשת למעקב אחר שעות עבודה של העובדים על פרויקט זה. מי רושם שעות, רישום אחד ליום וייצוא: רישום שעות עבודה על פרויקט: מהכרטיס ומכרטיס העובד.

הוספה/עיון של שעות עבודה

– להוספת שעות עבודה לפרויקט, לחץ על כפתור "חדש" בצד שמאל למעלה.
– לעיון או עדכון של רישום, לחצו על השורה המבוקשת. לכל עובד יש רישום אחד ביום בפרויקט, ולכן כשעובדים שוב באותו יום מעדכנים את הרישום הקיים.

להלן מסך לעדכון שעות עבודה:

לשונית הכנסות

לשונית זו משמשת לעיון מסמכי ההכנסה אשר שוייכו לפרויקט

לידיעתך:
– ניתן ליצור מסמך הכנסה חדש ע"י לחיצה על לחצן חדש
– המסמך החדש נפתח כשהוא כבר משויך לפרויקט הנוכחי, ואם לפרויקט משויך לקוח, גם הלקוח כבר בתוכו

עיון מסמך הכנסה

ניתן לעיין במסמך ההכנסה בלחיצה על השורה הרצויה.
במסמך, אזור השיוך נקרא "פרויקט משוייך" (מסומן באדום)

לידיעתך: ניתן לשנות את הפרויקט אשר שויך המסמך גם לאחר ההפקה. איך בוחרים פרויקט במסמך ומה מודפס עליו: שיוך מסמכים לפרויקט: בחירה, תיקון והדפסה.

לשונית הוצאות

לשונית זו משמשת לעיון מסמכי ההוצאה אשר שוייכו לפרויקט

לידיעתך: במסמכי רכש (עם התוסף ניהול רכש ומלאי) כל שורה יכולה לקבל פרויקט אחר, ולכן בלשונית יש עמודה "סכום משוייך": החלק של המסמך ששייך לפרויקט. בלשונית הזו אין כפתור "חדש": את ההוצאה רושמים במסך שלה ומשייכים אותה לפרויקט.

עיון מסמך הוצאה

ניתן לעיין במסמך הוצאה בלחיצה על השורה הרצויה.
בדוגמה זו, מסמך רכש שבו כל שורה משויכת לפרויקט אחר (מסומן באדום)

לידיעתך: ניתן לשנות את הפרויקט אשר שויכה השורה במסמך גם לאחר ההפקה

מאמרים נוספים שיעניינו אתכם

• תכנון פרויקטים: מתוכנית העבודה ועד הרווח בפועל, שעות, הוצאות ומה נשאר.
• הקמת פרויקט חדש: מבנה הלשוניות במסך פרטי הפרויקט.
• הפעלת מודול ניהול פרויקטים: הפעלה מתוך פרופיל המשתמש.