הוצאות ותשלום לספק דרך ה-API

חשבונית ספק שנכנסת למערכת אחת, ונרשמת בביג בוס

הוצאות של העסק מגיעות לפעמים ממערכת אחרת: מערכת רכש, או אפליקציה שבה העובדים מעלים חשבוניות. דרך ה-API המערכת הזו רושמת את ההוצאה בביג בוס, מצרפת את הקובץ מהספק, ורושמת את התשלום כשהוא יוצא.

המדריך מסביר איך רושמים הוצאה או טיוטת הוצאה, איך ביג בוס עוצרת הוצאה כפולה, ואיך רושמים תשלום לספק שסוגר את ההוצאה. מבנה הבקשה הכללי: הקריאה הראשונה ל-API: מבנה הבקשה, התשובה וקודי התשובה.

שימו לב: הוצאות ותשלומים דרך ה-API דורשים גם את תוסף מעקב הוצאות. בלעדיו הבקשות נדחות ב-403 "תוסף מעקב הוצאות אינו פעיל עבור המנוי". את הספק פותחים קודם: ספקים דרך ה-API: הוספה, שליפה, רשימה ויתרה.

רישום הוצאה: expense_new

שולחים את הספק ב-supplier_id, את הסכום כולל מע״מ ב-amount_total, ואת מספר החשבונית של הספק ב-reference, האסמכתא:

{
  "api_token": "<המפתח שלכם>",
  "supplier_id": 9120,
  "amount_total": 118,
  "reference": "INV-2041"
}

ההודעה היא "ההוצאה נרשמה", ובתשובה חוזרת ההוצאה עצמה. ביג בוס מחשבת את המע״מ מתוך הסכום הכולל, לפי שיעור המע״מ:

"data": {
  "expense_id": 31560,
  "document_type": 1502,
  "document_number": 702,
  "status": "final",
  "supplier_id": 9120,
  "reference": "INV-2041",
  "amount_before_vat": 100,
  "vat_amount": 18,
  "amount_total": 118,
  "amount_open": 118,
  "has_attachment": false
}

שומרים את expense_id: לפיו התשלום סוגר את ההוצאה, ולפיו מבטלים אותה אם צריך.

בלי supplier_id אפשר לשלוח את פרטי הספק עצמו ב-supplier, למשל "supplier": { "company_name": "שם הספק" }. בלי ח.פ., ההוצאה נרשמת על כרטיס ספק פעיל שהשם שלו זהה, ובתשובה חוזרת ב-warnings ההערה "נרשם על הספק <שם> לפי השם". כשעוד אין כרטיס בשם הזה, ביג בוס פותחת כרטיס ספק כבר בבקשה, גם כשנשמרת טיוטה. בקשה שנדחתה לא פותחת כרטיס, למשל תאריך שהשנה שלו אינה בין 1900 ל-9998: "שדה document_date אינו תאריך תקין – השנה חייבת להיות בין 1900 ל-9998".

טיוטה עם הקובץ מהספק

עם "draft": true נשמרת טיוטת הוצאה במקום הוצאה סופית. ההודעה היא "טיוטת ההוצאה נשמרה", וה-status הוא "draft".

את הקובץ מהספק שולחים ב-file: שם הקובץ ב-file_name, והתוכן שלו ב-base64 ב-content_base64. בבדיקה שלנו נשלח PDF, וההוצאה חזרה עם has_attachment true.

{
  "api_token": "<המפתח שלכם>",
  "supplier_id": 9120,
  "amount_total": 118,
  "reference": "INV-2041",
  "draft": true,
  "file": {
    "file_name": "invoice-2041.pdf",
    "content_base64": "JVBERi0xLjQK..."
  }
}

בביג בוס הטיוטה נפתחת עם הקובץ המצורף, והכפתורים "הורד קובץ מצורף" ו"מחק קובץ מצורף". מי שבודק אותה ומסכים, לוחץ "אשר כהוצאה סופית".

כפילויות: מה עוצר הוצאה שנשלחה פעמיים

הוצאה עם אסמכתא שכבר נרשמה השנה לאותו ספק נדחית ב-409. בבדיקה שלנו ההודעה הייתה "מס' אסמכתא BB140-1 כבר נרשם השנה לספק זה", ובתשובה חזר גם duplicate_of, ההוצאה שכבר רשומה.

גם טיוטה נחשבת: אסמכתא שנשמרה בטיוטה עוצרת הוצאה שנייה עם אותה אסמכתא. כך חשבונית שנשלחה פעמיים לא נרשמת פעמיים.

שתי הגנות נוספות עוצרות הוצאה כפולה:

• request_reference: מזהה מהמערכת שלכם. שליחה חוזרת של אותו מזהה נדחית ב-409 "הוצאה עם request_reference זה כבר נרשמה", ובתשובה חוזרים reason "request_reference" ו-duplicate_of, ההוצאה שכבר נרשמה. בבדיקה שלנו נשלחו חמש בקשות זהות באותו רגע, ונרשמה הוצאה אחת.
• אותו ספק, אותו יום ואותו סכום: הוצאה בלי אסמכתא, כמו הוצאה שכבר נרשמה לאותו ספק באותו יום ובאותו סכום, נדחית ב-409 "כבר נרשמה הוצאה מספק זה באותו יום ובאותו סכום – כדי לרשום בכל זאת יש לשלוח allow_duplicate: true", עם reason "same_day_and_total". כשזו באמת הוצאה נוספת, שולחים אותה שוב עם "allow_duplicate": true. על request_reference שכבר נרשם, allow_duplicate לא משנה דבר.

סכום מע״מ שלא מתאים

אפשר לשלוח גם את סכום המע״מ שבחשבונית, ב-vat_amount. ביג בוס בודקת אותו מול החישוב שלה, וסכום שלא מתאים נדחה ב-400 עם הסבר. בבדיקה שלנו:

"סכום המע"מ שנשלח (5.00) שונה מהמחושב (18.00) לפי מע"מ 18% – יש לבדוק את הסכום, הספק (פטור?) או סעיף ההוצאה"

ההודעה עצמה אומרת מה לבדוק: את הסכום, אם הספק פטור ממע״מ, או את סעיף ההוצאה.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

ביטול הוצאה: expense_cancel

expense_cancel מבטלת הוצאה לפי expense_id, ואפשר לצרף סיבה ב-cancel_reason. בבדיקה שלנו ביטלנו כך טיוטת הוצאה: ההודעה הייתה "ההוצאה בוטלה", וביטול חוזר של אותה הוצאה החזיר 409 "המסמך כבר מבוטל".

תשלום לספק: supplier_payment_new

supplier_payment_new רושמת בביג בוס תשלום שכבר יצא לספק. שולחים:

• supplier_id: הספק.
• payments: שורות התשלום. בכל שורה payment_type (1 הוא מזומן) והסכום ב-amount.
• closes: ההוצאות שהתשלום סוגר, לפי expense_id.
• request_reference: מזהה מהמערכת שלכם, שמונע תשלום כפול.

{
  "api_token": "<המפתח שלכם>",
  "supplier_id": 9120,
  "payments": [
    { "payment_type": 1, "amount": 118 }
  ],
  "closes": [ 31560 ],
  "request_reference": "PAY-2041"
}

ההודעה היא "התשלום נרשם". בתשובה חוזרים מספר התשלום, הסכום, ו-closed: לכל הוצאה שנסגרה, כמה נשאר בה פתוח אחרי התשלום (amount_open_after). אחרי שהתשלום סגר את כל מה שפתוח מול הספק, supplier_open_documents מחזירה 204 "אין מסמכים פתוחים לספק".

השדה הוא amount. שורת תשלום עם amount_nis במקום amount נדחית ב-400: "שורת תשלום 1: amount חייב להיות גדול מ-0, עד 2 ספרות אחרי הנקודה".

תשלום שני עם אותו request_reference נדחה ב-409 "תשלום עם request_reference זה כבר נרשם", ולא נרשם תשלום כפול, גם כשכמה בקשות כאלה מגיעות באותו רגע. לכן כשהתשובה לא הגיעה, שולחים את אותה בקשה שוב, עם אותו מזהה.

אין ביטול תשלום דרך ה-API. תשלום שנרשם בטעות מבטלים בביג בוס: קודם מבטלים את הקישור שלו להוצאה, ואז מבטלים את מסמך התשלום.

איך ביג בוס עוזרת לרשום הוצאות מתוך המערכת שלכם, ומה היא לא עושה

החשבונית מהספק נרשמת פעם אחת, עם הקובץ, ואם רוצים שמישהו יעבור עליה, כטיוטה. אסמכתא שכבר נרשמה השנה לאותו ספק נעצרת, ותשלום שנשלח פעמיים עם אותו מזהה נרשם פעם אחת.

מה היא לא עושה: אין ביטול של תשלום לספק דרך ה-API, ואין חשבונית רכש עם שורות פריטים. ביג בוס לא מעבירה את הכסף: היא רושמת תשלום שכבר יצא.

למה עסקים שמקבלים חשבוניות ספק במערכת אחרת רושמים אותן בביג בוס דרך ה-API: ההוצאה נכנסת לביג בוס עם הקובץ המקורי ובלי הקלדה, והכפילות נבדקת לפי האסמכתא של הספק. כשהתשלום יוצא הוא סוגר את ההוצאה, ומה שנשאר פתוח מול הספק מתעדכן. אפשר לנסות את הכול 45 יום בחינם, בלי התחייבות.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

מדריכים נוספים

• ספקים דרך ה-API: הוספה, שליפה, רשימה ויתרה: פתיחת הספק, היתרה והרשימות שצריך לפני שמתחילים.
• קריאת חשבונית ספק מקובץ דרך ה-API: פרטי החשבונית מהקובץ, לפני שרושמים את ההוצאה.
• יומן קריאות Api: מה המערכת שלכם שלחה, ומה ביג בוס ענתה: כל הוצאה ותשלום שנשלחו, גם אלה שנדחו.
• ממשק API בביג בוס: כל המדריכים של התוסף.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.