שליחת קבצי חשבשבת לרואה החשבון: תקופה, מתגים ושליחה

החומר של התקופה, במייל אחד לרואה החשבון

בסוף כל תקופת דיווח רואה החשבון צריך לקבל את המסמכים של העסק בצורה שהתוכנה שלו יודעת לקלוט. בביג בוס זה נעשה ממסך אחד: בוחרים חודשים, מסמנים מה לכלול, והמערכת בונה את קבצי חשבשבת ושולחת אותם במייל. זה לא חיבור חי: הרו״ח קולט את הקבצים לתוכנה שלו בעצמו, אחרי שהם מגיעים אליו.

המדריך עובר על המסך צעד אחר צעד, מהבחירה בחודשים ועד ההודעה שהמייל נשלח.

הקבצים יוצאים במייל בלבד. אין במסך כפתור שמוריד את קבצי חשבשבת למחשב, והם לא נשמרים במערכת אחרי השליחה. העותק היחיד שלהם הוא המייל שנשלח, ולכן כדאי לשמור אותו.

שולחים את הקבצים

1. פותחים את המסך
בתפריט "מנהלה" בוחרים "דיווח לרשויות". נפתח המסך "דיווחים עבור הנה״ח", על הלשונית "דיווח לרו״ח".

"דיווח לרשויות" בתפריט "מנהלה".

2. בוחרים תקופה
ב"חודש התחלה" וב"חודש סיום" בוחרים את החודשים. המסך נפתח על התקופה האחרונה שנסגרה, לפי "אופן דיווח" שבהגדרות החברה: החודש הקודם בדיווח "חודשי", או זוג החודשים הקודם בדיווח "דו-חודשי". אפשר לבחור כל טווח אחר, וכדאי לוודא בעין שחודש ההתחלה לא אחרי חודש הסיום.

3. מסמנים מה ייכנס
שלושה מתגים קובעים מה עוד ייכנס לקבצים. מתג ירוק פירושו מסומן, ומתג אדום פירושו כבוי.

• "לכלול קבלות": מסומן כברירת מחדל. מכניס קבלות, קבלות ידניות, קבלות תרומה והחזרי תקבול.
• "לכלול הוצאות": כבוי כברירת מחדל. מכניס הוצאות, חשבוניות רכש ותשלומים לספקים, יחד עם כרטיסי הספקים. המתג דורש את התוסף ניהול ומעקב הוצאות, ובלעדיו הוא לא מופיע.
• "לכלול כרטיסי מערכת": כבוי כברירת מחדל. מוסיף לקובץ הכרטיסים גם את חשבונות המערכת, הבנק, כרטיסי האשראי וחשבונות ההכנסה וההוצאה שיש להם קוד.

חשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה, חשבוניות זיכוי והפקדות נכנסות תמיד, בלי מתג. מה לסמן כדאי לסכם פעם אחת עם הרו״ח, ולסמן כך בכל תקופה.

4. בודקים את הרשימה
מתחת למתגים מופיעה הרשימה "יישלחו הקבצים הבאים:", עם קבצי הלקוחות והספקים, קבצי התנועות לחשבשבת DOS ולחשבשבת חלונות, ושני דוחות PDF. מה יש בכל קובץ: מה יש בקבצי חשבשבת: מה עובר לרו״ח ומה לא.

"דיווח לרו״ח": תקופה, מתגים, רשימת הקבצים וכפתור השליחה. נתוני הדגמה.

5. לוחצים "שלח קבצים במייל"
המערכת בודקת שיש מסמכים בתקופה. אם אין, מופיעה ההודעה "לא נמצאו נתונים עבור הדיווח" וחלון השליחה לא נפתח. את הקודים של חשבונות המערכת היא לא בודקת, ולכן לפני הדיווח הראשון עוברים על לפני הדיווח הראשון: חשבונות מערכת וקודי הנה״ח.

6. בודקים את הכתובת
נפתח החלון "שליחת דוח". השדה "מייל" כבר ממולא בכתובת של רואה החשבון מהגדרות החברה, ואפשר לשנות אותה לפני השליחה. אם בהגדרות אין כתובת לרו״ח, השדה ריק וצריך למלא אותו. "אל תשלח" סוגר את החלון בלי לשלוח דבר.

החלון "שליחת דוח". כתובת המייל הוסתרה.

7. לוחצים "שלח במייל"
הקבצים נבנים ברקע, ובחלון מוצגת ההתקדמות. כשהמייל יוצא מופיעה הודעה שהוא נשלח בהצלחה, והחלון נסגר לבד. אחרי הלחיצה המייל יוצא גם אם סוגרים את החלון, ולכן בודקים את הכתובת לפני הלחיצה. בכל עסק רץ דיווח אחד בכל פעם. אם ההפקה ארוכה במיוחד, אחרי כעשר דקות של המתנה המסך מודיע שייתכן שהמייל עוד יישלח, וכדאי לבדוק את תיבת המייל לפני ששולחים שוב.

בטלפון

בטלפון הלשונית נקראת "דו״ח לרו״ח", ואין בה את המתג "לכלול כרטיסי מערכת". מי שצריך את כרטיסי המערכת בקבצים שולח מהמחשב.

הקבצים של חשבשבת הם רק חלק מהחומר. דוח המע״מ, דוח המקדמות והקובץ במבנה אחיד יוצאים מהלשוניות האחרות באותו מסך, וכל ארבע הלשוניות מתוארות בעמוד ממשק הנהלת חשבונות בביג בוס.