לפני הדיווח הראשון: חשבונות מערכת וקודי הנה״ח

הקודים שרואה החשבון צריך, לפני הקובץ הראשון

כשביג בוס מכינה לרואה החשבון את קבצי חשבשבת, כל לקוח, כל חשבון הכנסה וכל קופה נכתבים בקובץ לפי קוד. הקוד הוא מה שמחבר כל שורה בקובץ לכרטיס הנכון בתוכנה של הרו״ח. כשהקודים לא תואמים את מה שיש אצלו, הקליטה לא תסתדר, ולכן את ההכנה הזו עושים פעם אחת, יחד איתו, לפני הדיווח הראשון.

המדריך עובר על כל המקומות שבהם מגדירים קודים: חשבונות המערכת, כרטיסי האשראי, חשבונות ההכנסה, הלקוחות, הספקים וחשבונות הבנק.

המערכת לא תתריע על קוד חסר. לפני השליחה ביג בוס בודקת רק שיש מסמכים בתקופה שבחרתם. היא לא בודקת שכל השדות מולאו בקודים של רואה החשבון, ולכן לפני הדיווח הראשון עוברים איתו על הרשימה שבמדריך הזה, שדה אחר שדה.

חשבונות המערכת

חשבונות המערכת הם הקודים שהקבצים משתמשים בהם לכל מה שאינו לקוח או ספק: המע״מ, הקופות, הניכויים במקור ואמצעי התשלום.

1. פותחים את הלשונית
בתפריט המשתמש בוחרים "פרטי חברה" ועוברים ללשונית "הגדרת חשבונות". הלשונית מופיעה רק אחרי שפרטי החברה נשמרו בפעם הראשונה. מה יש בשאר הלשוניות מוסבר בהגדרות המסמכים: מה משנה כל לשונית בפרטי החברה.

2. מע״מ וקופות
תחת "חשבונות מערכת", בקבוצה "מע״מ", ממלאים "מע״מ עסקאות", "מע״מ תשומות נכסים וציוד קבוע" ו"מע״מ תשומות אחרות". בקבוצה "קופות" ממלאים "קופת מזומנים" ו"קופת שקים", החשבונות שאליהם נרשמים תקבולים במזומן ובשיק.

3. ניכוי במקור
בשתי הקבוצות של הניכוי במקור, אחת ללקוחות ואחת לספקים, יש לכל צד קוד לניכוי המס וקוד לניכוי הביטוח. איך הניכוי נרשם בקבלה ובתשלום לספק מוסבר במאמר על ניכוי מס במקור.

"חשבונות מערכת" ו"חשבונות כרטיסי אשראי", כל שדה עם הקוד שלו. נתוני הדגמה.

4. סליקה דיגיטלית ולקוחות מזדמנים
בקבוצה "סליקה דיגיטלית" ממלאים "קופה עבור PayPal", "קופה עבור Bit" ו"קופה עבור PayBox". בקבוצה "לקוחות", השדה "לקוחות מזדמנים" הוא הקוד של כרטיס הלקוח המזדמן, ושינוי שלו מעדכן גם את הכרטיס עצמו.

5. כרטיסי אשראי
תחת "חשבונות כרטיסי אשראי" יש שדה לכל חברת אשראי, מ"ישראכרט" ועד "JBC". תקבול בכרטיס אשראי נרשם בקובץ בקוד של החברה שלו.

"סליקה דיגיטלית" ו"לקוחות מזדמנים". נתוני הדגמה.

שמות באנגלית בחשבון חדש. בחשבון חדש השדות של חשבונות המערכת לא ריקים: הם ממולאים מראש בשמות באנגלית, כמו MaamIskaot או KupaCash. אלה לא הקודים של רואה החשבון. שם כזה נשמר כמו כל ערך אחר ונכנס לקובץ במקום קוד, ולכן מחליפים כל אחד מהם בקוד שהרו״ח נותן לכם.

חשבונות הכנסה, לקוחות, ספקים ובנק

6. חשבונות הכנסה
ב"הגדרות מערכת" בוחרים "חשבונות הכנסה", פותחים כל חשבון וממלאים "קוד הנה״ח". זה הקוד שנכנס לצד ההכנסה בכל חשבונית. אצל עוסק פטור הפריט "חשבונות הכנסה" לא מופיע בתפריט, אבל הלשונית "הגדרת חשבונות" מוצגת כמו אצל עוסק מורשה.

חשבון הכנסה: הקוד שנכנס לצד ההכנסה בקבצים. נתוני הדגמה.

7. חשבונות הוצאה
ב"חשבונות הוצאה" יש לכל חשבון "קוד הנה״ח" ו"חשבון מע״מ". הפריט הזה דורש את התוסף ניהול ומעקב הוצאות. ההגדרה המלאה בהקמה ראשונה: חשבונות הוצאה ומע״מ לזיכוי.

8. לקוחות וספקים
בכרטיס של כל לקוח ושל כל ספק יש שדה "קוד הנה"ח", ולפיו הכרטיס מזוהה בקבצים. עוברים עם הרו״ח על רשימת הלקוחות והספקים, ובודקים שכל אחד מהם קיבל את הקוד שלו.

9. חשבונות בנק
ב"מנהלה" בוחרים "חשבונות בנק", ובכל חשבון בודקים שבשדה "קוד הנה"ח" רשום הקוד של הרו״ח. לחשבון הזה נרשמות ההפקדות.

"קוד הנה"ח" בכרטיס לקוח. נתוני הדגמה.

כשכל הקודים במקום, אפשר לשלוח את הקבצים הראשונים: שליחת קבצי חשבשבת לרואה החשבון: תקופה, מתגים ושליחה.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ממשק הנהלת חשבונות בביג בוס.