כניסה לרואה החשבון והעתק של מסמכים במייל

רואה החשבון במערכת: כניסה משלו, והעתק מכל מסמך

יש רואי חשבון שמעדיפים להיכנס בעצמם ולראות את המסמכים של העסק, ויש שמבקשים לקבל עותק של כל חשבונית שיוצאת. ביג בוס מאפשרת את שני הדברים: כניסה נפרדת לרואה החשבון, ותיבת סימון ששולחת לו העתק של כל מסמך שנשלח במייל.

המדריך מסביר איך מגדירים כל אחד מהם, ומה חשוב לדעת על ההרשאה שהרו״ח מקבל.

הרו״ח נכנס בהרשאה של עובד. אין תפקיד ייעודי לרואה חשבון, ואין הרשאה שמגבילה אותו לצפייה. הוא רואה את מה שעובד רואה, יכול להפיק מסמכים, ויכול לפתוח את "פרטי חברה" ולשנות בהם הגדרות. לכן נותנים כניסה כזו למי שסומכים עליו כמו על עובד.

כניסה נפרדת לרואה החשבון

1. פותחים את ההגדרות
בתפריט המשתמש בוחרים "פרטי חברה", עוברים ללשונית "הגדרות תפעול" ויורדים לסעיף "הגדרות רואה חשבון".

2. ממלאים שלושה שדות
ב"רו״ח – שם משתמש" וב"רו״ח – סיסמה" כותבים את פרטי הכניסה שלו, וב"רו״ח – דוא״ל" את כתובת המייל שלו. אם מילאתם שם משתמש, הסיסמה היא שדה חובה. שומרים את פרטי החברה.

"הגדרות רואה חשבון" בלשונית "הגדרות תפעול". הפרטים הוסתרו.

3. הרו״ח נכנס
במסך הכניסה הוא בוחר באפשרות הכניסה עם שם משתמש, ומקליד את שם המשתמש, הסיסמה ומזהה העסק. בלי שם משתמש וסיסמה בהגדרות, אין לו כניסה.

4. מה הוא יכול לעשות
כל מה שעובד יכול: לעיין במסמכים וברשימות, להפיק מסמכים ולהיכנס ל"דיווח לרשויות". משם הוא יכול לשלוח לעצמו את קבצי חשבשבת ולהוריד את הקובץ במבנה אחיד, בלי שתצטרכו לעשות את זה בשבילו.

כמה דברים שכדאי לדעת:

• המשתמש של הרו״ח לא מופיע ברשימת העובדים.
• הכניסה הזו לא דורשת את התוסף ניהול משתמשים, והיא קיימת גם לעוסק פטור.
• שם המשתמש והסיסמה מוצגים בטופס "פרטי חברה" לכל מי שפותח אותו. בחרו לרו״ח סיסמה ייעודית, שאינה משמשת אף אחד במקום אחר.

העתק לרואה החשבון של כל מסמך במייל

1. מסמנים את התיבה
באותה לשונית, בסעיף "הגדרות שליחה במייל", מסמנים "שלח העתק לרואה חשבון". בחשבון חדש התיבה לא מסומנת.

2. מה נשלח
מרגע הסימון, כל מסמך שנשלח במייל מהמערכת יוצא גם לכתובת שבשדה "רו״ח – דוא״ל". זה כולל גם מסמכים שהמערכת שולחת בעצמה. אם השדה ריק, לא נשלח העתק. זו הגדרה אחת לכל העסק, ואין בחירה לכל מסמך בנפרד.

"הגדרות שליחה במייל": התיבה השלישית שולחת העתק לרו״ח.

3. מה הלקוח רואה
ההעתק נשלח באותו מייל, כהעתק רגיל (CC). לכן הלקוח רואה בכותרת המייל גם את הכתובת של רואה החשבון. מה עושה כל אחת משלוש התיבות בסעיף מוסבר במייל ללקוח: העתק לעצמי, לרואה החשבון וקובץ מצורף.

4. על מה ההעתק לא חל
ההעתק חל על מסמכים בלבד. קבצי חשבשבת, דוח המע״מ ודוח המקדמות נשלחים לכתובת שבוחרים בחלון השליחה שלהם, ולא מקבלים העתק אוטומטי לרו״ח: שליחת קבצי חשבשבת לרואה החשבון: תקופה, מתגים ושליחה.

מה לסכם עם הרו״ח

• כניסה, העתקים או שניהם: רו״ח שמפיק בעצמו את החומר צריך כניסה. רו״ח שרוצה לקבל עותק של כל מסמך שנשלח ללקוח במייל צריך את ההעתק.
• איזו כתובת: הכתובת שב"רו״ח – דוא״ל" משמשת גם להעתקים וגם כברירת המחדל בשליחת הקבצים והדוחות, ולכן כדאי שתהיה התיבה שבה הוא עובד.
• מה הלקוחות יראו: אם לא רוצים שהלקוח יראה את הכתובת של הרו״ח בכותרת המייל, משאירים את התיבה לא מסומנת ושולחים לו את החומר מהמסך "דיווח לרשויות".

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ממשק הנהלת חשבונות בביג בוס.