שליחת קישור לפורטל ללקוח

איפה נמצא הכפתור

הקישור לפורטל הלקוח מופק מתוך כרטיס הלקוח: שיווק ומכירות ← לקוחות ← [לקוח]. בשורה התחתונה של הכרטיס, ליד השדה "סיווג כרטיס", יושב כפתור "קישור לפורטל לקוח" עם אייקון שרשרת. בתצוגת נייד אותו כפתור מופיע בשורה של "איש קשר".

שימו לב: פורטל לקוח הוא תוסף נפרד בתשלום. הכפתור מוצג רק כשהתוסף פעיל במנוי, ראו הפעלת התוסף פורטל לקוח.

כרטיס הלקוח. הכפתור "קישור לפורטל לקוח" יושב באותה שורה עם "סיווג כרטיס".

שלושה צעדים

1. שומרים את הלקוח
לקוח שלא נשמר עדיין אינו יכול לקבל קישור. לחיצה על הכפתור לפני השמירה מעלה פופ-אפ בכותרת "קישור פורטל לקוח" עם ההודעה "יש לשמור את הלקוח לפני העתקת קישור לפורטל".

2. לוחצים על "קישור לפורטל לקוח"
המערכת מפיקה את הקישור ומעתיקה אותו ישר ללוח ההעתקה. בתחתית המסך מופיעה הודעת ההצלחה "קישור הפורטל הועתק ללוח".

3. מדביקים ושולחים
מכאן הקישור הוא טקסט רגיל. אפשר להדביק אותו בכל ערוץ שבו אתם כבר מדברים עם הלקוח.

ההודעה הירוקה היא האישור שהקישור כבר בלוח, אין חלון נוסף ואין מה להעתיק ידנית.

הקישור קבוע, וזה בכוונה

לכל לקוח נוצר קישור אישי אחד, והוא אינו מתחלף. לחיצה חוזרת על הכפתור מעתיקה שוב את אותו קישור, לא קישור חדש.

הסיבה מעשית: כך קישורים שיצאו במיילים ישנים ממשיכים לעבוד גם חודשים אחר כך, והלקוח לא מגיע למסך שגיאה כשהוא פותח מייל מלפני חצי שנה.

מי שמקבל את הקישור רואה את המסמכים. הקישור אינו מוגן בסיסמה, ואין בממשק דרך לבטל קישור בודד שכבר נשלח. לכן כדאי לשלוח אותו רק לאיש הקשר הנכון אצל הלקוח, ולא לקבוצה או לרשימת תפוצה. סגירת גישה נעשית בהסרת התוסף מהמנוי.

נקודת הפקה שנייה, כרטיס הריטיינר

אם אתם מנהלים שירותים בחיוב חוזר, אותו קישור נגיש גם מכרטיס הריטיינר: אייקון שרשרת עם ה-tooltip "העתקת קישור פורטל לקוח (חשבוניות וסטטוס תשלום)". המערכת מאתרת את איש הקשר של הריטיינר ומפיקה עבורו את אותו קישור.

גם שם יש שני תנאים מקדימים, ולכל אחד הודעה משלו: "יש לשמור את השרות לפני העתקת קישור לפורטל" ו"יש לבחור לקוח לפני העתקת קישור לפורטל".

הכפתור שיוצא לבד בכל מייל

אין צורך לשלוח את הקישור ידנית בכל פעם. כל מסמך שאתם שולחים במייל מהמערכת יוצא עם כפתור לפורטל: שליחה ידנית, שליחה קבוצתית או מסמך ריטיינר אוטומטי.

• הכפתור – "לפורטל הלקוח".
• שורת ההסבר מתחתיו – "פורטל הלקוח, סטטוס תשלומים והיסטוריית חשבוניות."
• בגוף הטקסט – השורה "לצפייה בחשבוניות ובסטטוס התשלומים בפורטל הלקוח" עם הקישור.

הכפתור מצורף רק כשהמערכת הצליחה להנפיק קישור, כלומר כשהמנוי פעיל והתוסף כלול בו. אם התוסף כבוי, המייל פשוט יוצא בלעדיו.

כששולחים את המסמך בגרסה האנגלית שלו, הכפתור במייל מופיע כ-"Open client portal". הפורטל עצמו מוצג בעברית בלבד: אין לו גרסה אנגלית.

איפה הקישור לא מופיע: במכתב ההתראה שנשלח מדוח גיול חובות ("שלח התראה") אין קישור לפורטל. אם אתם רוצים שהלקוח יראה שם את הסטטוס, צרפו את הקישור בעצמכם.

הודעות שגיאה בהפקת הקישור

"פורטל לקוח אינו כלול במנוי"
התוסף כבוי או שהמנוי אינו פעיל. פותחים את מסך התוספים ובודקים.

"יש לבחור לקוח לפני יצירת קישור לפורטל"
לא נבחר איש קשר. בוחרים לקוח ושומרים.

"הלקוח שנבחר אינו זמין ליצירת קישור"
הרשומה שנבחרה אינה זמינה להפקת קישור. בודקים שהלקוח קיים ופעיל.

"לא ניתן ליצור קישור ללקוח. אנא נסה שוב."
תקלה זמנית. מנסים שוב; אם היא חוזרת, ראו פתרון תקלות והודעות מערכת בפורטל הלקוח.

מה הלקוח יראה כשילחץ

הפורטל ייפתח בדפדפן, בלי להתקין דבר, ויציג את החשבוניות של אותו איש קשר ואת סטטוס התשלום של כל אחת. הפירוט המלא: מה הלקוח רואה בפורטל.