פורטל לקוחות לעסק קטן: מה זה, מה הלקוח באמת רואה, ומתי זה משתלם

פורטל לקוחות לעסק קטן הוא עמוד אינטרנט אישי שהלקוח פותח מקישור, ורואה בו את החשבוניות שהוצאתם לו ומה מהן עוד פתוח. במקום לחפש מייל ישן או להתקשר ולשאול “כמה אני חייב?”, הוא נכנס ובודק לבד. ובשביל העסק זה יותר משירות: לקוח שרואה מולו מה פתוח, ועד מתי, לא צריך תזכורת כדי לדעת שיש מה לשלם.

במדריך: מה זה פורטל לקוחות ובמה הוא שונה משלושה דברים אחרים שנקראים “פורטל”, מה הלקוח צריך לראות ומה חשוב שלא יראה, איך הפורטל עוזר בגבייה, ומתי הוא משתלם לעסק קטן ומתי אפשר בלעדיו.

מה זה פורטל לקוחות, ולמה עסק קטן צריך אחד

בעסק קטן החשבוניות יוצאות במייל, אחת אחת. הלקוח מקבל קובץ, שומר אותו (או שלא), ושלושה חודשים אחר כך מבקש אותו שוב. מנהלת החשבונות שלו מחפשת עותק של מסמך מינואר. הוא לא בטוח אם החשבונית מאוגוסט שולמה. כל שאלה כזו היא שיחה, מייל או הודעה שמישהו אצלכם צריך לעצור בשבילם ולענות.

פורטל לקוחות מרכז את כל זה בעמוד אחד, שמיועד ללקוח אחד. שלושה דברים הופכים עמוד כזה לפורטל, ולא לעוד קובץ שנשלח:

• רשימה מלאה – כל החשבוניות שהוצאתם לאותו לקוח, מהחדשה לישנה, ולא רק האחרונה שנשלחה.
• מצב לכל מסמך – ליד כל חשבונית כתוב אם היא שולמה, שולמה בחלקה או עדיין פתוחה.
• גישה עצמית – הלקוח נכנס מתי שנוח לו, צופה ומוריד, בלי לבקש מכם.

אצל חברות גדולות זה מובן מאליו: חברת התקשורת או חברת הביטוח נותנות ללקוח מקום שבו הוא רואה את החשבונות שלו. ההבדל בעסק קטן הוא שאין מחלקת פיתוח שתבנה עמוד כזה. ולכן השאלה היא לא איך בונים פורטל או אתר, אלא אם התוכנה שבה אתם כבר מפיקים את החשבוניות הדיגיטליות יודעת להציג אותן ללקוח.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

ארבעה דברים שנקראים “פורטל”, ורק אחד מהם נועד ללקוח שלכם

מי שמחפש “פורטל לקוחות” מגלה מהר שהמילה משמשת לדברים שונים לגמרי. לפני שבוחרים, כדאי לדעת על מה מדברים:

• פורטל ללקוח שלכם – אתם מוציאים מסמכים, והלקוח רואה אותם. הכיוון: מכם אליו. בזה עוסק המדריך הזה.
• פורטל לאיסוף מסמכים מהלקוח – הכיוון ההפוך: הלקוח מעלה אליכם תלושים, אישורים וקבצים. כך עובדים לא מעט רואי חשבון ויועצים, וזה מוצר אחר.
• אזור אישי – הכניסה שלכם עצמכם: לתוכנה שבה אתם עובדים, לאתר רשות המסים או לבנק. הלקוח שלכם לא נכנס לשם.
• פורטל ספקים – המערכת של לקוח גדול, שבה אתם, כספקים, מעלים חשבוניות ובודקים מתי ישולמו. גם כאן הכיוון הפוך: אתם המשתמשים, לא הלקוח שלכם.

הבלבול הזה לא רק עניין של מילים. כשתוכנה מבטיחה “פורטל”, היא יכולה להתכוון לכל אחד מהארבעה. השאלה שעושה סדר פשוטה: מה הלקוח שלי יראה כשהוא ילחץ על הקישור, ומה הוא יוכל לעשות שם?

מה הלקוח צריך לראות בפורטל לקוחות טוב

הלקוח לא נכנס לפורטל כדי לטייל. הוא נכנס עם שאלה אחת, ורוצה תשובה תוך שניות. לכן פורטל טוב לעסק קטן פשוט בכוונה:

• רק מסמכים סופיים – מה שהופק ונשלח, לא טיוטה שעוד מתקנים.
• מצב תשלום ליד כל מסמך – בלי לחשב ובלי לשאול.
• צפייה והורדה – כדי שהלקוח, או מי שמנהל אצלו את הספרים, ישמור עותק בעצמו.
• חיפוש וסינון – לפי תאריך, סוג מסמך או מצב תשלום, כשהרשימה מתארכת.
• טלפון, בלי התקנה – רוב הלקוחות יפתחו את הקישור מהנייד, ישר מהמייל.
• השם שלכם בראש העמוד – כדי שהלקוח יזהה מיד שהוא אצלכם ולא באתר זר.

מה שלא נמצא ברשימה חשוב באותה מידה. לקוח לא צריך דשבורד, גרפים או צ׳אט. כל רכיב נוסף הוא עוד מקום שבו אפשר להתבלבל, ואז להתקשר, וזה בדיוק מה שרציתם לחסוך.

מה הלקוח לא רואה בפורטל, ולמה זה יתרון

כאן עובר הקו בין פורטל שעוזר לפורטל שמביך. כל מה שמופיע מול הלקוח צריך להיות נכון וסופי, ולכן פורטל טוב מסתיר יותר ממה שנדמה:

• טיוטות ומסמכים מבוטלים – מסמך שעוד לא הופק, או שבוטל, לא אמור להגיע ללקוח בשום מצב.
• מסמכים שאינם חשבוניות – הזמנות, תעודות משלוח ושאר המסמכים שקודמים לחשבונית שייכים לשלב אחר בקשר. קבלות כן מופיעות, כשורה נפרדת בסטטוס “הונפק”, אבל התשלום שהן מתעדות נראה על החשבונית עצמה רק כשהקבלה קושרה אליה (על זה בהמשך).
• כרטסת ויתרה כוללת – הלקוח רואה כמה נשאר פתוח בכל חשבונית בנפרד, ולא סיכום אחד של כל החוב. כשצריך את התמונה המלאה, שולחים לו כרטסת.
• מסמכים של אנשי קשר אחרים – אם יש אצל הלקוח כמה אנשי קשר, כל אחד רואה רק את המסמכים שלו.
• פעולות – בפורטל של צפייה בלבד הלקוח לא משלם, לא מעלה קבצים ולא מתכתב בתוך הרשימה.

למה זה יתרון ולא חיסרון? כי כל מה שהלקוח רואה הוא מסמך שכבר הופק, ושלו בלבד. טיוטה עם סכום שעוד לא סגרתם, או הנחה שעוד לא אושרה, לא מגיעות אליו. והחלטה על צפייה בלבד היא גם מה שמאפשר לתת ללקוח גישה מקישור, בלי סיסמה ובלי הרשמה.

פורטל לקוחות ככלי גבייה, לא רק כשירות ללקוח

רוב מי שמוכר פורטל מציג אותו כשירות: הלקוח מוצא לבד את המסמך. זה נכון, אבל זה החלק הקטן. החלק הגדול הוא הכסף.

חשבו על לקוח שקיבל חשבונית לפני שלושה שבועות. הוא לא מתכוון להתחמק, הוא פשוט שכח. כשהמייל הבא שלכם מגיע עם קישור לפורטל, והוא רואה שם שורה במצב “פתוח” ולידה את התאריך שעד אליו היא לתשלום, הוא לא צריך תזכורת כדי להבין שיש מה לסגור. וגם כשמגיעים לשיחה, היא מתחילה ממקום אחר: לא “נראה לי שלא שילמת”, אלא מה שכתוב אצלו מול העיניים.

אבל הכלי הזה חותך לשני הכיוונים, ויש תנאי אחד שחייבים להכיר לפני ששולחים את הקישור הראשון:

הסטטוס בפורטל נגזר מהקצאת התשלום למסמך, לא מיתרת הלקוח. אם הלקוח שילם ורשמתם קבלה כללית בלי לקשר אותה לחשבונית, החשבונית תמשיך להופיע אצלו במצב “פתוח”, גם אם הכסף כבר בבנק. ותגית “יתרה”, שמראה כמה נשאר לשלם, מופיעה רק כשהחשבונית שולמה בחלקה. בחשבונית פתוחה לגמרי או משולמת לגמרי היא לא מופיעה.

המשמעות המעשית: לפני שמתחילים לשלוח קישורים, מי שרושם אצלכם תקבולים צריך להתרגל לקשר כל קבלה לחשבונית שהיא סוגרת. זה הרגל של דקה, והוא ההבדל בין פורטל שמקצר את הגבייה לבין פורטל שמייצר שיחה מביכה עם לקוח ששילם בזמן.

ומה הפורטל לא עושה בגבייה: הוא לא שולח תזכורות, לא מתקשר ולא מסלים. ההחלטה מתי ללחוץ, ובאיזה טון, נשארת אצלכם, עם דוח גיול חובות ומכתב התראה. בביג בוס, אגב, מכתב ההתראה שיוצא מדוח הגיול לא כולל קישור לפורטל, ולכן מי שרוצה שהלקוח יראה שם את המצב מצרף את הקישור בעצמו. איך בונים שגרה כזו, ומה עושים כשהכסף לא מגיע: גביית חשבוניות מלקוחות. ומי שעוד לא עוקב אחרי תשלומים בכלל, יכול להתחיל ממעקב תשלומים פשוט.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

מתי פורטל לקוחות משתלם, ומתי אפשר בלעדיו

פורטל לקוחות לעסק קטן הוא לא חובה. הוא משתלם כשיש הרבה שאלות חוזרות על מסמכים ותשלומים, ופחות כשכל עסקה נסגרת באותו יום.

סימנים שהוא משתלם:

• לקוחות קבועים – לקוח תחזוקה, לקוח שירות, לקוח שמקבל כמה מסמכים בחודש. ככל שההיסטוריה ארוכה יותר, כך הפורטל חוסך יותר חיפושים.
• תשלום בשוטף או בתשלומים – כשבין החשבונית לתשלום עוברים שבועות, הלקוח צריך מקום לבדוק מה עוד פתוח.
• חיוב חוזר – מי שגובה מנוי חודשי או ריטיינר מקבל הרבה שאלות מהסוג “על מה החיוב הזה?” (ראו ניהול ריטיינרים).
• לקוחות עסקיים – אצל לקוח עסקי, מי שמשלם הוא לא תמיד מי שהזמין, והבקשה “תשלחו שוב את החשבונית” מגיעה מכמה כיוונים.

מתי אפשר בלעדיו:

• מכירה במקום – עסק שמקבל תשלום מיד ונותן קבלה. אין יתרה פתוחה, ואין מה לבדוק אחר כך.
• לקוחות חד פעמיים – מי שקונה פעם אחת לא יחזור לפורטל.
• מעט לקוחות, הרבה קשר אישי – עסק עם שלושה לקוחות שמדברים איתו כל שבוע לא ירגיש את ההבדל.

ויש גם צד של עלות. כשהפורטל הוא תוסף בתשלום, כדאי לשים מולו את הזמן שהולך היום על בקשות “תשלח לי שוב” ועל בירורים מה שולם ומה לא. עסק עם חמישה לקוחות קבועים ירגיש את זה פחות מעסק עם חמישים.

פורטל לקוחות לעצמאי ולעוסק פטור: מה יופיע בו

עצמאי שעובד עם לקוחות קבועים מרוויח מפורטל לא פחות מעסק גדול יותר, ואולי יותר: אין לו מזכירה שתענה על “תשלח שוב”. ומי שמנהל את תיק הלקוחות לבד, מרוויח מכך שהלקוח מוצא את המסמכים בלי לפנות אליו.

אבל לפני שמפעילים, כדאי לבדוק מה בדיוק יופיע בו. פורטל כזה מציג רק סוגי מסמכים מסוימים, ולא כל מה שהעסק מוציא. בפורטל לקוח של ביג בוס אלה ארבעה סוגי חשבוניות (חשבונית עסקה, חשבונית מס, חשבונית מס קבלה וחשבונית זיכוי), ובנוסף קבלות. הקבלות מוצגות בסטטוס “הונפק”, בלי יתרה. התוסף עצמו זמין גם לעוסק פטור וגם לעוסק מורשה.

מה בודקים לפני ששולחים ללקוח את הקישור הראשון

• שכל קבלה מקושרת לחשבונית – אחרת חשבונית ששולמה תוצג כפתוחה, כמו שהוסבר למעלה.
• שהשם והלוגו שלכם מוגדרים – הלקוח צריך לזהות אתכם מיד. אם לא הוגדר לוגו במערכת, מופיע בראש העמוד שם העסק בלבד.
• מי איש הקשר – הקישור שייך לאיש קשר אחד ומציג רק את המסמכים שלו. שולחים אותו למי שאמור לראות את החשבוניות, ולא לקבוצה או לרשימת תפוצה.
• מה אומרים ללקוח – משפט אחד במייל הראשון חוסך שאלות: “כאן תמצאו את כל החשבוניות שלנו ומה עוד פתוח. התשלום עצמו נשאר כמו היום.”
• שהלקוח לא מצפה למה שאין – אם הפורטל הוא צפייה בלבד, אל תבטיחו שאפשר לשלם דרכו או לעדכן בו כרטיס אשראי.

הצעדים במסך עצמו מפורטים במדריכים: הפעלת התוסף פורטל לקוח, שליחת קישור לפורטל ללקוח, ואם משהו לא נפתח אצל הלקוח, פתרון תקלות בפורטל הלקוח. ואת כל פרטי הלקוח, כולל אנשי הקשר, מנהלים בכרטיס הלקוח.

איך ביג בוס עוזרת לעסק קטן עם פורטל לקוחות, ומה היא לא עושה

בביג בוס זה התוסף פורטל לקוח: תוסף נפרד בתשלום, נפרד גם מתוסף הריטיינר, שמציג לכל לקוח עמוד אישי עם החשבוניות שהוצאתם לו. מה הוא עושה בפועל:

• קישור אחד לכל לקוח – הכפתור בכרטיס הלקוח מעתיק את הקישור. הקישור קבוע: לחיצה חוזרת מחזירה את אותו קישור, כדי שגם קישור ממייל ישן ימשיך לעבוד.
• כפתור בכל מייל – כל מסמך שאתם שולחים במייל מהמערכת יוצא עם כפתור “לפורטל הלקוח”, בלי להדביק כלום.
• מה הלקוח רואה – חשבוניות סופיות מארבעת הסוגים, עם סטטוס לכל אחת: שולם, שולם חלקית, פתוח, ממתין לחיוב או חיוב נכשל. כפתור “הצג” פותח את המסמך, ואפשר להוריד אותו כקובץ PDF. הסיור המלא במסך: מה הלקוח רואה בפורטל.
• סינון ונייד – הלקוח מסנן לפי סוג מסמך, סטטוס תשלום וטווח תאריכים (חיפוש וסינון מסמכים בפורטל הלקוח), ובטלפון כל מסמך מוצג ככרטיס.
• חיוב חוזר – מי שמשתמש גם בתוסף הריטיינר, הלקוח שלו רואה גם כרטיס לשירות בחיוב חוזר, עם תאריך החיוב הבא, מרגע שהופק לשירות המסמך הראשון. הפירוט: ריטיינרים בפורטל הלקוח.
• פרטיות ובקרה – רק מסמכים סופיים, ורק של אותו איש קשר. בכל כניסה המערכת בודקת שהמנוי והתוסף פעילים, וכל כניסה נרשמת ביומן הפעילות.

מה היא לא עושה: בפורטל עצמו אין תשלום ואין עדכון כרטיס אשראי, וגם בשירות שחיובו נכשל ההנחיה ללקוח היא לפנות אליכם. הפורטל לא שולח הודעות או תזכורות (המיילים יוצאים מהמערכת), לא מציג הזמנות או טיוטות, לא מציג כרטסת או יתרה כוללת, ואין בו העלאת קבצים, התכתבות או גרסה באנגלית. פורטל לקוח הוא תוסף בתשלום, והמחיר מופיע בעמוד המסלולים. הוא לא נדלק אוטומטית, גם לא בתקופת הניסיון, אבל אפשר להפעיל ולנסות אותו גם בה, בהדלקה ידנית במסך התוספים.

למה עסקים קטנים נותנים ללקוחות פורטל בביג בוס: כי התשובה לשאלות “תשלח לי שוב את החשבונית” ו“מה עוד פתוח אצלי” כבר מחכה ללקוח בקישור שמגיע עם כל מייל של מסמך. והסטטוס ליד כל חשבונית נבנה מהמסמכים ומהקבלות שאתם ממילא מפיקים ומקשרים, בלי לעדכן שום דבר בנפרד. אפשר לנסות את הכול 45 יום בחינם, בלי התחייבות.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

שאלות נפוצות

האם הלקוח יכול לשלם דרך פורטל לקוחות?
זה תלוי בתוכנה. בפורטל לקוח של ביג בוס, בפורטל עצמו אין תשלום: הלקוח צופה במסמכים ומוריד אותם. גבייה בכרטיס אשראי היא עניין של תוספים אחרים, ולא של הפורטל.

האם פורטל לקוחות מחליף שליחת חשבונית במייל?
לא. המסמך ממשיך לצאת במייל כמו היום, והפורטל מוסיף לו את ההיסטוריה ואת מצב התשלום. בביג בוס כל מייל של מסמך יוצא עם כפתור לפורטל, כך שהלקוח מגיע אליו מהמקום שבו הוא ממילא מחפש.

האם הלקוח רואה בפורטל כמה הוא חייב בסך הכול?
לא בסיכום אחד. הוא רואה כמה נשאר פתוח בכל חשבונית בנפרד. כשצריך תמונה כוללת של החוב, שולחים לו כרטסת.

מאמרים נוספים שיעניינו אתכם

• פורטל לקוחות ביג בוס — דף התוסף, עם שבעת המדריכים.
• מה הלקוח רואה בפורטל — סיור במסך, אזור אחר אזור.
• שליחת קישור לפורטל ללקוח — איפה הכפתור, ומה יוצא במייל.
• גביית חשבוניות מלקוחות — דוח גיול, התראה ולקוח שלא משלם.
• כלים לניהול מעקב תשלומים — לעקוב אחרי מה שנכנס ומה שיוצא.
• ריטיינר ופורטל לקוחות — מה הלקוח רואה על החיוב החוזר שלו.
• פורטל לקוחות מול אזור אישי — מי נכנס לאן, ומה ההבדל מפורטל רואה חשבון.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.