פתיחת קריאת שרות חדשה

איך מגיעים למסך

פתיחת קריאה חדשה במודול ניהול קריאות שרות מתבצעת בשלב הפתיחה של הטופס. יש שתי דרכים להיכנס:

• מסרגל הצד שמימין – פותחים את הסעיף קריאות שרות ובוחרים קריאות פתוחות.
• מלוח המחוונים – לוחצים על האריח "קריאות שרות פתוחות".

פתיחת קריאה חדשה – צעד אחר צעד

1. לחיצה על "חדש"

ברשימת הקריאות הפתוחות לוחצים על הכפתור הירוק חדש שבפינה העליונה. נפתח טופס קריאה ריק על שלב פתיחה.

2. בחירת הלקוח

בקטע פרטי לקוח לוחצים על אייקון חיפוש לקוח (הזכוכית המגדלת). נפתח חלון "רש' לקוחות" – מקלידים חלק מהשם או מספר טלפון, בוחרים את הלקוח מהרשימה ולוחצים בחר לקוח.

פרטי הלקוח – שם, ח.פ., איש קשר, טלפון, מייל, כתובת, עיר ותנאי תשלום – נכנסים אוטומטית לטופס. אם מדובר בלקוח חד־פעמי שאינו ברשימה, אפשר להשאיר "לקוח מזדמן" ולהקליד את הפרטים ידנית.

עדיף לקוח קיים. בחירת לקוח מהרשימה שומרת את הקריאה מקושרת לכרטיס הלקוח – כך רואים היסטוריית קריאות, יתרת חוב ותנאי תשלום, וניתן להפיק חשבונית ישירות ללקוח הנכון.

3. קישור ציוד מותקן (אופציונלי)

בקטע ציוד מקושר לוחצים הוסף ציוד כדי לקשר את הקריאה ליחידת ציוד ספציפית שמותקנת אצל הלקוח, למשל מזגן, בקר או משאבה עם מספר סידורי. המערכת תציג התראת אחריות אם האחריות על היחידה פגה או עומדת לפוג.

4. תיאום וסיווג

בקטע תיאום וסיווג ממלאים:

• פעילות לביצוע – מה צריך לעשות (למשל "התקנה", "תיקון", "ביקורת"). נבחר מרשימה שמנהלים במסך "פעילויות לקריאות".
• סיווג קריאה – קטגוריית התקלה (למשל "תקלת חשמל", "התקנת מערכת"). נבחר מרשימה שמנהלים במסך "סיווגים לקריאות".
• עדיפות – גבוהה, רגילה או נמוכה. עדיפות גבוהה מסמנת את הקריאה באדום ברשימה.
• תאריך לטיפול ושעה לטיפול – מתי הטכנאי אמור להגיע.

5. תאור התקלה – שדה חובה

בקטע תאור התקלה כותבים בשדה החופשי מה הבעיה, כפי שהלקוח תיאר אותה. זהו שדה חובה – לא ניתן לשמור קריאה בלעדיו. ככל שהתיאור מפורט יותר, כך הטכנאי מגיע מוכן יותר.

6. שמירה

לוחצים שמירה בתחתית הטופס. הקריאה נוצרת, מקבלת מספר קריאה, והטופס עובר לשלב טיפול.

הודעה על ח.פ.: אם מספר העוסק או הח.פ. של הלקוח אינו עובר את בדיקת ספרת הביקורת, תוצג השאלה "מספר עוסק \ ח.פ. אינו תקין – האם להמשיך?". לוחצים כן כדי לשמור בכל זאת (מתאים לעוסק פטור או לת"ז), או לא כדי לחזור ולתקן.

מה קורה אחרי השמירה

• הקריאה מופיעה ברשימת קריאות פתוחות.
• ציר הזמן נפתח עם רשומה ראשונה, "הקריאה נפתחה", ולצידה כל השינויים שביצעתם.
• הטופס עובר לשלב טיפול, שם משייכים טכנאי וממשיכים בתהליך.