פתרון תקלות והודעות מערכת בקריאות שרות

איך לקרוא את ההודעות

רוב ההודעות שמודול ניהול קריאות שרות מציג הן הודעות בקרה – הן נועדו למנוע טעויות, לא לדווח על תקלה. להלן ההודעות הנפוצות, מה גורם להן ומה עושים.

הודעות בעת שמירת קריאה

"יש לעדכן את תאור התקלה"
שדה תאור התקלה נשאר ריק. ממלאים אותו בשלב הפתיחה ושומרים שוב.

"יש לבחור את הלקוח"
נבחר לקוח קבוע אך שם החברה ריק. לוחצים "חיפוש לקוח" ובוחרים לקוח, או עוברים ל"לקוח מזדמן" וממלאים שם ידנית.

"מספר עוסק \ ח.פ. אינו תקין – האם להמשיך את העדכון?"
מספר הח.פ. של הלקוח לא עובר את בדיקת ספרת הביקורת. "כן" – לשמור בכל זאת (מתאים לעוסק פטור או לת"ז). "לא" – לחזור ולתקן את המספר.

"לא ניתן להפיק מסמך בעל סכום שלילי"
סה"כ החיוב בקריאה יצא שלילי, למשל כשההנחה גדולה מהסכום. בודקים את שורות החיוב וההנחות בשלב החיוב.

הודעות בעת סגירת קריאה

"יש לשייך טכנאי לקריאה טרם סגירתה"
לא שויך טכנאי, או שלא סומנה תיבת "אישור שיוך טכנאי". בשלב הטיפול בוחרים טכנאי, מסמנים את התיבה, שומרים, וסוגרים שוב.

"יש לעדכן פתרון לקריאה טרם סגירתה"
שדה פתרון / סיכום טיפול ריק. כותבים בשלב הטיפול מה בוצע וכיצד נפתרה התקלה.

"שדה שעות עבודה לחיוב גדול משדה שעות עבודה בפועל"
"מספר שעות לחיוב" בשלב החיוב גדול מסך השעות שנרשמו בפעילויות. מקטינים את מספר השעות לחיוב, או מוסיפים פעילות עם השעות החסרות.

"סיכום שעות לחיוב אינו תואם את סיכום השעות הרשומות בשעתונים"
סכום השעות בשעתון 1 ועוד שעתון 2 ועוד תמיכה מרחוק שונה מ"מספר שעות לחיוב". פורסים את שעות החיוב על השעתונים.

הודעה על מספר סידורי חסר
אחד החלפים דורש מספר סידורי ולא נבחרה יחידה. בקטע החלפים בוחרים את היחידה הספציפית שהותקנה עבור אותו פריט.

התראת אחריות ציוד
לציוד המקושר יש אחריות שפגה או עומדת לפוג. ההודעה היא לידיעה בלבד – לוחצים "אישור" – אבל זה הרגע לשקול אם לחייב את הלקוח על החלף.

הודעות בעת קישור למסמך

"לא ניתן לקשר קריאת שרות שאינה בסטטוס לתשלום"
מנסים לקשר קריאה שכבר סגורה או עדיין פתוחה. מקשרים רק קריאה בסטטוס לתשלום.

"המסמך לקישור לא נמצא"
מספר המסמך שהוקלד לא קיים, או שהוא מבוטל או מסוג אחר. בודקים את מספר המסמך ואת סוגו.

"המסמך לקישור והקריאת שרות משוייכים ללקוחות שונים"
המסמך שייך ללקוח אחר מזה שבקריאה. מוודאים שהחשבונית הופקה עבור אותו לקוח.

"קיימים מסמכים מקושרים, תחילה יש לבטל את הקישורים"
מנסים לבטל או לפתוח מחדש קריאה שמקושרת לחשבונית. לוחצים "מסמכים מקושרים", מבטלים את הקישור, ורק אז מבטלים או פותחים מחדש.

הודעות בעת עריכה ופתיחה מחדש

"לא ניתן לעדכן קריאת שרות שבוטלה"
קריאה מבוטלת נעולה לצמיתות. אם צריך לטפל בבעיה, פותחים קריאה חדשה.

"לא ניתן לפתוח קריאה מחדש כאשר קיימים מסמכים מקושרים"
מבטלים תחילה את הקישור לחשבונית דרך "מסמכים מקושרים".

"פתיחת הקריאה מחדש תמחק את חתימת הלקוח"
אזהרה לפני פתיחה מחדש. "המשך" ימחק את החתימה; אפשר להחתים מחדש בסיום.

שאלות נפוצות

סגרתי קריאה בטעות – מה עכשיו?
פותחים אותה מרשימת "קריאות לתשלום" או "קריאות סגורות", עוברים לשלב סיום ולוחצים פתיחת קריאה. אם היא כבר קושרה לחשבונית, יש קודם לבטל את הקישור.

הלקוח לא ברשימת הלקוחות – איך פותחים לו קריאה?
משאירים "לקוח מזדמן" וממלאים את הפרטים ידנית. לחלופין, בחלון חיפוש הלקוח יש אפשרות להוסיף לקוח חדש למערכת ואז לבחור אותו.

למה שלב "חיוב" לא מופיע לי?
שלב החיוב מוסתר כשאין מה לחייב – למשל קריאה סגורה ללא סכום, או כשלמשתמש אין הרשאה לראות מחירים. אם צריך לחייב, ודאו שנרשמו שעות עבודה או חלפים.

מה ההבדל בין "הערות פנימיות" ל"פתרון"?
פתרון / סיכום טיפול מיועד ללקוח ומודפס על מסמך הקריאה. הערות פנימיות נשארות בתוך הצוות ולא מוצגות ללקוח.

שגיאה כללית – "התרחשה שגיאה" או "תקלה בפנייה לשרת"
בדקו את חיבור האינטרנט ונסו שוב. אם התקלה חוזרת, רשמו את מספר הקריאה ואת הפעולה שביצעתם ופנו לתמיכה – פרטי השגיאה המלאים נרשמים במערכת ומאפשרים לצוות לאתר את הבעיה.