מעקב הוצאות בביג בוס: מה התוסף עושה, ומה לא

למי אתם חייבים, וכמה כבר שילמתם

כל עסק מקבל חשבוניות מספקים: שכירות, חומרי גלם, פרסום, הנהלת חשבונות. כשהן נשמרות במגירה או בתיבת המייל, קשה לדעת כמה עוד צריך לשלם ולמי, וקשה עוד יותר למסור לרואה החשבון תמונה מלאה בסוף החודש. התוסף מעקב הוצאות של ביג בוס מרכז את כל זה במקום אחד: כרטיס לכל ספק, כל הוצאה עם הקובץ שקיבלתם, כל תשלום, והיתרה שנשארה.

המדריך מסביר מה יש בתוסף, אילו מסמכים רושמים בו, מה מתעדכן לבד ומה התוסף אינו עושה היום. כדאי לקרוא אותו לפני שרושמים את ההוצאה הראשונה.

למי התוסף זמין. לעוסק פטור התוסף ללא עלות, בחבילת בייסיק בוס – עוסק פטור, ואם התפריט שלו לא מופיע, מדליקים אותו בכרטיס התוספים: "פרופיל משתמש" ← "תוספים". בביזנס בוס ובבוסט בוס הוא כלול, ובבייסיק בוס לעוסק מורשה ולחברה הוא תוסף בתשלום, והפירוט בעמוד המסלולים. בתקופת הניסיון אפשר להדליק את התוסף בכרטיס התוספים.

כרטיס התוסף אצל עוסק פטור: "ללא עלות", והמתג מדליק את התוסף.

מה יש בתפריט

אחרי שהתוסף פעיל מופיע בתפריט הצד הסעיף "מעקב הוצאות", ובו ארבעה פריטים. ב"הגדרות מערכת" נוסף גם הפריט "חשבונות הוצאה", שבו קובעים את סוגי ההוצאות של העסק.

• "ספקים": כרטיס לכל ספק, עם תנאי תשלום, חשבון הוצאה קבוע, יתרת פתיחה ואחוז ניכוי במקור.
• "הוצאות": הרשימה "מסמכי הוצאה", ובה כל הוצאה וכל זיכוי שרשמתם, עם הסכום לפני מע״מ, המע״מ והסכום שעוד פתוח לתשלום.
• "מסמכי תשלום": כל תשלום שרשמתם לספק, כמסמך ממוספר.
• "פירוט תשלומים": שורה לכל אמצעי תשלום שבתוך התשלומים, למשל העברה בנקאית או שורת ניכוי במקור.

כשגם התוסף ניהול מלאי ורכש פעיל, הסעיף נקרא "הוצאות ורכש", ונוספים בו "רכש" ו"דיווח קנייה". תוסף המלאי דורש שגם מעקב הוצאות יהיה פעיל, כי כרטיסי הספקים מגיעים ממנו.

התפריט כשגם תוסף המלאי פעיל. בלעדיו הסעיף נקרא "מעקב הוצאות", בלי "רכש" ו"דיווח קנייה".

מה רושמים: הוצאה, זיכוי ותשלום

ברשימת ההוצאות, הכפתור "חדש" פותח את התפריט "הפקת מסמך חדש" עם ארבע אפשרויות:

• "הוצאה": חשבונית שקיבלתם מספק. היא נשמרת כסוג המסמך "חשבונית הוצאה", כסכום אחד עם חשבון הוצאה. ההסבר המלא: רישום הוצאה מספק, שלב אחר שלב.
• "זיכוי הוצאה": זיכוי שקיבלתם מספק, שמקטין את מה שאתם חייבים לו: זיכוי הוצאה מספק: רישום, קישור והשפעה על היתרה.
• "תשלום": כסף ששילמתם לספק. הוא נשמר כסוג המסמך "תעודת תשלום": תשלום לספק: מתוך הוצאה, לכמה הוצאות יחד או בחלקים.
• "החזר תשלום": כסף שהספק החזיר לכם.

ההוצאה בנויה למסמך שכבר קיבלתם, ולא להפקה של מסמך חדש: אין בה שורות פריטים ואין לה הדפסה או שליחה. את הקובץ שקיבלתם מהספק מצרפים אליה, והוא מוצג לידה.

"חדש" ברשימת ההוצאות: ארבעת סוגי הרישום של התוסף.

מה מתעדכן לבד

כל הוצאה, זיכוי ותשלום שנרשמים מעדכנים כמה מקומות בבת אחת, בלי הקלדה נוספת:

• היתרה מול הספק בכרטיס שלו וב"כרטסת": כמה נרשם לו וכמה שולם. הפירוט ביתרת ספק וכרטסת: איך קוראים אותן ומה שולחים לספק.
• הכרטיס "הוצאות לתשלום" במסך הבית: מה שהגיע מועד התשלום שלו.
• הדוחות: דוח המע״מ, שמקבל רק את המע״מ שמקוזז, דוח רווח והפסד, והקבצים לרואה החשבון כשמסמנים בהם "לכלול הוצאות".

מה התוסף לא עושה

כדי שלא תבנו תהליך עבודה על יכולת שאינה קיימת, אלה הגבולות היום:

• אין קריאה אוטומטית של החשבונית. מצרפים קובץ PDF או תמונה, ואת הסכום והפרטים מקלידים בעצמכם.
• אין קליטה של חשבוניות מהמייל ואין ייבוא הוצאות מקובץ אקסל. ספקים, לעומת זאת, אפשר לייבא מאקסל.
• אין חיבור לבנק. את התשלום עצמו מבצעים בבנק או בכל דרך אחרת, ובביג בוס רושמים אותו.
• אין הוצאות חוזרות שנרשמות לבד, ואין תהליך אישור של הוצאות על ידי מנהל.
• אין מטבע זר ואין פיצול להוצאה. כל הוצאה היא סכום אחד בשקלים, עם חשבון הוצאה אחד.
• אין גיול חובות לספקים ואין דוח תזרים. מה שנשאר לשלם רואים ב"הוצאות לתשלום" וב"יתרות ספקים".

מאיפה מתחילים

שלושה צעדים לפני ההוצאה הראשונה: מגדירים את סוגי ההוצאות של העסק בהקמה ראשונה: חשבונות הוצאה ומע״מ לזיכוי, פותחים כרטיסים לספקים הקבועים לפי כרטיס ספק: תנאי תשלום, חשבון הוצאה ויתרת פתיחה, ורק אז רושמים את ההוצאה הראשונה.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול ומעקב הוצאות בביג בוס.