חודש שיוך, אסמכתא ומס׳ הקצאה: מה כל שדה קובע

שדות קטנים שקובעים הרבה

במסך ההוצאה יש כמה שדות שנראים טכניים, אבל הם שקובעים לאיזה חודש ההוצאה תיכנס בדוח המע״מ, מתי היא תופיע ברשימת התשלומים, והאם אותה חשבונית תיעצר אם תנסו לרשום אותה פעמיים. מי שמבין אותם מראש חוסך תיקונים בסוף החודש.

המדריך מסביר את "חודש שיוך", "תאריך המסמך", "לתשלום עד", "אסמכתא" ו"מס' הקצאה": מה כל אחד מהם קובע ומה כדאי לבדוק בו לפני שמירה.

חודש שיוך: לאיזה חודש ההוצאה שייכת

"חודש שיוך" הוא החודש שבו ההוצאה נכנסת לדוחות: דוח המע״מ, דוח רווח והפסד והקבצים לרואה החשבון. הוא מופיע ראשון ב"תאריכי המסמך", לפני תאריך המסמך עצמו.

• החודש של המסמך, או מאוחר יותר. אפשר לשייך הוצאה לחודש של תאריך המסמך, או לחודש מאוחר יותר באותה שנה, ואז היא נכנסת לדוחות של אותו חודש.
• לא לחודש מוקדם יותר. חודש שיוך שקודם לתאריך המסמך נעצר בשמירה, בהודעה "חודש שיוך לא יכול להיות קטן מתאריך המסמך".
• הוא לא זז לבד. שינוי של "תאריך המסמך" לא משנה את "חודש שיוך", ולכן כשמתקנים תאריך בודקים גם את חודש השיוך.

הגיעה חשבונית באיחור, אחרי שכבר דיווחתם על החודש שלה? באיזה חודש לרשום אותה מחליטים עם רואה החשבון, ואת ההחלטה מכניסים ב"חודש שיוך".

בראש ההוצאה: "חודש שיוך", "תאריך המסמך" ו"לתשלום עד". מתחתם "אסמכתא" ו"מס' הקצאה".

תאריך המסמך ומועד התשלום

"תאריך המסמך" הוא התאריך שמופיע בחשבונית של הספק.

"לתשלום עד" הוא המועד שבו צריך לשלם. הוא מחושב לבד מתנאי התשלום שבכרטיס הספק, מזומן או שוטף ועוד מספר ימים, וזז כשמשנים את תאריך המסמך. אפשר גם לשנות אותו ידנית, למשל כשסיכמתם עם הספק על מועד אחר.

המועד הזה קובע מתי ההוצאה תופיע ב"הוצאות לתשלום" במסך הבית, ויום לפניו מופיעה התראה בפעמון. הפירוט במה נשאר לשלם לספקים: הוצאות לתשלום ותזכורות.

אסמכתא: המספר שהספק נתן

ב"אסמכתא" כותבים את המספר שמופיע על החשבונית של הספק. המספר הזה מופיע גם בכרטסת של הספק, וכך קל לזהות בה את ההוצאה.

האסמכתא היא גם ההגנה מפני רישום כפול: אותה אסמכתא מאותו ספק באותה שנה נעצרת כבר כשיוצאים מהשדה, בהודעה שהמספר "כבר נרשמה במערכת בשנה זו עבור סוג מסמך זה ועבור ספק זה". אם ההודעה מופיעה, כנראה שהחשבונית כבר רשומה, וכדאי לחפש אותה ברשימה לפני שממשיכים.

מס׳ הקצאה

אם על החשבונית שקיבלתם מופיע מספר הקצאה, מקלידים אותו בשדה "מס' הקצאה". השדה מקבל מספר של 9 ספרות בדיוק, או נשאר ריק. מספר באורך אחר נעצר בהודעה "מס' הקצאה חייב להכיל 9 ספרות בדיוק".

כשסכום המע״מ בהוצאה גבוה, ושדה מספר ההקצאה ריק, השמירה פותחת את החלון "התראה בעת שמירת המסמך" עם ההודעה "לידיעתך – במסמך זה לא עודכן מס' הקצאה". זו תזכורת בלבד: "כן" שומר את ההוצאה כמו שהיא, ו"לא" מחזיר לטופס כדי להשלים את המספר.

התזכורת על מספר הקצאה חסר: אפשר להמשיך, או לחזור ולהשלים.

המספר מגיע מהחשבונית. המערכת לא מושכת את מספר ההקצאה ואינה מאמתת אותו מול רשות המסים. מקלידים אותו כמו שהוא מופיע בחשבונית, ושאלות על הוצאה שאין בה מספר כזה בודקים עם רואה החשבון.

ומה ננעל אחרי תשלום

כל עוד לא שולם על ההוצאה דבר, אפשר לחזור אליה ולתקן כל שדה. אחרי תשלום, גם חלקי, ההוצאה ננעלת לעריכה. לכן כדאי לבדוק את חודש השיוך, האסמכתא וחשבון ההוצאה כבר ברישום: רישום הוצאה מספק, שלב אחר שלב.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול ומעקב הוצאות בביג בוס.