זיכוי הוצאה מספק: רישום, קישור והשפעה על היתרה

הספק זיכה אתכם: החזרה, הנחה או תיקון

ספק שהחזרתם לו סחורה, שנתן הנחה אחרי שכבר קיבלתם חשבונית, או שתיקן סכום שגוי, שולח חשבונית זיכוי. כשרושמים אותה כ"זיכוי הוצאה", היא מקטינה את מה שאתם חייבים לספק, והדוחות מורידים אותה מההוצאות ומהמע״מ שמקוזז. בלי הרישום הזה היתרה מול הספק והדוחות מראים יותר ממה שבאמת הוצאתם.

המדריך מסביר את שתי הדרכים לרשום זיכוי, איך הוא מתקשר להוצאה, ומה הוא משנה ביתרה ובדוחות.

הדרך המומלצת: מתוך ההוצאה

1. פותחים את ההוצאה
ברשימה "מסמכי הוצאה" פותחים את ההוצאה שהזיכוי שייך לה.

2. יוצרים זיכוי
בתחתית ההוצאה לוחצים "יצירת מסמך המשך", ובתפריט "הפקת מסמך" בוחרים "זיכוי הוצאה". נפתח מסך זיכוי, והספק כבר ממולא.

3. מקלידים את הסכום
הזיכוי מקושר לבד להוצאה, אבל הסכום לא מועתק אליו. ב"סה״כ למסמך" כותבים את הסכום הכולל שבחשבונית הזיכוי.

4. בודקים חשבון ומע״מ
ב"חשבון הוצאה" וב"מע״מ לזיכוי" בוחרים את אותם ערכים שבהוצאה המקורית, ובודקים אותם לפני שמירה. כך הזיכוי יורד מאותו חשבון בדוח רווח והפסד, ומאותו חלק של המע״מ.

5. אסמכתא וקובץ
ב"אסמכתא" כותבים את מספר חשבונית הזיכוי של הספק, ומצרפים את הקובץ שקיבלתם, בדיוק כמו בהוצאה.

6. שומרים
לוחצים "שמירת שינויים". הסכום שעוד פתוח לתשלום בהוצאה יורד בסכום הזיכוי.

"יצירת מסמך המשך" בהוצאה: מכאן יוצרים זיכוי או תשלום שמקושרים אליה.

דוגמה: הוצאה של 117 שעוד לא שולמה, וחשבונית זיכוי של 11.70. אחרי שמירת הזיכוי נשארים פתוחים בהוצאה 105.30.

זיכוי או תיקון של ההוצאה?

זיכוי רושמים כשהספק שלח מסמך זיכוי. אם הספק לא שלח זיכוי, ופשוט הקלדתם סכום או תאריך שגוי, מתקנים את ההוצאה עצמה: אפשר לערוך הוצאה כל עוד לא שולם עליה דבר. אחרי תשלום, גם חלקי, ההוצאה ננעלת לעריכה.

זיכוי שנרשם בנפרד

אפשר לרשום זיכוי גם בלי לפתוח קודם את ההוצאה: ב"מעקב הוצאות" ← "הוצאות" לוחצים "חדש" ובוחרים "זיכוי הוצאה". המסך זהה למסך ההוצאה: ספק, תאריכים, סכום אחד, חשבון הוצאה, מע״מ לזיכוי וקובץ. איך ממלאים כל שדה: רישום הוצאה מספק, שלב אחר שלב.

זיכוי כזה אפשר לקשר אחר כך להוצאה פתוחה של אותו ספק, כשמסמנים את שניהם יחד ב"בחירה מרובה" ברשימה.

מה הזיכוי משנה

• היתרה מול הספק יורדת. בכרטסת של הספק הזיכוי מופיע בעמודה "חובה", כמו תשלום.
• דוח המע״מ מקבל פחות מע״מ מקוזז, לפי "מע״מ לזיכוי" שבחרתם בזיכוי.
• דוח רווח והפסד מראה פחות הוצאות בחשבון ההוצאה של הזיכוי.
• הגרף "הכנסות מול הוצאות" במסך הבית, במחשב, מוריד את הזיכוי מההוצאות של החודש.

בלשונית "מסמכים" בכרטיס הספק הזיכוי מופיע לצד ההוצאה שהוא שייך לה, ואחרי שהוא נסגר מולה הסטטוס שלו הוא "סגור". כך רואים במבט אחד אילו הוצאות קיבלו זיכוי ומה עוד פתוח.

הזיכוי נכנס לדוחות לפי "חודש שיוך" שלו, בדיוק כמו הוצאה: חודש שיוך, אסמכתא ומס׳ הקצאה: מה כל שדה קובע.

בכרטיס הספק: ההוצאה, הזיכוי שנסגר מולה והתשלום, עם מה שעוד פתוח.

בכרטסת: ההוצאה בעמודה "זכות", והתשלום והזיכוי בעמודה "חובה".

וכשהספק מחזיר כסף

זיכוי מקטין חוב. כשהספק מחזיר לכם כסף ששילמתם, למשל אחרי תשלום כפול, רושמים "החזר תשלום", שגם הוא בתפריט "חדש" של רשימת ההוצאות. התשלומים עצמם מוסברים בתשלום לספק: מתוך הוצאה, לכמה הוצאות יחד או בחלקים.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול ומעקב הוצאות בביג בוס.